5 arvokasta vinkkiä HR-ohjelmistopalvelun hankintaan

1. Jaa vastuuta ulkoistamalla, kaikkea ei tarvitse tehdä tai osata itse

Voit palastella asioita hankkimalla osan HR-palveluista ulkoistettuna ja suorittaa osan itse. On järkevää keskittää oma ajankäyttösi ja energiasi vahvuuksiisi ja hankkia muihin HR-toimintoihin ulkoistettua apua. Näin saat pidettyä oman ja organisaatiosi fokuksen oikeissa asioissa ja voit luottaa siihen, että ulkopuoliset asiantuntijat huolehtivat niistä HR:n osa-alueista, jotka ovat aiemmin jääneet varjoon. Erityisesti lakisääteiset dokumentit saattavat aiheuttaa päänvaivaa ja niihin on saatavilla helposti asiantuntevaa apua sekä mallipohjia, joita hyödyntää.

2. Hahmota organisaatiosi toiminta vuodenaikojen mukaan

Mitkä ovat niitä haastavimpia vuodenaikoja, joihin kaipaat sparrausta tai resurssimielessä apua? Mitkä asiat ovat niitä, jotka tulevat aina yllättäen eteen ja vaativat valtavaa manuaalista työpanosta?

Listaamalla ylös kaikki vuoden aikana suoritettavat henkilöstön ja työsuhteen elinkaaren hallintaan liittyvät tehtävät, sinun on helpompi hahmottaa, mitkä ovat niitä osa-alueita, jotka kaipaavat kipeästi lisätukea. Lisätuki voi toteutua joko HR-palvelun muodossa tai sähköisten ohjelmistojen ja prosessien kautta.

3. Pidä kirkkaana mielessä top 5 päätavoitetta

Kokoa listalle tavoitteet, joita HR-ohjelmistopalvelulta toivot ja esitä ne selkeästi asiantuntijalle. Näin saat parhaiten vastinetta rahoillesi ja HR-ohjelmistopalvelu varmasti tukee organisaatiosi toimintaa. 

Kuuntele myös avoimin mielin, mitä muita kokonaisuuksia tai esimerkiksi HR-palveluja on tarjolla. Saatat huomata, että tarjonnasta löytyy työtäsi helpottavia toiminnallisuuksia, joita et edes tiennyt olevan olemassa.

4. Uudista rohkeasti vanhoja prosesseja

Käytättekö organisaatiossasi paljon aikaa manuaalisiin työvaiheisiin, joiden sähköistäminen vapauttaisi henkilöstöltä aikaa muihin tehtäviin?

Nosta nykyiset prosessit tarkempaan tarkasteluun ja uudista sekä suoraviivaista niitä rohkeasti. Erityisesti HR-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä on kannattavaa muuttaa mahdollisimman moni prosessi sähköiseksi. Näin selvitään myös yhdellä henkilöstön kouluttamisella, kun samalla kertaa käydään läpi uusi järjestelmä ja uudet toimintamallit. Prosessien sähköistäminen helpottaa jatkossa myös vuosiseurantaa ja raportointia.

5. Viesti henkilöstöllesi avoimesti ja ajantasaisesti

Muista panostaa henkilöstöllesi viestimiseen jokaisessa HR-ohjelmistopalvelun hankintaprosessin vaiheessa. Kuuntele henkilöstösi toiveita ja tarpeita, mutta muista rinnastaa niitä myös kokonaiskuvaan, jotta tavoitteet pysyvät edelleen kirkkaana. Sekä käyttöönottoprojektin että jatkuvan palvelun aikana tapahtuvista muutoksista on hyvä viestiä mahdollisimman ennakoivasti henkilöstölle. Tämä lisää luottamusta ja rauhoittaa työntekijöitä erityisesti koulutusvaiheessa.

Tarvittaessa voit hyödyntää asiantuntija-apua alusta alkaen, jolloin kokeneet HR-ammattilaisemme osaavat arvioida mistä kannattaa lähteä liikkeelle, ja mitkä ovat juuri sinun organisaatiosi kriittisimmät kipupisteet ja kehitystarpeet.

Jätä meille yhteydenottopyyntö ja keskustellaan tarpeestasi!