Matkalasku minuutissa – eTasku säästää aikaa ja vaivaa
Kulu- ja matkalaskusovellus eTasku tekee kuittien kokoamisesta ja arkistoinnista helppoa. Accountorin palveluvalikoimaan kuuluva eTasku tuli matkalaskujen osalta ajankohtaiseksi tulorekisterin takia vuoden 2019 alusta.
- Yrityksen pitää ilmoittaa päivärahat ja kilometrikorvaukset viiden päivän sisällä maksatuksesta tulorekisteriin. Jos yrityksessä on paljon matkatyötä tekeviä henkilöitä, prosessista lakisääteisine ilmoittamisineen saattaa tulla vaikeasti hallittava ja monimutkainen kokonaisuus, kertoo kehityspäällikkö Johanna Simonsen Accountorilta.
eTasku mahdollistaa yrityksen työntekijöille kulukuittien tallentamisen ja kilometrien ilmoittamisen vaivattomasti mobiilisovelluksen tai verkkoselaimen kautta. Kuitit voi valokuvata ja liittää eTaskuun silloin, kun itselle sopii. Tositteet ja varsinaiset matkalaskut säilyvät sähköisesti arkistoituna, ja ne varmuuskopioidaan kirjanpitolain mukaisesti.
- Yrityksen kulu- ja matkalaskuprosessi muuttuu hyvin suoraviivaiseksi, kun työntekijät käyttävät eTaskua ja yritys ulkoistaa maksatuksen ja lakisääteisen ilmoittamisen Accountorille. Sovelluksessa on tarvittava raportointiliittymä tulorekisteriin ja maksatusaineiston muodostusmahdollisuus, Simonsen jatkaa.
Tämä tarkoittaa, että Accountor hoitaa eurot työntekijöiden tileille ja ilmoittaa verottajalle tarvittavat tiedot SEPA-standardin mukaisella aineistolla.
eTasku vähentää hallinnollista työtä
Tutkimusten mukaan yhden käteiskuitin tai tositteen käsitteleminen perinteiseen tapaan vie kirjanpitäjältä yli viisi minuuttia tehokasta työaikaa.
- Se, että rypistyneitä käteiskuitteja kaivetaan skannattavaksi taskujen ja laukkujen pohjilta viikkoja ostotapahtuman jälkeen, on edelleen hyvin yleistä. Kulukuittien saldoja tai työmatkojen kilometrimääriä täytellään edelleen manuaalisesti Excel-tiedostoihin hyväksyntää varten, toteaa eTasku Solutions Oy:n myyntipäällikkö Olli Kivelä.
- Yleistä on myös se, että yrityksen myyjät istuvat perjantai-iltapäivänä toimistolla naputtamassa matkalaskuja kuluneelta viikolta. Hallinnolliseen työhön kuluu hurjasti turhaa aikaa, jonka voisi käyttää varsinaiseen tuottavaan työhön ja tuloksen tekemiseen, Kivelä toteaa.
Suomessa on noin 270 000 yritystä, joista yli 15 000 on siirtynyt käyttämään eTaskua. Olli Kivelä arvioi, että vähintään 150 000 suomalaisyritystä toimii edelleen manuaalisesti kulu- ja matkalaskujen suhteen.
- eTasku helpottaa myös esimerkiksi sarjayrittäjien arkea. Jos kuitteja on toimitettavana useammalle yritykselle, pystyy sovelluksessa valitsemaan alasvetovalikosta minkä yrityksen alle tallentaa aineiston. Järjestelmä muun muassa laskee kilometrikorvaukset ja päivärahat , ja tieto liikkuu suoraan palkanlaskijalle oikeaan ympäristöön, Kivelä toteaa.
Viisi faktaa eTaskusta:
- Kuitit pysyvät tallessa: Ainutkaan kuitti ei häviä, kun se on tallennettu järjestelmään. Ostojen alv-vähennykset tulevat hyödynnettyä.
- Mobiilikäyttö: eTasku-sovellus toimii iOS- , Android- ja Windows Phone -alustoilla. Intuitiivisesti toimivan sovelluksen kautta matka- ja kululaskujen tekeminen sujuu modernisti ja vaivattomasti työaikaa säästäen.
- Ulkomaan tuki: Laskujen koostaminen onnistuu sekä kotimaan että ulkomaan matkoilla. Järjestelmä laskee automaattisesti maakohtaiset päivärahat syötetyn matka-ajan ja maa-valinnan perusteella.
- Ilmoitusvelvollisuus: eTasku soveltuu kaikille tulorekisterivelvollisille yrityksille toimialasta riippumatta.
- Ilmainen kokeilu: Voit kokeilla sovellusta ilmaiseksi 30 päivän ajan.
