Artikkeli

07.03.2024

Uuden HR-johtajan 100 ensimmäistä työpäivää

Onnittelut uudesta tehtävästäsi yrityksesi HR-johtajana! Ensimmäisten sadan päivän aikana voit rakentaa vahvaa perustaa organisaatiosi menestyksekkäälle tulevaisuudelle.

Kokosimme avuksesi listan tärkeimmistä asioista, joilla varmistat vankan alun ja onnistumisen uudessa roolissasi. Löydät artikkelistamme tärkeimmät asiat, joiden avulla luot kestäviä suhteita, ymmärrät organisaation liiketoimintaa ja kulttuuria. Samalla varmistat, ettei mikään tärkeä seikka jää huomaamatta ensimmäisten kuukausien aikana.

Ota yhteyttä!

1. Liiketoimintamallin ymmärtäminen ja kehittäminen

HR-johtajan positio on haastava ja kokonaisvaltainen: tehtävänäsi on katsoa isoa kuvaa, mutta samalla konkretisoida liiketoiminnan tavoitteita yksilötasolle. Liiketoiminnallisten tavoitteiden ymmärtäminen on tärkeää, jotta yksilöiden tavoitteet voidaan sitoa osaksi kokonaisuutta.

Tutustu liiketoimintamalliin ja poimi siitä työhösi oleellisimmat asiat. Liiketoimintamalli kertoo sinulle, mitä yrityksessä täytyy saada aikaiseksi ja miten eri ihmiset tiimeissä työskentelevät tämän tavoitteen saavuttamiseksi.

Jos liiketoimintamalli ei syystä tai toisesta toimi, prosessia on lähdettävä kehittämään muuttamalla ihmisten toimintatapoja muutosjohtamisen kautta. Esimerkiksi markkinatilanteesta johtuva organisaatiorakenteen muutos vaatii tarkkaa liiketoimintamallin ymmärrystä, vaikka tehtävänäsi on työskennellä ihmisten tasolla.

Kiinnitä liiketoimintamallin tarkastelussa huomiota ainakin seuraaviin kokonaisuuksiin:

Johtamismalli: Miten organisaatiotasi johdetaan? Miten johtamismalli toimii? Vai toimiiko se lainkaan?
Organisaatiosi rakenteet ja päätöksenteko: Tukeeko organisaatiomalli tehokasta päätöksentekoa? Onko rakenteissa jäänteitä organisaation historiasta, jotka eivät enää palvele tarkoitusta? Vanhanaikaiset, turhat tai toimimattomat rakenteet hidastavat usein päätöksentekoa.
Talouden prosessit: Tutustu kulurakenteeseen ja rakenna vuorovaikutussuhde myös taloushallinnon henkilöstöön.
Toimialakohtaiset seikat: Käy läpi esimerkiksi työehtosopimukset ja lainsäädännölliset asiat alkukuukausien aikana.
Tarkastele kriittisesti: Henkilöstökokemus, rekrytointi ja resurssointi: Muista tarkastella kriittisesti myös nämä osa-alueet.

Ulkoisen kumppanin avulla voit saada nopeasti kokonaiskuvan yrityksesi henkilöstöjohtamisen tilasta. HR-läpivalaisun lopputuloksena saat käyttöösi valmiin kehittämissuunnitelman, jonka avulla tulevaisuuden riskejä voidaan ennakoida ja ennaltaehkäistä.

2. HR-prosessit ja käytännöt

Henkilöstötyön yhteydessä puhutaan usein operatiivisen ja strategisen työn tasapainosta. Tehtävässäsi vasta aloittaneena HR-johtajana pöydältäsi löytyy varmasti jo tulipaloja odottamassa sammuttamista. Tämä kaikki on operatiivista HR-työtä.

Johtajana tehtävänäsi on kuitenkin pyrkiä kääntämään katse operatiivisesta toiminnasta myös yritystäsi eteenpäin vievään, strategiseen työhön. Jos yrityksen perusprosessit eivät toimi, työn tekemisen pääpaino jää usein operatiiviseen HR-työhön.

Yksi tärkeimmistä tehtävistäsi ensimmäisten 100 päivän aikana onkin tarkastella kriittisesti yrityksesi prosesseja ja niiden tehokkuutta. Toimivatko HR:n elinkaaren perusprosessit tehokkaasti vai onko niissä parannettavaa?

Entä millainen tilanne operatiivisten HR-toimintojen automatisoinnissa on? Automaatiolla ja modernien järjestelmien käyttöönotolla on ajan säästön lisäksi myös muita etuja: usein tiedon oikeellisuus paranee, kun tiettyjä työtehtäviä ei tehdä ihmisvoimin. Lisäksi järjestelmien avulla voidaan parantaa tietoturvaa ja -suojaa henkilötietojen käsittelyssä.

Olisiko seuraavissa prosesseissa varaa tehostaa?

1. Onko HR:n elinkaaren prosesseja automatisoitu? Tarkastele hyödynnettävän automaation tasoa tai prosessien tehokkuutta työsuhteen elinkaaren kaikissa vaiheissa:

Rekrytointitilanteissa
Perehdytyksessä
Palkanlaskennassa
Johtamisessa, organisaation kehittämisessä ja palkitsemisjärjestelmissä
Henkilötietojen käsittelyssä
Työsuhteen päättymisessä

2. Voitaisiinko perusprosesseihin liittyvää manuaalista työtä vähentää integraatioiden avulla?

3. Mikä on HR-prosessien tietoturvan taso?

Käsitelläänkö henkilötietoja aina tietoturvallisessa sähköisessä järjestelmässä?
Tietoturvan ja -suojan merkitys on korostunut entisestään, joten kannattaa ottaa selvää ajankohtaisista säädöksistä.

Yllä oleva vinkkilista auttaa tarkistamaan prosessien toimivuuden ja hahmottamaan toimimattomat tai puutteelliset prosessit yrityksen toiminnasta. Jos prosesseja on tarpeen yhtenäistää tai automaatiota hyödyntää isommassa mittakaavassa, käytä ulkoistettua kumppania apunasi tarpeiden määrittelyssä ja kiihdyttämään prosessien uudistamista.

Accountorin HR-konsultoinnin palvelut auttavat sinua kartoittamaan organisaatiosi nykytilaa, laittamaan prosessit ja HR-järjestelmät kuntoon ja tuomaan uutta tehoa henkilöstöjohtamiseen.

3. Sisäiset ja ulkoiset suhteet

HR:n vastuulla on varmistaa, että henkilöstön ja työnantajan välillä käydään läpinäkyvää vuoropuhelua. Vuorovaikutuksen ja suhteiden luomisessa oikotietä onneen ei ole: tapaa siis mahdollisimman paljon ihmisiä kasvotusten, mahdollisimman pian. Tutustu ja kuuntele – ensimmäisinä kuukausina uudessa tehtävässäsi on viisasta käyttää enemmän korvia kuin suuta.

Aikatauluta kalenteriisi alkuvaiheessa johtoryhmäkollegoiden tapaamisten lisäksi tutustumisia myös muihin henkilöstön edustajiin. Erityisesti esihenkilöiden tapaaminen opettaa sinulle organisaatiokulttuurista paljon.

Järjestä tapaamisia myös työsuojeluedustajien, luottamushenkilöiden ja henkilöstön kehityshankkeista vastaavien kanssa. Henkilökohtaiset suhteet osapuolten kanssa ovat ensisijaisen tärkeitä työnantajan ja henkilöstön välisen avoimen sekä läpinäkyvän vuoropuhelun ylläpitämiseksi että kehittämiseksi.

Vallitsevassa työvoimapulassa työnantajamielikuvan merkitys on korostunut. Keskustellessasi ulkoisen sidosryhmän edustajien kanssa kiinnitä huomiota siihen, millaisena yrityksesi näyttäytyy sidosryhmän silmissä. Millainen työnantaja yrityksesi on? Näyttäytyykö se houkuttavana? Mielikuvaa kannattaa tarkastella avoimin silmin etenkin silloin, jos työmarkkinatilanne on yrityksesi toimialalla haastava.

Muistilista tapaamisten järjestämiseen:

Sisäiset avainhenkilöt:

Johtoryhmä
Esihenkilöt
Luottamushenkilöt
Työsuojeluhenkilöt

Ulkoiset sidosryhmät:

Työnantajajärjestöt
Työntekijäjärjestöt
Työterveyshuolto
Työeläkeyhtiöt

4. Organisaatiokulttuuri ja yhteistyö

Organisaatioiden kulttuuri heräilee pyörremyrskyjen jäljiltä ja moni yritys kamppailee täysin uuden asian kanssa: kuinka kulttuuria ja yhteistyötä rakennetaan pandemian jälkeisessä ajassa?

Yhteistyötä ja kulttuuria rakennetaan nyt uudenlaisten työelämän arvojen, kuten joustavuuden pohjalta. Erityisesti organisaatioissa, joissa työn tekemisen muutos on ollut merkittävä, eikä esimerkiksi etätöitä ja virtuaalisuutta hyödynnetty aiemmin yhtä kattavasti, kamppaillaan kulttuurin muutosten kanssa ja tasapainoa voi olla haastava löytää.

Pandemian lisäksi myös muut aikamme muutokset ovat voineet muovata yrityksesi liiketoimintaa, työnkuvia ja työtehtäviä yksilötasolla. Jos yrityksesi ydintekeminen on muuttunut, myös kulttuuri on haasteiden edessä. Huomiota on syytä kiinnittää myös siihen, kuinka yrityksesi henkilöstön osaamista kehitetään vaadittavaan suuntaan.

Puhumattomuus hankaloittaa usein sujuvaa ilmapiiriä. Jos yhteisistä pelisäännöistä ja uudistuvan kulttuurin kulmakivistä ei ole puhuttu yhdessä selkeästi, kulttuurin haasteet voivat peilautua henkilöstön tyytyväisyyteen, tuottavuuteen ja jopa terveyteen.

Ole siis avoin ja tarkastele ainakin seuraavia seikkoja:

Onko yrityksesi palaverikäytännöistä sovittu selkeästi?
Millainen etätyöpolitiikka yrityksessäsi on?
Järjestetäänkö yhteisiä fyysisiä kohtaamisia riittävästi?
Puhutaanko yhteisen kulttuurin rakentamisen tavoista avoimesti?
Onko käytännöistä sovittu selkeästi ja yhdessä?

Organisaatiokulttuurin haasteiden ratkaisemiseen on turha ryhtyä ennen selkeää käsitystä henkilöstökokemuksen tilasta.

5. Henkilöstökokemus

Yrityksen kulttuurin muutosten läpivieminen ja tulosten näkeminen henkilöstökokemuksessa vie aikaa. Suurimpiin haasteisiin ja kehityskohteisiin kannattaa siksi tarrata mahdollisimman pian, jotta myös tuloksia voidaan nähdä lähivuosina.

Henkilöstötutkimus voidaan usein toteuttaa jo ensimmäisten 100 päivän aikana. Ihmiset eivät muutu samalla tahdilla, kuin liiketoiminnan prosessit ja kulttuurin muutoksia voidaan usein tarkastella vasta vuoden tai kahden kuluttua. Tämän vuoksi etenkään ensimmäisten työkuukausien aikana ei kannata odottaa suuria muutoksia. Pitkälliseen muutostyöhön satsaaminen ja henkilöstön kokemuksen kartoittaminen työsi aloittamiseksi tuo tuloksia pitkällä tähtäimellä.

Askel 1. Selvitä, onko henkilöstökokemusta mitattu lähiaikoina ja millaisilla mittareilla?

Onko tulosten pohjalta tehty toimenpiteitä?
Millaisia ja mitkä niiden vaikutukset ovat olleet?

Askel 2. Toteuta henkilöstötutkimus

Valitse toteutatko tutkimuksen itse vai kumppanin kanssa?
Vie tarkastelu mahdollisimman tarkasti yksilötasolle.
Varmista, että tutkimuksen tulokset käydään läpi sekä koko organisaation tasolla että tiimikohtaisesti.
Tarkista HR-järjestelmästä myös mahdolliset HR:n KPI-mittarit esimerkiksi sairauspoissaoloille, vaihtuvuudelle tai työsuhteen keskimääräiselle pituudelle. Nämä toimivat eräänlaisena HR:n kuumemittarina ja voivat antaa sinulle tärkeää tietoa seikoista, joihin olisi hyvä reagoida kiireellisinä.

Accountorin HR-konsultoinnin palvelut auttavat sinua kartoittamaan organisaatiosi nykytilaa ja rakentamaan liiketoimintaasi tukevan johtamisen toimintamallin mittaristoineen. Jos tarvitset avuksesi asiantuntevaa HR Interim-asiantuntijaa, saat meiltä tueksesi kokeneet osaajat niin operatiiviseen, strategiseen kuin kehitykseen liittyvään työhön - nopeasti ja joustavasti, yrityksesi tarpeiden mukaan.