Pienyrittäjä: tutustu auton verotus- ja kirjanpitokäytäntöihin!

Yksityisen elinkeinonharjoittajan auton verotuskäsittely määrittyy 50 prosentin säännön mukaan. Toiminimellä yrittäessäsi tärkein autoon liittyvä kysymys on se, onko yli 50 prosenttia vuosittaisista ajokilometreistäsi yksityis- ja vai työajoa.

Jos yli puolet ajoistasi koostuu työmatkoista, auto lasketaan toiminimesi elinkeinovarallisuuteen kuuluvaksi. Mikäli asia on päinvastoin, auto katsotaan yksityisvarallisuudeksesi. Asiaan ei vaikuta se, onko ajoneuvo rekisteröity omiin nimiisi vai toiminimellesi.

Olennaista on hahmottaa, että matkat kotoa varsinaiselle työpaikallesi luokitellaan yksityisajoiksi. Sen sijaan esimerkiksi asiakas- ja virastokäynnit ovat tyypillisiä esimerkkejä työajoista. Myös suoraan kotoa asiakkaan luo ajaessasi kyseessä on yleensä työmatka. Selvitä toiminimen toiminta-alue, koska vain tilapäiset matkat toiminta-alueen ulkopuolelle lasketaan työmatkaksi.

Kodin ja työpaikkasi väliset matkat voit vähentää myöhemmin henkilökohtaisessa esitäytetyssä veroilmoituksessasi halvimman mahdollisen kulkuneuvon tai matkustusvaihtoehdon mukaan.

Työ- ja yksityiskäytön erotellaksesi sinun kannattaa muistaa pitää säntillisesti ajopäiväkirjaa.

1 Toiminimen auto osana elinkeinovarallisuutta

Mikäli 50 prosentin sääntö työajojen kohdalla ylittyy, auto kuuluu toiminimesi elinkeinovarallisuuteen ja tällöin kirjanpitoon merkataan kaikki auton käytöstä syntyvät todelliset kulut. Näitä ovat esimerkiksi:

• polttoainekustannukset
• vakuutusmaksut
• ajoneuvovero
• korjaus- ja huoltokulut
• pesu- ja rengaskulut
• muut autotarvikehankinnat
• auton hankintahinnasta tehtävät poistot
• ja niin edespäin…

Tässä tilanteessa vähennät yritystoimintasi autokulut elinkeinotoiminnan veroilmoituksella. Samassa yhteydessä oikaiset pois yksityisajojen osuuden, ja tätä varten joudut kaivamaan esiin ajopäiväkirjasi.

Esimerkki: Ajat vuoden aikana autollasi 20 000 kilometriä. Niistä 15 000 kilometriä on työajoja ja 5000 kilometriä yksityisajoja. Olet vienyt kirjanpitoosi autosta syntyneitä todellisia kustannuksia 3500 euroa. Kuluja yhtä ajettua kilometriä kohden on tällöin kertynyt (3500e/20 000km) = 0,175 euroa. 5000 kilometrin yksityisajoista aiheutuva oikaisu on 0,175e x 5000 = 875 euroa.

2 Yksityisvarallisuuteen kuuluva toiminimen auto

Varsin monilla toiminimiyrittäjillä valtaosa ajoista luokitellaan yksityisajoiksi.

Tällöin voit joko vähentää autosi työajoista aiheutuneet todelliset kulut ja/tai tehdä veroilmoituksella lisävähennyksen, jonka maksimimäärä on sama kuin palkansaajien kilometrikorvauksellakin. Vuonna 2023 lukema on 53 senttiä per kilometri. Muista aina tarkistaa vuosittain muuttuva kilometrikorvaus määrä verottajan sivuilta!

Esimerkki: Ajat vuodessa yhteensä 15 000 kilometriä, joista 5000 kilometriä on työajoa. Et vie toiminimesi kirjanpitoon mitään auton työkäytöstä aiheutuvia todellisia kustannuksia. Tässä tapauksessa lisävähennyksen määrä on 0,53€ x 5000 eli 2650 euroa. Lisävähennykset vaadit elinkeinotoiminnan veroilmoituksella. Mikäli olisit kuitenkin merkinnyt kirjanpitoon 1000 euron edestä työajoista syntyneitä todellisia kuluja, lisävähennyksen suuruus olisi 2650 – 1000 = 1650 euroa.

Muistathan, että toiminimiyrittäjänä voit saada lisävähennystä myös työmatkoistasi koituneista lisääntyneistä elantokustannuksista – teit matkat sitten omalla autollasi tai jollain muulla kulkuneuvolla.

Siinä missä toiminimien kohdalla sovelletaan 50 prosentin sääntöä, osakeyhtiön omistajayrittäjänä sinulla on autoasioiden suhteen hieman enemmän varaa soveltamiseen. Voit siis käytännössä päättää, pidätkö autoa omissa vai yrityksesi nimissä.

• Kun auto on omissa nimissäsi, voit laskuttaa firmaltasi kilometrikorvauksia työajoista 53 senttiä jokaiselta ajetulta kilometriltä vuonna 2023. Sinulle kilometrikorvaukset ovat verovapaita, mutta yrityksellesi ne ovat tuloverotuksessa vähennyskelpoista kulua. Koska auto on omissa nimissäsi, et kuitenkaan luonnollisesti voi vähentää km-korvausten lisäksi muita autosta aiheutuvia kustannuksia yrityksesi verotuksessa. Muista myös jälleen se tosiasia, että ajot kotoa varsinaiselle työpaikallesi ja sieltä takaisin luokitellaan yksityisajoihin kuuluviksi. Muistathan myös täyttää matkalaskun laskuttamistasi kilometrikorvauksista.
• Jos taas auto on yrityksesi omaisuutta, et voi maksaa itsellesi kilometrikorvauksia työajoista. Sen sijaan kaikki auton työkäytöstä aiheutuvat kulut ovat osakeyhtiöllesi vähennyskelpoisia kustannuksia. Auton ostohinnan merkitset yrityksesi kuluksi poistoina, ja vuotuisen poiston enimmäismäärä on 25 prosenttia. Et siis voi vähentää auton hintaa kokonaisuudessaan hankintavuoden kuluna.
• Mikäli kyseessä on leasing-auto, vuokrat ovat yrityksellesi myös vähennyskelpoisia, eli ne pienentävät osakeyhtiön verotettavaa tulosta. Taseeseen ajoneuvoa ei merkitä.

Autoetu voi olla luonteeltaan joko vapaa autoetu tai käyttöetu.

Vapaa autoetu tarkoittaa, että yritys maksaa kaikki auton omistamisesta ja käytöstä aiheutuvat todelliset kustannukset.

Käyttöetu puolestaan tarkoittaa sitä, että vähintään polttoainekulut menevät autonkäyttäjän – eli sinun tai mahdollisen työntekijäsi – omasta pussista.

Autoedusta maksat veroja ja sivukuluja samaan tapaan kuin palkastakin. Palkkana verotetaan yhteismäärä, joka muodostuu maksetusta rahapalkasta sekä autoedusta. Vaikka osakasyrittäjä ei nostaisikaan palkkaa, autoetu on veronalaista etuutta.

Autoedun määrään ja laskentaan vaikuttavia tekijöitä ovat muun muassa:

• auton ikä eli käyttöönottovuosi
• autoedun laatu (vapaa vai käyttöetu)
• auton suositushinta
• lisävarusteiden arvo sekä
• yksityisajojen määrä.

Verohallinto vahvistaa vuosittain luontoisetujen, eli myös autoetuun liittyvät laskentakaavat ja korvausprosentit. Vero.fi -sivuilta löydät myös autoetulaskurin, jonka avulla voit tarkastella edun arvoa oman kulkuneuvosi tiedoilla.

Huomionarvoista on, että käytetyn auton ostaessasi sovelletaan uushankintahintaa, eli sitä summaa, jonka auto maksoi uutena. Uushankintahinnat määrittyvät maahantuojien ilmoittamien suositushintojen mukaisesti.

Pienten osakeyhtiöiden omistajat kysyvät hyvin usein kirjanpitäjiltään, kannattaako auto pitää omissa vai yrityksen nimissä. Ensimmäinen vastaus on usein hyvin tylsä: ”Se riippuu monesta asiasta”.

Suuntaa-antavana sääntönä voidaan kuitenkin pitää sitä, että työajojen määrän pysyessä suurena ajoneuvo voi olla viisasta pitää omissa nimissä. Tällöin olet oikeutettu verovapaiden kilometrikorvausten nostamiseen. Hyöty korostuu, jos autosta aiheutuvat todelliset kulut pysyvät suhteellisen matalalla tasolla.

Mikäli työajoiksi luokiteltavaa matkustamista ei kuitenkaan juuri kerry, autoetu saattaa taloudellisessa mielessä olla parempi ratkaisu. Myös ammattiautoilukäytössä ajoneuvot on lähtökohtaisesti pidettävä yrityksen nimissä.

Vaikuttavia tekijöitä on kuitenkin paljon, ja pienetkin asiat saattavat keikauttaa vaakaa suuntaan tai toiseen. Siksi tarkempia laskelmia kannattaa aina lähteä tekemään yhdessä kirjanpitäjän kanssa.

Kirjanpitäjästä on apua myös auton hankintatapaan liittyvissä kysymyksissä. Erilaisiin osamaksusopimuksiin ja leasing-vuokriin liittyvissä käytännöissä ja kustannustasoissa on eroja, joten asioita kannattaa puida läpi huolella.

Auton ostohintaan ja käyttökustannuksiin kuuluvia arvonlisäveroja kohdellaan verotuksen näkökulmasta hieman eri tavalla kuin muita liiketoimintaa varten tehtyjä ostoja.

Mikäli kyseessä on henkilöauto, hankinta- ja käyttökulujen arvonlisäverot saa vähentää vain, jos auto on ostettu pelkästään arvonlisäverovähennykseen oikeuttavaan liiketoimintakäyttöön. Suomeksi tämä tarkoittaa sitä, että pienikin yksityiskäytön määrä poistaa alv:n vähennysoikeuden kokonaan.

Poikkeuksia kuitenkin on.

Verohallinto linjaa, että arvonlisäveron osittainen vähennysoikeus syntyy, jos henkilöauto on hankittu:

• myytäväksi
• vuokrattavaksi
• ammattimaiseen henkilökuljetuskäyttöön tai
• ajo-opetusta varten.

Tällöin arvonlisäveron voi vähentää tätä käyttöä vastaavalta osuudelta. Jos olet esimerkiksi taksiyrittäjä, voit ajella yrityksesi omistamalla ajoneuvolla myös yksityismatkoja, mutta alv:n vähennysoikeutta ei tällaisen käytön osalta synny.

Leasing-autoissa vuokra sisältää aina arvonlisäveron, mutta vähennyskelpoisuus määrittyy käyttötarkoituksen perusteella. Esimerkiksi työsuhdehenkilöauto ei ole alv-vähennyskelpoinen, koska vähäinenkin yksityiskäyttö poistaa vähennysoikeuden.

Mitä seikkoja ajopäiväkirjan pitämisestä ja vaatimuksista on syytä tietää?

Ajopäiväkirja saattaa monien mielikuvissa näyttäytyä paksuna paperisena vihkona, joka kaivetaan esiin auton hansikaslokerosta ennen työmatkaa ja sen päätteeksi. Tämä on täysin pätevä toimintamalli, vaikkakin monet työssään enemmän matkustavat hyödyntävät myös erilaisia sähköisiä ajopäiväkirjasovelluksia.

Verotus kuitenkin antaa sinulle ajopäiväkirjan pitämiseen kohtalaisen vapaat kädet, kunhan vain tarvittavat tiedot tulevat ilmi. Ajopäiväkirjasta olisi syytä löytyä seuraavat tiedot:

• matkan aloitus- ja päättymisajankohta
• paikka, josta matka alkaa ja jonne se päättyy
• ajoreitti tarvittaessa
• matkamittarin lukema ennen ja jälkeen matkaa
• matkan pituus
• ajon tarkoitus (esim. käynti asiakkaan luona) sekä
• auton käyttäjä ja rekisterinumero.

Yrityksen ajopäiväkirjan pitämiseen kannattaa suhtautua tarkasti, sillä ajojen dokumentointi on edellytys vähennysten saamiselle verotuksessa. Sinun ei kuitenkaan tarvitse toimittaa ajopäiväkirjaa Verohallinnolle, elleivät he sitä erikseen pyydä.

Pidä kuitenkin täytetyt ja vanhat ajopäiväkirjat visusti tallessa. Ne ovat osa yrityksesi kirjanpitoaineistoa, jota tulee lain mukaan säilyttää kuusi vuotta. Hukkunut ajopäiväkirja voi tulla kalliiksi, jos verotarkastaja saapuu koputtelemaan ovelle.

Tämäkään asia ei välttämättä ole tuoreessa muistissa varsinkaan uusilla yrittäjillä, joten käydään se lyhyesti yleisellä tasolla läpi.

Työmatkan määritelmän yksi tärkeimpiä periaatteita on syytä muistaa: matkoja kodin ja varsinaisen työpaikan välillä ei lasketa työmatkoiksi, vaan nämä matkat voit vähentää myöhemmin henkilökohtaisella veroilmoituksellasi halvimman mahdollisen matkustustavan mukaan – omavastuun osuus on 750 euroa vuonna 2023. Muista tarkistaa vuosittain matkavähennyksen omavastuun määrä.

Verohallinnon linjauksen mukaan työmatka tarkoittaa matkaa, jonka joudut työtehtäviesi takia tekemään varsinaisen työpaikkasi ulkopuolella sijaitsevalle erityiselle työntekemispaikalle. Erityinen työntekemispaikka tarkoittaa sellaista paikkaa, jossa työskentelet tilapäisesti.

Läheskään kaikilla yksinyrittäjillä ei kuitenkaan ole omaa liiketilaa tai muuta varsinaista työpaikkaa, joten näissä tapauksissa työmatkan määritelmä täyttyy useimmiten sillä, että kotoa ajetaan erityiselle työntekemispaikalle – siis esimerkiksi asiakkaan luokse ja sieltä takaisin. Toiminimiyrittäjällä tilapäisyyden lisäksi matka pitää tehdä tavanomaisen toiminta-alueen ulkopuolelle. Sillä tarkoitetaan aluetta, jolla normaalisti harjoitat yritystoimintaasi.

Joillain toimialoilla työkomennukset voivat kuitenkin olla pitkiä, ja näissä tapauksissa työmatkoiksi ei lasketa komennuksen kestäessä tehtyjä viikonloppu- tai muita vastaavia matkoja erityisen työntekemispaikan ja kodin välillä. Muitakin erityistilanteita liittyy komennusmatkoihin. Lisää tarkentavia työmatkan määritelmään liittyviä seikkoja voit tutkailla Verohallinnon syventävistä ohjeista.

--

Accountor Go on pienyrittäjille suunniteltu kirjanpitopalvelu, joka sisältää samassa paketissa ammattikirjanpitäjän palvelut sekä helppokäyttöisen, mobiilissa ja selaimessa toimivan sovelluksen. Sovelluksen laskutusohjelman avulla luot ja lähetät ammattimaisia laskuja vain muutamassa minuutissa.