Kilometrikorvaus ja päiväraha - verotonta vai verollista?
Kilometrikorvaus ja päiväraha ovat verovapaita matkakustannusten korvauksia, jos maksaja on työnantaja ja saaja on työntekijä. Yksinkertaisin tilanne on, kun työntekijällä on varsinainen työpaikka yhdellä paikkakunnalla ja hän matkustaa toiselle paikkakunnalle työmatkalle. Tällöin matkaan liittyvät kustannukset on helppo laskea ja korvata.
Tilanne kuitenkin monimutkaistuu esimerkiksi tapauksissa, joissa työntekijällä ei ole vakituista työpistettä, eli työskennellään ns. liikkuvassa työssä tai erityisalalla, tai työntekijä työskentelee useassa eri työpisteessä. Myös mm. vuokratyöntekijöiden tapauksissa verovapaiden korvausten maksamiseen voi liittyä tulkinnanvaraisuuksia.
Katso oheiselta Yrittäjän taloustärppi -videolta vinkit aiheesta ja lue alta lisää!
Mihin kilometrikorvausten ja päivärahojen maksaminen sekä verovapaus perustuu?
Työehtosopimukset ja työsopimukset määräävät, mitä matkakustannuskorvauksia työnantajan on maksettava. Näiden lisäksi työpaikoilla saattaa olla myös yleisiä käytäntöjä, jotka määrittävät työntekijöille maksettavia korvauksia.
Työehtosopimukset, työsopimukset tai yleiset käytänteet eivät kuitenkaan määrää, mitkä matkakustannuskorvauksista ovat verovapaita, vaan verovapaus määritellään Verohallinnon matkakustannuskorvauspäätöksessä. Työehtosopimuksen määräykset ja Verohallinnon päätökset voivat poiketa ehdoiltaan ja euromääriltään. Ongelmia voi syntyä, jos mielletään kaikki työehtosopimuksessa määritellyt matkakustannuskorvaukset automaattisesti verovapaiksi.
Toiminimen ja osakeyhtiön erot matkakustannusten korvaamisessa
Työntekijän näkökulmasta matkakustannuskorvausten maksaminen toimii samalla tavalla riippumatta siitä, onko työnantajayritys toiminimi vai osakeyhtiö. Työntekijät voivat molemmissa tapauksissa laskuttaa omat matkakustannuksensa.
Omistajan näkökulmasta toiminimellä ja osakeyhtiöillä on kuitenkin eroa. Osakeyhtiössä myös omistaja voi laskuttaa omat työmatkakustannuksensa verovapaina omalta yritykseltään. Toiminimen ollessa kyseessä, elinkeinonharjoittaja ei voi laskuttaa matkakorvauksia itseltään. Toiminimiyrittäjä ei kuitenkaan ole työntekijöitään huonommassa asemassa matkakorvausten suhteen, sillä hän voi saada verotuksessa lisävähennyksen työmatkakuluista. Toiminimiyrittäjä ei siis saa suoraan rahana omia työmatkakulujaan, vaan yrittäjä voi tehdä edellytysten täyttyessä lisävähennyksen tilapäisistä työmatkoista ja lisääntyneistä elantokuluista siltä osin, kun kuluja ei ole vähennetty kirjanpidossa. Lisävähennyksen enimmäismäärä on verovapaan päivärahan ja kilometrikorvauksen määrä. Kilometrikorvausta vastaavan lisävähennyksen voi tehdä, jos auton ajoista yli 50 % on yksityisajoja.
Mitä käy, jos matkakustannuskorvausten maksamisessa tapahtuu virheitä?
Virheet verovapaiden korvausten maksussa vaikuttavat sekä työnantajan että työntekijän verotukseen. Korvausten maksajan velvollisuus on huolehtia, että mahdollinen ennakonpidätys on toimitettu oikein. Jos työntekijälle on maksettu verovapaana korvauksia, jotka eivät Verohallinnon päätöksen mukaan ole verovapaita, maksettu summa katsotaan palkaksi. Tällöin jälkikäteen maksettavaksi tulevat sekä palkan sivukulut että sanktiomaksut.
Tilanteessa, jossa matkakustannuskorvauksen maksamiseen liittyy epäselvyyksiä, korvausten verokäsittely on hyvä varmistaa hakemalla Verohallinnolta ennakkoratkaisua ennen kuin matkakustannusten korvauksia maksetaan.
Sinua voisi kiinnostaa myös nämä aiheet:
Pysy ajan tasalla talouden ja työelämän muutoksista!
