Whistleblowing-direktiivin velvoitteet tulossa voimaan, mitä tämä tarkoittaa yrityksellesi?

Whistleblowing-direktiivin kansallinen täytäntöönpano etenee, ja luonnos niin sanotuksi ilmoittajansuojelulaiksi on parhaillaan lausuntokierroksella. Tuleva laki edellyttää, että kaikki yli 50 henkeä työllistävät yritykset ja muut oikeushenkilöt järjestävät sisäisen ilmoituskanavan, jonka kautta työntekijät voivat tehdä ilmoituksen havaitsemistaan väärinkäytöksistä yrityksen toiminnassa.

Yli 50 henkilöä työllistävien yritysten lisäksi sisäinen ilmoituskanava on otettava käyttöön yrityksen koosta riippumatta, jos yritykseen sovelletaan rahanpesulain mukaista ilmoitusvelvollisuutta. Tällaisia yrityksiä ovat esimerkiksi kiinteistönvälittäjät, tilitoimistot ja oikeudellisia palveluita tarjoavat yritykset, sekä rahoitusalan yritykset.

Whistleblowing-direktiivi ilmoittajansuojelulaki

Minkälaisiin asioihin ilmoittajansuojelulakia sovelletaan?

Ilmoittajansuojelulain tarkoituksena on, että henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee rikkomuksia erikseen määritellyillä EU:n tai kansallisen lainsäädännön aloilla, voi ilmoittaa asiasta luottamuksellisesti ilman pelkoa vastatoimista. Ilmoittaa voi esimerkiksi tietosuojaan, rahanpesun ehkäisyyn, ympäristönsuojeluun, tuote- ja elintarviketurvallisuuteen tai julkisiin hankintoihin liittyvistä rikkomuksista. Ilmoittajansuojelulakia sovelletaan myös kilpailulainsäädännön ja yhteisöverosääntöjen rikkomuksia koskeviin ilmoituksiin. Lakia ei kuitenkaan sovelleta kaikista epäkohdista ilmoittamiseen, ja laki ei koske esimerkiksi työoikeudellisia rikkomuksia.

Whistleblowing-ilmoituskanavat

Laissa säädetään ilmoituskanavaa ja ilmoitusten käsittelyä koskevista vaatimuksista, sekä ilmoittajan suojelusta vastatoimilta, kuten esimerkiksi irtisanomiselta. Ilmoittamisen sisäisen ilmoituskanavan kautta on oltava luottamuksellista. Vain valtuutetuilla henkilöillä on oltava pääsy ilmoituksiin. Ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilötiedot on suojattava. Lakiluonnoksessa on kuitenkin jätetty organisaatioille harkinnanvaraa sen suhteen, tarjotaanko mahdollisuus anonyymiin ilmoittamiseen.

Sisäisen ilmoituskanavan voi järjestää itse tai hankkia sen palveluntarjoajalta. Ilmoituskanava voi olla suullinen tai kirjallinen. Lakiluonnoksen perustelujen mukaan ilmoittaminen voisi tapahtua esimerkiksi toimittamalla ilmoitukset kirjallisesti palautelaatikkoon, sähköpostitse tai organisaation sisäisessä tai ulkoisessa tietoverkossa, taikka suullisesti vihjepuhelimen tai muun ääniviestijärjestelmän kautta. Ilmoituskanavan teknisen muodon valinnan lisäksi on olennaista, että yrityksessä määritellään ilmoitusten käsittelyprosessi, muun muassa kuka ilmoituksia käsittelee, miten ilmoitukset tutkitaan ja miten yhteydenpito ilmoittajaan hoidetaan. Henkilötietojen käsittelyssä on aina huomioitava myös tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Lailla perustetaan myös toissijainen, valtioneuvoston oikeuskanslerin ylläpitämä keskitetty ulkoinen ilmoituskanava, johon voidaan tehdä ilmoituksia esimerkiksi, jos organisaatiolla itsellään ei ole ilmoituskanavaa, tai jos ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että hän on vaarassa joutua vastatoimien kohteeksi. Viimesijaisena keinona tietyissä erityistilanteissa laki mahdollistaa myös sen, että ilmoittaja julkistaa tiedot.

Monella organisaatiolla on jo olemassa sisäinen ilmoituskanava, ja sisäistä ilmoituskanavaa ei tule nähdä pelkkänä hallinnollisena taakkana. Ilmoituskanavan olemassaolo tukee organisaation sisäistä riskienhallintaa. Erityistä tarvetta ilmoituskanavalle on suuremmissa yrityksissä, joissa johdon ei ole mahdollisuutta valvoa toiminnan kaikkia yksityiskohtia. Yritys voi saada ilmoituskanavan kautta tärkeää tietoa toimintaansa liittyvistä epäkohdista ja mahdollisuuden reagoida niihin nopeasti. Lainvastainen toiminta voi aiheuttaa yritykselle mittavaa vahinkoa joko suoraan tai välillisesti mainehaitan kautta.

Milloin ilmoittajansuojelulaki astuu voimaan?

Whistleblowing-direktiivin nojalla säädettävän ilmoittajansuojelulain on tarkoitus tulla voimaan viimeistään 17.12.2021. Lakiin on tulossa siirtymäaika alle 250 työntekijän yrityksille, joissa sisäinen ilmoituskanava on otettava käyttöön 17.12.2023 mennessä. Alle 250 työntekijän yrityksissä onkin vielä hyvin aikaa suunnitella, minkälainen ilmoituskanava otetaan käyttöön, ja määritellä ilmoitusten käsittelyä koskevat prosessit.