Arbejdstidsregistrering

De nye arbejdstidsregler i Danmark trådte  i kraft den 1. juli 2024.

Baggrunden for dette lovgivningsarbejde er, at det skal være muligt at følge op på de lovbestemte hviletidskrav, også kendt som 11-timers reglen, og den maksimale ugentlige arbejdstid på 48 timer i gennemsnit, baseret på de sidste 4 måneders arbejde.

Herunder besvarer vi en række spørgsmål til lovgivningen, der samlet set giver dig et godt overblik over, hvilket ansvar du som leder har i forhold til håndteringen af arbejdstidsreglerne. 

Spørgsmål / Svar til håndtering af Arbejdstidsregler 

Nu er vi en lille institution, behøver vi virkelig at registrere medarbejdernes arbejdstid?

Ja, alle arbejdsgivere uagtet størrelse, skal indføre et system til registrering af medarbejdernes arbejdstid.

Et system til registrering af arbejdstid? Det lyder dyrt?

Det behøver det ikke at være. Heldigvis er der metodefrihed. 

Beskæftigelsesministeren har bekræftet, at der ikke er krav om specifikt system eller at systemet skal være digitalt, så længe formålet med tidsregistrering – at opfylde regler om daglig og ugentlig hviletid samt maksimal ugentlig arbejdstid - er opfyldt

Der er flere udbydere af systemer til tidsregistrering, hvor det vil være muligt at finde et, der dækker jeres behov, hvis I ikke allerede har et system.

Så må jeg lave det i Excel eller på papir?

Ja, det må du. 

Igen, er der metodefrihed. Det eneste krav er, at systemet er objektivt, pålideligt og tilgængeligt.

Det skal dog tilføjes – som en anbefaling - at der kan være fordele ved at opbevare data digitalt, så kravene om sikkerhed og tilgængelighed opfyldes.

Se eksempler på skemaer som inspiration på linket her: Eksempler på skemaer i excel

Ok, men hvad betyder det så?

Ja, det lyder lidt abstrakt, men her er en mere konkret forklaring:

• Objektivt: Systemet skal nøjagtigt og retfærdigt registrere arbejdstid uden fejl eller manipulation.
• Pålideligt: Systemet skal være stabilt og altid levere korrekte data.
• Tilgængeligt: Medarbejdere skal nemt kunne se deres arbejdstid, og arbejdsgivere skal let kunne tilgå disse data.

Skal mine medarbejdere så registrere deres arbejdstid hver dag? Eller kan der registreres for en længere periode?

Ifølge de nye arbejdstidsregler behøver medarbejderne ikke nødvendigvis registrere deres arbejdstid hver dag.

Det er blevet præciseret, at medarbejdere kan nøjes med at registrere afvigelser fra den aftalte og/eller skemalagte arbejdstid. Som en ekstra fordel, skal der kun registreres samlede daglige arbejdstid uden at det skal specificeres i hvilket tidsrum. Det betyder, at der kun behøver at stå 6,5 timer og ikke fra 08.06 – 15.06 (inkl. pause).

Desuden betyder det, at arbejdstiden kan udfyldes på forhånd for en given periode f.eks. i forbindelse med skemalægning, så medarbejderen kun registrerer afvigelser.

Skal medarbejderen godkende?

Selvom loven ikke specifikt kræver, at medarbejdere skal godkende deres registrerede arbejdstid, kan det være god praksis at indføre en sådan procedure​. Dette for at undgå eventuelle tvister om arbejdstidens korrekthed.

Hvad skal jeg mere gøre?

Det er vigtigt at huske på, at bestyrelsen også har et ansvar. Du skal derfor ikke stå alene med det hele.

I skal som institution have fastsat en politik om arbejdstidsregistrering og afgøre, hvilket system der skal anvendes, eller hvordan systemet skal fungere

Hvordan laver vi en politik for dette og hvordan skal den udformes?

Som arbejdsgiver skal udarbejde en udførlig politik om arbejdstidsregistrering. Det er vigtigt, at I prioriterer tid på denne opgave, da politikken vil være en del af dokumentationen for, at I har igangsat de nødvendige foranstaltninger for at overholde reglerne i arbejdstidsloven og arbejdsmiljøloven.

I skal som arbejdsgiver kunne dokumentere, at der iværksættes de nødvendige tiltag, så medarbejderne kan overholde reglerne i arbejdstidsloven samt arbejdsmiljøloven.

• Vælg et system til registrering af arbejdstid, der opfylder kravene om at være objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Sikr, at systemet er i stand til at opbevare data i overensstemmelse med lovgivningens krav.

• Udarbejd en definition af, hvad der betragtes som arbejdstid og hvad der ikke er arbejdstid.
• Orientering om, at det er en pligt, alle ansatte har.

• Instruktion i, hvordan arbejdstid registreres.
  • Hvad der skal registreres samt hvordan og hvornår.
  • Procedurer for, hvordan ændringer i arbejdstiden skal håndteres.
  • Hvordan sikres det, at alle data er korrekte?
  • Krav om, hvornår arbejdstid senest skal være registreret.

• Sikre, at alle medarbejdere er fuldt informeret om den nye politik og procedurer for registrering af arbejdstid. Uddan medarbejdere i brugen af det valgte registreringssystem.
• Orientering om ledelsens løbende kontrol/stikprøver med det formål at sikre, at både politik samt hvile- og arbejdstidsbestemmelser overholdes. Altså at reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid, pauser og hviletid mv. ikke overskrides.
• Hvordan sikres GDPR-overensstemmelse?
  • Inkluder bestemmelser, der sikrer, at håndteringen af persondata i forbindelse med registrering af arbejdstid overholder GDPR. Dette omfatter retten til indsigt, korrektion og sletning af egne data.
• Planlæg regelmæssige revisioner af politikken og det anvendte system for at sikre, at de fortsat opfylder lovgivningens krav og virksomhedens behov.

I skal som arbejdsgiver således kunne dokumentere, at der iværksættes de nødvendige tiltag for, at medarbejderne kan overholde reglerne i arbejdstidsloven samt arbejdsmiljøloven.

På linket her finder du Eksempel på politik om arbejdstidsregistrering som kan indgå i medarbejderhåndbogen 

Hvad med GDPR?

Det er godt, at du spørger. GDPR er efterhånden en integreret del af vores tænkning og praksis. 

Data om medarbejdernes arbejdstid skal behandles i overensstemmelse med GDPR's principper om databeskyttelse, herunder lovlig, retfærdig og transparent behandling, data-minimering, og sikker opbevaring​

I skal opbevare de registrerede oplysninger i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.

Hvad er konsekvenserne, hvis loven ikke overholdes?  

Konsekvenserne ved ikke at overholde de nye regler alvorlige. Manglende overholdelse kan medføre sanktioner såsom godtgørelse, bøder og påbud.