Sähköinen vs. digitaalinen taloushallinto - mitä eroa näillä on?

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksesi laskutus, kirjanpito ja raportointi hoidetaan sähköisesti taloushallinto-ohjelmistossa.

Sähköiseen taloushallintoon kannustetaan Suomessa lainsäädännön tasolla: esimerkiksi voimassa oleva verkkolaskulaki velvoittaa yrityksiä lähettämään ja vastaanottamaan laskut sähköisenä, jos toinen osapuoli näin haluaa.

Digitaalinen taloushallinto on sähköistä taloushallintoa laajempi termi. Sähköisen laskutuksen ja kirjanpidon mahdollistavien ohjelmistojen lisäksi digitaalinen taloushallinto kattaa laajemmin esimerkiksi talousdatan ja talouden palveluiden digitalisoinnin ja automaation.

Kun yrityksesi taloushallinto on digitaalista, toimenpiteet hoituvat muutamilla klikkauksilla, data säilyy ja siirtyy pilvessä, prosessit ovat automatisoituja ja aina reaaliaikainen talousdata on hyppysissäsi milloin ja missä vain. Samalla kirjanpitäjäsi työaikaa säästyy manuaalisesta työstä tärkeämpiin hommiin – esimerkiksi raporttien tulkintaan, ennusteiden tekemiseen ja yrityksesi kehitystä tukevaan työhön. Digitalisaation avulla varmistat myös yrityksesi talousdatan korkean tietoturvan tason.

Vaikka täysin digitalisoitu taloushallinto on vasta tulevaisuutta, kannattaa oman yrityksen taloushallinnon digitalisoiminen aloittaa viimeistään nyt. Siirtämällä yrityksesi taloustiedot digitaaliseen maailmaan saat käyttöösi modernit taloushallinnon työkalut, pysyt ajan tasalla alan uusimmista kehitysaskelista ja varmistat yrityksesi kilpailukyvyn.

2.1 Digitalisoituneet yritykset menestyvät muita paremmin

Digitalisaatiota tehokkaimmin hyödyntävät yritykset ovat usein muita tuottavampia. Viime vuosina yritysten panostukset digitalisaatioon ovat kasvaneet jyrkästi, jopa ennusteitakin vauhdikkaammin. Erityisesti pandemia-aikana toimintojaan eniten digitalisoineet yritykset ovat tutkimusten mukaan menestyneet muita paremmin.

Taloushallinnon digitalisaatio kehittyy hurjaa vauhtia ja vaatimukset kasvavat jatkuvasti. Sekä Euroopan Unioni että Suomen valtio ovat asettaneet tavoitteita esimerkiksi automaatioon liittyen.

Digitalisoitu taloushallinto on pian yritysten kilpailukyvyn edellytys. Mitä suuremmiksi vaatimukset kasvavat, sen haastavammaksi mukaan hyppääminen muuttuu kehitysvelan kertyessä. Siksi taloushallintoa on syytä digitalisoida viimeistään nyt – askel kerrallaan, muuttuvia vaatimuksia ja ratkaisuja tarkasti seuraten.

2.2 Tunnusluvut aina ajan tasalla

Digitaalisuus mahdollistaa reaaliaikaisen talouden seurannan, jonka avulla voit tehdä päätöksiä ja johtaa yritystäsi läpinäkyvästi, faktojen pohjalta. Kun tiedot ovat aina ajan tasalla, voit astella hallituksen kokoukseen itsevarmana ja tehdä päätöksiä tiukkaan dataan perustuen.

Helppolukuiset ja automaattisesti päivittyvät raportit sujuvoittavat taloustiedon hyödyntämistä.

2.3 Tiedot helposti saavutettavissa ja luettavissa 

Digitaalisessa muodossa yrityksesi taloustiedot, raportit, budjetit ja ennusteet ovat aina muutaman klikkauksen päässä. Pääset käsiksi tärkeimpiin talouden lukuihin esimerkiksi puhelimellasi aina ja kaikkialla.

Helposti saatavilla olevan tiedon myötä kirjanpitäjäsi aikaa säästyy papereiden pyörittelyn sijaan muuhun: esimerkiksi talousdatan tulkitsemiseen ja taloustilanteen läpikäymiseen yhdessä kanssasi. Taloushallinnon kumppanina tulkitsemme lukuja kanssasi, opastamme, ennustamme ja ohjaamme tietoon perustuvaan päätöksentekoon.

2.4 Säästä aikaa – Katso esimerkki konkreettisesta laskelmasta

Viitenumeroiden näpyttely, paperilaskujen pyörittely ja tietojen tarkastelu vie järjettömästi aikaa arkipäivästä. Yhden ostolaskun käsittelyyn kuluu keskimäärin 13 minuuttia. Jos kuukaudessa käsitellään manuaalisesti esimerkiksi 30 ostolaskua, aikaa kuluu näihin yhteensä 6 tuntia ja 30 minuuttia – eli lähes kokonaisen työpäivän verran.

Digitalisoitu taloushallinto säästää arvokasta työaikaa tärkeämmille tehtäville, kun kaikki talouden tieto käsitellään ja säilytetään samassa järjestelmässä.

Hyvä kumppani toimii ketterästi digitaalisessa ympäristössä, hyödyntää mobiilipalveluita, satsaa tietoturvaan ja on kyvykäs skaalaamaan ja kehittämään tuotteitaan sekä yrityksesi tarpeiden että digitalisaation kehityksen mukana.

Mobiilikäyttö

Kuluttajat hoitavat jo suuren osan arkisista toiminnoista ensisijaisesti mobiililaitteilla, pankkipalveluista ostosten maksamiseen. Samaa digitalisaation tasoa odotetaan yritysmaailmassa: myös yritysten talousasiat tulee kyetä hoitamaan ketterästi mobiililaitteella.

Varmista siis, että valitsemasi taloushallinnon kumppani toimii yhteistyössä mobiilisovelluksia tarjoavien toimijoiden kanssa. Kun pystyt tarkastelemaan yrityksesi kassan tilannetta omalta puhelimelta, päätöksenteko perustuu aina parhaaseen mahdolliseen saatavilla olevaan tietoon.

Reaaliaikainen näkymä

Pelkkä mobiilinäkymä ei ole tae tiedon reaaliaikaisuudesta.

Jotta näkymä taloustietoon on reaaliaikainen, vaaditaan taustalle toimivia automaatioita. Kassanhallinta helpottuu, kun esimerkiksi myyntilaskutus on automatisoitu ja käytettävissäsi on ajantasainen näkymä siihen, paljonko asiakkailta on laskutettu ja paljonko saatavia on saamatta. Tutustu siis tarkasti mahdollisen taloushallinnon kumppanin toimintatapoihin ja automaation tasoon käytettävissä järjestelmissä.

Läpinäkyvyys

Kun eri talous- ja toiminnanohjausjärjestelmät keskustelevat keskenään, on yrityksen toiminnan johtaminen läpinäkyvää ja vastuullista. Esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmän ja palkkahallinnon tulee olla integroitavissa kirjanpidon ohjelmistoon.

Läpinäkyvyys avaa myös palveluntarjoajalle kokonaisvaltaisen näkymän yrityksesi talouteen. Asiantunteva kumppani kykenee poimimaan yhteen pelaavista järjestelmistä myös talouden kehityskohtia, joita korjaamalla yrityksesi liiketoimintaa voidaan ohjata kohti parempia tuloksia.

Skaalautuvuus

Skaalautuva kumppani seisoo rinnallasi myös yrityksesi tarpeiden muuttuessa tai kasvaessa.

Vaikka yritykselläsi ei olisi kasvutavoitteita, pitkäaikainen taloushallinnon kumppani kykenee kehittymään myös ympäristön muuttuvien vaatimusten mukana. Löytyykö kumppanilta teknistä kyvyykkyyttä ja tietotaitoa esimerkiksi tulevaisuuden tietoturvavaatimuksista, tekoälykehityksestä tai kehitteillä olevista kansainvälisistä standardeista?

Nykyaikainen taloushallinto ei tarkoita pelkkää digitalisoitua kirjanpidon järjestelmää, vaan vaatii tuekseen joukon osaavia asiantuntijoita.

Tietoturvan taso

Talousdatan digitalisoinnin myötä tietoturvan merkitys kasvaa jatkuvasti. Varmista siis, että kumppani käsittelee tietoja aina uusimpien lakien, asetusten ja säädösten mukaisesti ja tietoturva on kaiken toiminnan keskiössä.

1 Tarpeiden ja tavoitteiden määrittely

Homma lähtee liikkeelle yrityksesi tarpeiden ja tavoitteiden määrittelystä. Hyvä palveluntarjoaja on tukenasi alusta alkaen ja auttaa kartoittamaan millaista taloushallinnon seurantaa ja tietoa yrityksesi tarvitsee. Samalla käydään yhdessä läpi liiketoiminnan erityispiirteitä.

2 Prosessien läpikäynti ja työnjako

Seuraavaksi yrityksesi nykyiset prosessit käydään yhdessä läpi.

Esimerkiksi myyntilaskutusprosessi voi usein olla monimutkaisempi kuin miltä se etukäteen vaikuttaa. Erilaisten tukijärjestelmien tarpeen kartoitus tai huomioon ottaminen esimerkiksi varastonhallinnan ja toiminnanohjausjärjestelmien osalta voi olla oleellinen osa taloushallinnon kokonaisuutta. Myös ostolaskujen käsittelyn vaiheista, kuten laskujen tarkastuskäytännöistä, on syytä keskustella.

Tämän jälkeen siirrytään miettimään mahdollista työnjakoa – mitkä kaikki toimet yrityksessäsi halutaan ulkoistaa palveluntarjoajalle?

3 Ohjelmiston ja palveluiden valinta

Ohjelmisto- ja palvelukokonaisuuden valinta tulee ajankohtaiseksi siinä vaiheessa, kun yrityksesi tarpeet ja tavoitteet on määritelty selkeästi. Sähköisen ohjelmiston valinta kannattaa aina tehdä katse tulevaisuuteen suunnaten – mieti mitä palveluita tarvitset tulevaisuudessa, et ainoastaan nyt.

4 Tekninen käyttöönotto

Tekninen käyttöönotto sisältää paljon palveluntarjoajan suorittamia työvaiheita, mutta vaatii hieman panostusta myös yrityksen puolelta.

Yrityksen edustajana tehtävänäsi on jakaa tietoa liiketoiminnastasi eri prosessien toteuttamisen tueksi ja hoitaa käytännön järjestelyjä – esimerkiksi pankin ja verottajan kanssa. Välillä on hyvä myös pysähtyä yhdessä tarkastelemaan, että tekninen toteutus vastaa alkuperäisiä tarpeita ja tavoitteita, jotta mahdollisia muutoksia suunnitelmassa voidaan ottaa vielä huomioon.

5  Toimintatapojen rutinoituminen ja mahdolliset muutokset

Kun tekninen käyttöönotto on saatu päätökseen, on aika perehtyä uusien järjestelmien ja prosessien käyttöön ja hyödyntämiseen.