Taloushallinto murroksessa – avaintekijät hallittuun talouden transformaatioon
Liiketoimintaympäristön muutosvauhdin kiristyessä olen päässyt työssäni seuraamaan paalupaikalta, miten organisaatioilta vaaditaan enenemissä määrin innovatiivisuutta ja joustavuutta kilpailukyvyn varmistamiseksi nyt ja tulevaisuudessa. Käytännössä tämä edellyttää jatkuvaa ketterää kehittämistä ja ajoittain isoja kertaluontoisia liiketoiminnallisia muutoksia, kuten esimerkiksi yrityskauppaa tai vastaavia toimintojen uudelleenorganisointeja muutosten siirtämään maaliin osumiseksi.
Nykyaikaisen CFO-organisaation tehtävä on liiketoiminnan kivijalkana pystyä tuomaan liiketoimintaan riittävää läpinäkyvyyttä, sekä tarjota näkemyksellisyyttä paremman päätöksenteon mahdollistamiseksi. Lisäksi on organisoiduttava taloushallinnon osaamisten ja työkalujen näkökulmasta optimaalisesti yritystoiminnan koko ja erityispiirteet huomioiden.
Törmään usein tilanteisiin, missä taloushallinnon toimintamalli on suunniteltu aikanaan palvelemaan kulloisen liiketoimintaympäristön tarpeita, mutta joka ei enää tässä hetkessä ole tarkoituksenmukainen. Useissa tapauksissa syntyy tarve taloushallinnon toimintamallin kokonaisvaltaiseen muodonmuutokseen, eli transformaatioon. Tarvitaan suunnitelmallisuutta, osaamista ja verkostoja, jotta koko organisaation keskeisimpiin toimintoihin ja päätöksentekoon kytkeytyvä muutosprosessi saadaan vietyä tavoitteiden mukaisesti maaliin.
Olen havainnut, että tyypillisin haaste taloushallinnon transformaation tavoitteiden toteuttamisessa on ajallisten resurssien alimitoitus sekä riittämätön ymmärrys kokonaiskuvasta. Vaikka taloushallinnon toimenpiteitä itsessään voidaankin pitää melko yksinkertaisina, taloushallinnon teknologian, ihmisten ja osaamisten organisoitumisen sekä prosessien uudistamiseen kytkeytyy lukuisia erilaisia muuttujia. Mitä suuremmasta liiketoiminnasta on kyse, sitä kompleksisempi transformaatio on.
Tällaisten suurten ja kompleksisten transformaatioprosessien onnistuneeseen toteuttamiseen vaaditaan erinomaisten projektinhallintataitojen lisäksi laaja-alaista kokemusta ja ymmärrystä liiketoiminnan erityispiirteistä, taloushallinnon prosesseista, erilaisten teknologioiden kyvykkyyksistä, optimaalisesta kustannustasosta ja relevanteista sidosryhmistä.
Riskienhallintaa riittävillä resursseilla
Kokemukseni pohjalta voin todeta, että resurssien riittävyydestä ei taloushallinnon transformaatiossa kannata tinkiä. Riskit ovat mittavat ja kauaskantoiset. Taloushallinnosta saatava data ohjaa organisaation kaikkea toimintaa, joten jos tieto ei ole reaaliaikaista ja relevanttia, päätöksiä tehdään väärin perustein ja kilpailukyky kärsii. Vanhentuneet järjestelmät kerryttävät korjausvelkaa ja puutteellinen dokumentointi lisää hiljaisen tiedon määrää, joka sekin joskus katoaa. Työntekijät käyttävät aikaansa väärin asioihin ja kilpailijat onnistuvat tekemään parempia ratkaisuja nykyaikaisilla työkaluilla.
Pahimmissa tapauksissa olen nähnyt, kuinka hallinnan ja ymmärryksen puute on johtanut radikaalisti vääriin päätöksiin taloushallinnon toimintoja uudistettaessa. Tällöin taloushallintoon on saatettu esimerkiksi valita yrityksen liiketoimintoihin täysin soveltumaton järjestelmä, jolloin mittavat investoinnit vaatinut muutosprosessi on jouduttu toteuttamaan kokonaan uudestaan.
Tällaiset tilanteet ovat ennaltaehkäistävissä kokeneen kumppanin avustuksella, joka osaa arvioida objektiivisesti saatavilla olevien järjestelmien soveltuvuutta organisaation tarpeisiin nähden ja kovan hinnan virhearvioilta vältytään.
Tulevaisuus kirkkaaksi kumppanin kanssa
Siinä missä olen nähnyt epäonnistuneiden muutosprosessien aiheuttamia kriisejä, olen saanut onnekseni todistaa myös lukuisten laadukkaasti toteutettujen muutosprosessien realisoimia mahdollisuuksia. Nykyaikaiset työkalut ovat luoneet yrityksille laadukkaampaa dataa, parempaa päätöksentekoa ja kustannustehokkuutta. Ne ovat mahdollistaneet organisaatioille edellytykset kasvun ja kansainvälistymisen seurauksena muuttuneisiin vaatimuksiin. Työyhteisön tyytyväisyys ja motivaatio ovat parantuneet, kun resursseja vapautuu ydintekemiseen. Tulokset paranevat ja sekä ihmiset että liiketoiminta voivat paremmin.
Me Accountorilla autamme organisaatioita välttämään riskit ja maksimoimaan hyödyt varmistamalla, että asiakkaillamme on muutoksen toteuttamiseen riittävästi aikaa ja osaamista. Näenkin, että tärkeintä on löytää muutoksen toteuttamiseen oikeat kumppanit ja avata keskusteluyhteys verkostoihin riittävän aikaisessa vaiheessa. Jokaiselle talousjohtajalle soisi luotettavan sparrauskaverin, jonka kanssa jäsentää ajatuksia ja hahmottaa kokonaiskuvaa. Näin luodaan hyvät lähtökohdat sille, että uniikit tilanteet löytävät optimaalisen ratkaisun, jossa kokonaisuutta on lähestytty laaja-alaisesti ylhäältä alaspäin tilanteen yksilölliset ominaispiirteet huomioiden. Kun kokonaiskuva on hallussa ja muutosprosessia johdetaan suunnitelmallisesti riittävillä aika- ja henkilöresursseilla, taloushallinto saadaan valjastettua liiketoiminnallisten tavoitteiden palvelijaksi nyt ja tulevaisuudessa.
Asiantuntijana Niko-Pekka Pantsu.
Ensiaskel hallittuun talouden transformaatioon on yhteydenoton päässä.
