Pienyrityksen taloushallinto – 5 keinoa, joilla parannat suorituskykyäsi
Nämä asiat pienyrityksen taloushallinnossa auttavat sinua menestymään
Pienyrittäjällä on usein kädet täynnä. Pienyrityksen taloushallinto on kuitenkin yksi tärkeimmistä menestystekijöistäsi, joten älä oikaise siinä.
Ota haltuun nämä 5 asiaa taloudesta, jotka parantavat yrityksesi taloudellista suorituskykyä ja mahdollistavat kasvun. Samalla ne kehittävät omaa talousosaamistasi.
1. Ole tietoinen yrityksesi talouden nykytilasta ja haasteista
Jotta voit hallita yrityksesi taloutta, sinun on tunnettava yrityksesi talouden nykytila. Selvitä ainakin mitä taloustietoa sinulla tällä hetkellä on ja mistä sitä saat. Nykytila vaikuttaa muun muassa pienyrityksesi taloudelliseen suorituskykyyn, kasvuun, ja riskienhallintaan. Jos et ole tietoinen taloustoimintojesi nykytilasta ja haasteista, et voi hyödyntää taloustietoa tehokkaasti ja saatat tehdä huonoja päätöksiä.
Opettele myös tunnistamaan, mitä ongelmia ja puutteita yrityksesi taloustoimintojen nykytilassa on ja mitä tietoa tarvitsisit lisää.
Voit selvittää nykytilaa ja haasteita esimerkiksi näillä keinoilla:
- Tarkastele miten talousasiat hoidetaan nyt: prosessit, resurssit, vastuut ja roolit
- Arvioi käytössäsi olevia talousjärjestelmiä, raportteja, analyysejä ja indikaattoreita
- Kysy palautetta eri osapuolilta, kuten tilitoimistolta, työntekijöiltä ja osakeyhtiöissä yhtiön hallitukselta
- Vertaa taloustoimintojen tilaa ja tuloksia muihin samankaltaisiin pienyrityksiin tai toimialan keskiarvoihin.
Jos et itse osaa tai ehdi tehdä selvitystä, voit hyödyntää ulkopuolisia asiantuntijoita, kuten konsultteja tai valmentajia. Tilitoimistoilla on usein tuntemusta toimialasta.
Muistathan myös laatia yrityksesi taloudelliset tavoitteet. Määrittele myös, mitä haluat saavuttaa talouteen liittyvillä toiminnoilla, kuten järjestelmillä ja raporteilla, ja miten toivoisit niiden tukevan yrityksesi liiketoimintaa ja tavoitteita.
2. Ota käyttöön kokonaisvaltainen talouspalvelu
Kokonaisvaltainen talouspalvelu tarkoittaa sitä, että saat tilitoimistoltasi tai muulta ulkoistuskumppaniltasi enemmän valmiiksi analysoitua, konkreettista ja tulevaisuusorientoitunutta tietoa, joka vastaa tietotarpeitasi ja johtamisnäkökulmaasi. Saat siis parempaa taloustietoa, joka auttaa sinua tekemään parempia päätöksiä.
Ulkoistettu talouspalvelu usein myös vapauttaa aikaa ja resursseja muille liiketoiminnan osa-alueille, kuten tuotekehitykselle, asiakaspalvelulle tai markkinoinnille.
Selvitä mitä talouspalveluja on tarjolla ja miten ne vastaavat tarpeisiisi. Voit esimerkiksi:
- Kartoittaa erilaisia talouspalveluja, kuten budjetointi, kassavirtaennuste, hinnoitteluoptimointi, investointilaskelma, kannattavuusanalyysi, rahoitussuunnitelma, verosuunnittelu, riskienhallinta tai kriisinhallinta
- Neuvotella talouspalvelun sisällöstä, laajuudesta, hinnasta ja sopimusehdoista tilitoimiston tai muun ulkoistuskumppanin kanssa
- Huomioida miten eri talouspalvelut sopivat yrityksesi toimialaan, kokoon, vaiheeseen, tavoitteisiin ja haasteisiin.
Muista myös kehittää omaa talousosaamistasi ja ymmärrystäsi. Siten voit paremmin johtaa yritystäsi taloustietoa hyödyntämällä. Hyviä oppimiskeinoja on osallistuminen kursseille, webinaareihin tai valmennuksiin. Kannatta myös verkostoitua muiden pienyrittäjien tai asiantuntijoiden kanssa. Käytä myös tilitoimistoltasi tai ulkoistuskumppanisi ammattitaitoa hyväksi ja kysy tarvittaessa neuvoja heiltä.
3. Panosta yrityksesi ja tilitoimistosi väliseen yhteistyöhön
Panostamalla yhteistyöhön tilitoimistosi kanssa voit parantaa yrityksesi talouden hallintaa. Yhteistyö usein vähentää väärinkäsityksiä, jotka voivat heikentää yrityksesi taloushallinnan toimivuutta ja hyödyntämistä. Parhaimmillaan tiivis yhteistyö saa aikaan luottamuksellisen ilmapiirin, jonka seurauksena myös tyytyväisyytesi palveluun paranee.
Muista siis kommunikoida aktiivisesti ja avoimesti tilitoimiston kanssa, kertoa heille mitä tietoa tarvitset ja minkälainen johtamisnäkökulmasi on. Sinun kannattaa rohkeasti kysyä, jos et täysin ymmärrä esimerkiksi saamiasi talousraportteja tai kirjanpitäjäsi kertomat asiat tuntuvat epäselviltä. Keskinäisen ymmärryksen puute haittaa usein yhteistyötä ja luottamusta.
Voit kehittää yhteistyötä esimerkiksi seuraavilla tavoilla:
- Määrittele tilitoimiston kanssa yhteiset tavoitteet, odotukset ja pelisäännöt taloustoiminnolle ja sen ulkoistamiselle
- Pidä säännöllisiä tapaamisia tai puheluita tilitoimiston kanssa yrityksesi taloustilanteesta, tuloksista ja kehitystarpeista, tai hoida asiaa sähköpostitse
- Käytä yhteisiä järjestelmiä, alustoja tai kanavia taloustiedon tuottamiseen, jakamiseen ja analysoimiseen
- Anna rakentavaa palautetta, kiitosta ja tunnustusta tilitoimistolle heidän työstään ja tuloksistaan
- Ota vastaan tilitoimiston ehdotuksia ja kysy neuvoja
- Ratkaise mahdolliset ongelmat, ristiriidat tai epäselvyydet tilitoimiston kanssa nopeasti ja reilusti.
Sinun kannattaa valita tilitoimisto, joka on luotettava, ammattitaitoinen, innovatiivinen ja asiakaslähtöinen. Muista lisäksi arvioida tilitoimistosi suorituskykyä säännöllisesti.
4. Valitse sopivat järjestelmät yrityksesi talouden hoitoon
Pienyrityksen taloushallinto nojaa vahvasti siinä käytössä olevaan järjestelmään. Taloushallinnon järjestelmä tuottaa, tallentaa, jakaa ja analysoi tietoja yrityksesi taloudesta. Moderni ja toimiva järjestelmä vähentää virheitä, viiveitä ja kustannuksia.
Valitse sellaiset taloushallinnon järjestelmät, jotka ovat helppokäyttöisiä, luotettavia, turvallisia ja yhteensopivia muiden yrityksesi järjestelmien kanssa. Huomioi valinnassa, että järjestelmät ovat sopivia yrityksesi toimialaan, kokoon, vaiheeseen, tavoitteisiin ja haasteisiin.
Jos yritykselläsi on jo taloushallinnon palveluita tarjoava kumppani, neuvottele ja pyydä suosituksia kumppaniltasi.
Muita keinoja, joilla voit löytää yrityksellesi sopivimmat järjestelmät:
- Kartoita erilaisia talousjärjestelmiä, kuten kirjanpito-ohjelmat, laskutusohjelmat, verkkopankit, verkkokaupat, pilvipalvelut, analytiikka-alustat tai mobiilisovellukset
- Neuvottele järjestelmien hankinnasta, asennuksesta, käyttöönotosta, koulutuksesta ja ylläpidosta taloushallinnon järjestelmien toimittajien kanssa
- Seuraa eri järjestelmien toimivuutta, laatua ja vaikutusta säännöllisesti
- Selvitä eri järjestelmien tietoturva, esimerkiksi salauksen tai kaksivaiheisen tunnistautumisen toiminnallisuudet.
Huomaathan, että yritysten tulee yhä tarkemmin huomioida tietoturva-asiat. Taloustietojen ja -järjestelmien suojaaminen mahdollisilta uhilta, kuten hakkeroinnilta, viruksilta, tietovuodoilta tai tietokatkoilta on yhä tärkeämpää niin yrityksille kuin sen asiakkaillekin.
5. Seuraa ja arvioi yrityksesi taloutta
Kun asetat yrityksesi taloudelle selkeät tavoitteet ja mittarit - ja vertaat niitä toteutuneisiin tuloksiin, voit tunnistaa yrityksesi vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat. Seuraamalla ja arvioimalla yrityksesi taloutta huomaat sen vaikutukset suorituskykyyn ja kasvuun.
Seuranta ja arviointi voivat myös auttaa sinua oppimaan yrityksesi talouden hallintaa ja kehittämään sitä.
Voit seurata ja arvioida taloustoimintoja esimerkiksi seuraavilla tavoilla:
- Aseta tavoitteet SMART-mallin mukaan, eli spesifit, mitattavat, saavutettavat, relevantit ja aikataulutetut tavoitteet
- Valitse sopivat mittarit, kuten liikevaihto, kate, tulos, omavaraisuusaste, maksuvalmius, kannattavuus, tai tuottavuus
- Kerää taloustietoja ja tuloksia säännöllisesti ja systemaattisesti järjestelmien ja raporttien avulla
- Analysoi taloustietoja ja tuloksia kriittisesti ja vertailemalla niitä tavoitteisiin, mittareihin, budjetteihin, ennusteisiin, historiatietoihin tai vertailuryhmiin
- Raportoi tietoja ja tuloksia selkeästi ja ymmärrettävästi eri osapuolille, kuten työntekijöille ja sidosryhmille
- Kehitä yrityksesi taloutta perustuen seurannan ja arvioinnin tuloksiin, kuten korjaamalla virheet, poistamalla pullonkaulat, hyödyntämällä mahdollisuudet, vahvistamalla vahvuudet, ratkaisemalla heikkoudet, hyödyntämällä mahdollisuudet tai varautumalla uhkiin
- Innosta ja motivoi eri osapuolia, kuten työntekijöitä, osallistumaan ja sitoutumaan talouden kehittämiseen.
Yritysten on tulevaisuudessa tehtävä toiminnastaan yhä eettisempää, vastuullisempaa ja kestävämpää. Niiden tulee myös raportoida siitä avoimesti ja läpinäkyvästi. Seuraa ja arvioi siis yrityksesi talouden lisäksi sen vaikutusta yhteiskunnalliseen ja ekologiseen vastuuseen.
Asiantuntijamme Kati Kouhia-Kuusisto on palkittu Vuoden Yrittäjyystutkimus -tunnustuspalkinnolla Tampereen yliopistolle tekemästään väitöskirjatutkimuksesta, jonka tulokset auttavat yrittäjiä hyödyntämään taloustietoa päätöksenteossaan. Katin mukaan moni pienyrittäjä hyötyisi kumppanista, joka voisi tarjota kirjanpidon rinnalla myös yritystalouden analyysia ja neuvontaa konkreettisessa muodossa.
Yllä oleva artikkeli perustuu kyseiseen väitöskirjatutkimukseen: Management Accounting in Small Enterprises: Identifying and Overcoming the Challenges of Using Management Accounting Information Among Entrepreneurs
Asiantuntijamme
Tutustu palveluihimme
Pysy ajan tasalla talouden ja työelämän muutoksista!
