Wat is boekhouden?
Antwoord geven op de vraag wat is boekhouden is niet heel moeilijk. Boekhouden is het bijhouden van de financiële administratie. Met andere woorden het bijhouden van de inkomsten en de uitgaven van de onderneming. Hoewel veel ondernemers boekhouden beschouwen als een noodzakelijk kwaad, verplicht voor bijvoorbeeld de inkomstenbelasting en omzetbelasting, geeft een degelijke administratie ook goed inzicht in het reilen en zeilen van het bedrijf.
Wij zetten de belangrijkste boekhoudbegrippen voor u op een rijtje.
Uitgaande facturen
Voor geleverde goederen of diensten verstuurt u een rekening. De uitgaande factuur. U verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u hebt geleverd. Naast het bedrag stelt de Belastingdienst een aantal eisen aan facturen. Vermeld in elk geval:
• de factuurdatum
• de datum van levering
• een factuurnummer (doorlopend genummerd)
• naam en adres van uw onderneming en die van de klant
• de geleverde goederen of diensten (inclusief aantallen)
• in rekening te brengen uren
• het btw-bedrag
• uw btw-identificatienummer
• het KVK-nummer
Voor sommige branches en goederen en diensten gelden uitzonderingen op bovenstaande hoofdregels.
Inkomende facturen
Naast inkomsten, geeft u als ondernemer ook geld uit. Voor kosten die u maakt voor bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden, huur of een computer ontvangt u inkoopfacturen (of bonnetjes). Deze inkomende facturen neemt u, net als de uitgaande, op in uw boekhouding. Voor beide geldt een bewaartermijn van 7 of 10 jaar. Dat mag overigens ook digitaal, als u ze maar kunt overleggen als de Belastingdienst erom vraagt.
Winst- en verliesrekening, balans en jaarrekening
De inkomende- en uitgaande facturen gebruikt u periodiek voor de aangifte van de omzetbelasting (btw). Daarnaast worden deze facturen ook gebruikt voor het opstellen van de jaarlijkse balans en de winst- en verliesrekening. De winst- en verliesrekening (resultatenrekening) is de optelsom van alle opbrengsten en kosten van uw onderneming die inzichtelijk maakt of er in het betreffende jaar winst wordt gemaakt of verlies wordt geleden.
Naast de facturenstroom heeft een ondernemer ook bezittingen, schulden en eigen vermogen. Deze onderdelen vormen samen de balans. Tegenover alle bezittingen (activa) staat het eigen vermogen of geleend geld (passiva). Jaarlijks, vaak op 31 december, worden de activa en de financiering daarvan, de passiva, inzichtelijk gemaakt met een balans.
De winst- en verliesrekening en de balans, inclusief een toelichting op beide documenten vormen de jaarrekening. Op basis van de jaarrekening wordt uiteindelijk belastingaangifte gedaan.
Boekhouding zelf doen of uitbesteden?
Inkomende en uitgaande facturen kunt u natuurlijk zelf regelen en ook de resultatenrekening, de balans en de toelichting daarop mag u als ondernemer in de meeste gevallen zelf opstellen (voor grote ondernemingen geldt een verplichte accountantscontrole). Toch kan het in veel gevallen lonen om de boekhouding uit te besteden. Het bespaart u niet alleen tijd, een boekhouder kent ook actuele wet- en regelgeving en weet precies waarop gelet moet worden.
