Gedragscode (feb2020)

WAAROM IS HET BELANGRIJK OM EEN GEDRAGSCODE TE HEBBEN?

Wij willen betrouwbaar, verantwoordelijk en ethisch zijn tegenover onze klanten, partners, medewerkers, bestuurders en andere belanghebbenden. De Gedragscode van Accountor is een belangrijk instrument voor risicomanagement en bevat algemene principes en richtlijnen waaraan alle medewerkers, managers en partners moeten voldoen.

Deze Gedragscode wordt geaccepteerd door het Raad van Bestuur van Accountor en is bindend voor al onze bedrijfsvoering in al onze landen.

WAARDEN VAN ACCOUNTOR

• Respect
• Vertrouwen
• Moed
• Toekomst

Wij respecteren anderen, we bouwen vertrouwen tussen onze klanten en onszelf en we durven de grenzen van onze comfort zone te overschrijden om een ​​betere toekomst voor onze klanten en voor onszelf te creëren.

Wij zijn altijd eerlijk. Wij liegen niet. Onze toon is menselijk en we volgen onze waarden in al onze activiteiten. Wij respecteren alle mensen.

Wij zijn een ethisch geleid organisatorisch burger die zich goed gedraagt. Wij zijn een toekomstgericht bedrijf dat zich richt op verbeteringen binnen de samenleving.

HANDELEN TEGEN OMKOPING, CORRUPTIE EN GELD WITWASSEN

Accountor verwacht dat onze medewerkers, bestuurders en al onze partners die namens Accountor handelen dit doen met hoge ethische normen.

Accountor heeft strikte beleidsmaatregelen als het gaat om handelen tegen omkoping, corruptie en het witwassen van geld, onder meer door te voldoen aan de EU-wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Wij volgen de instructies over het kennen van uw klanten volgens de wet en volgen de instructies op het toezicht van het anti-witwassen van geld. Elke directeur, medewerker en andere partner die werkzaam is voor Accountor moet voldoen aan de regels in deze code.

1) Wat is omkoping?
Omkoping is het aanbod of ontvangst van een cadeau, lening, betaling, beloning of ander voordeel van iemand als een aanmoediging om iets te doen wat oneerlijk, onwettig of vertrouwelijk is in het gedrag van de zaken van Accountor.

2) Wat is corruptie?
Corruptie is het misbruik van toevertrouwde macht voor privé gewin.

De onderstaande voorbeelden in dit beleidsdocument zijn niet uitputtend, maar leggen regels en procedures vast die gevolgd moeten worden.

Iedereen die voor en namens Accountor werkt, moet te allen tijde handelen in overeenstemming met de volgende bepalingen:

• Wees eerlijk, betrouwbaar en geef het goede voorbeeld,
• Gebruik de bronnen van Accountor in het belang van Accountor en maak geen misbruik van die middelen,
• Maak een duidelijke onderscheid tussen de belangen van Accountor en uw privébelangen om belangenconflicten te vermijden. Als er een conflict optreedt, moet het onmiddellijk aan superieuren gemeld worden,
• Meld vertrouwelijk alle incidenten, risico's en problemen die in strijd zijn met dit beleidsdocument. Problemen worden anoniem behandeld en er wordt een schriftelijk antwoord gegeven.
• Laat u niet in met het aanbieden, beloven, vragen of akkoord gaan met omkoping om een ​​zakelijk voordeel te krijgen, zaken te winnen of zaken te behouden,
• Laat u niet in met het aanbieden of accepteren van cadeaus of gastvrijheid aan of van klanten, aannemers, leveranciers of andere derden dan bona fide gastvrijheid of promotieactiviteiten. Bona fide betekent dat het cadeau of de gastvrijheid op geen enkele wijze een poging is om besluitvorming of andere zakelijke activiteiten te beïnvloeden, maar alleen een gebaar is van goede wil. In geen geval kan een cadeau of gastvrijheid, hetzij gegeven of ontvangen, meer waard zijn dan de waarde van een klein belastingvrij cadeau, bepaald door de lokale belastingadministratie. In alle situaties moet de ontvanger of de gever altijd het doel overwegen waarom het geschenk wordt gegeven en als het doel niet bona fide is, moet het ondanks de waarde van het cadeau of de gastvrijheid, geweigerd worden.
  • Giften zijn geschenken zoals bloemen, vouchers, eten en drinken. Evenement- en reistickets die u als individu worden gegeven, zijn ook geschenken wanneer ze niet in een gehoste bedrijfscontext worden gebruikt.
  • Gastvrijheid omvat uitnodigingen voor gastronomische gerechten, recepties en evenementen voor zakelijke doeleinden.
• Geef geen geld aan medewerkers om de dienstverlening te versnellen of onjuist voordeel te krijgen. Dit soort omkoping wordt geklasseerd als een 'faciliterende betaling' en kan illegaal zijn.

Door te voldoen aan dit beleidsdocument, streven wij ernaar om te verzekeren dat Accountor op geen enkel moment bewust inbreuk maakt op relevante wetgeving tegen omkoping en corruptie.

WERKGELEGENHEID

Wij zetten ons bij Accountor in voor de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers en voor een goede werkomgeving. In onze werkzaamheden zetten wij ons in voor het naleven van de toepasselijke werkgelegenheids- en arbeidswetgeving.

Onze medewerkers vormen de kern van ons bedrijf. Een van onze waarden is respect en we vereisen dat al onze medewerkers, directeuren en partners elkaar met respect behandelen. Accountor is een veilige en gelijke plek om te werken. We zijn toegewijd aan de beginselen van gelijke behandeling en non-discriminatie van mensen. Wij accepteren geen vorm van intimidatie. Wij bieden iedereen, ongeacht leeftijd, geslacht of andere persoonlijke karakters, de mogelijkheid om zich professioneel te ontwikkelen en carrière te maken. Wij eisen ook dat al onze medewerkers deelnemen aan training en opleiding waardoor we ervoor zorgen dat onze medewerkers hun professionele vaardigheden en kennis ontwikkelen waardoor we onze klanten nog betere service kunnen bieden.

Ons leiderschap is gebaseerd op openheid, integriteit, moed en vertrouwen. Wij eisen eerlijk en gelijk leiderschap. Niemand mag ongelijk worden behandeld. Wij vereisen dat al onze managers en directeuren aan deze principes voldoen. Als we mishandeling opmerken of vermoeden, worden deze vermoedens onmiddellijk onderzocht.

Wij zitten ons in voor het welzijn van onze medewerkers. Wij ondersteunen de verfrissing van onze medewerkers en bieden andere voordelen die het welzijn op het werk verbeteren.

Wij accepteren geen kinderarbeid of enig ander misbruik van mensen. Wij bieden een competitief salaris en voordelen.

PRIVACY

Accountor respecteert privacy in al zijn aspecten. Accountor verzamelt, gebruikt, bewaart en verwerkt persoonlijke- en klantgegevens op een wettelijke en zorgvuldige manier.

De privacy van onze klanten en hun informatie alsmede de privacy van ons eigen personeel is essentieel in al onze activiteiten. Wij houden ons aan alle wetten en voorschriften inzake gegevensbescherming.

Wij communiceren transparant hoe we persoonlijke gegevens van onze klanten, partners en personeel beheren en verwerken. We hebben een organisatiestructuur opgebouwd voor gegevensbescherming en we hebben een privacybeleidssecretaris die ervoor zorgt dat al onze zakelijke lijnen in alle landen voldoen aan de privacybehoeften en dat we in een constant ontwikkelingsproces zijn op het gebied van gegevensbescherming.

De kosten van privacyschendingen zijn zeer hoog, zowel in geld als in reputatie. De schendingen bij de verwerking van persoonsgegevens kan onherstelbare schade toebrengen aan personen als hun persoonlijke gegevens in de verkeerde en criminele handen vallen.

Persoonsgegevens bevatten alle informatie die een individu kan identificeren. Deze gegevens kunnen klant- en HR-gerelateerde informatie bevatten, zoals naam, contactgegevens, salaris enz. Als u twijfelt of informatie bestaat uit persoonsgegevens of niet, behandel de gegevens dan als persoonlijke gegevens.

We hebben schriftelijke afspraken gemaakt met al onze klanten en leveranciers. Wanneer we persoonlijke gegevens aan derden toewijzen, doen wij dit alleen om aan de eisen van de wetten te voldoen. In onze leveranciersovereenkomsten staan voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens. Hiermee verzekeren wij dat al onze leveranciers voldoen aan de regels inzake persoonsbescherming, maar we willen er net zo goed voor zorgen dat elke leverancier het belang van de zaak begrijpt en hoe toegewijd wij zijn als het gaat om het behoud van alle persoonlijke gegevens. In onze klantenovereenkomsten hebben wij voorwaarden over de verwerking van persoonsgegevens en de verantwoordelijkheden van zowel ons als onze klant. Zo zorgen we ervoor dat onze klanten zeker weten hoe en waarom we gegevens verwerken waarvan de klant de eigenaar is en op welke gronden deze verwerking gebeurt.

Ons personeel is getraind in gegevensbescherming en ons personeel kan toegang hebben tot en alleen gebruik maken van de persoonsgegevens die nodig zijn om hun taken te vervullen. Er moet een legitiem zakelijk doel zijn voor gebruik of delen van die gegevens. Wij eisen van al ons personeel strenge vertrouwelijkheid en respect voor de informatie van onze klanten.

Elke medewerker moet het melden als er sprake is van een inbreuk op of overtreding van persoonsgegevens volgens onze interne richtlijnen voor meldingen van overtreding van persoonsgegevens.

INTELLECTUELE EIGENDOM & VERTROUWELIJKHEID

Wij schenden niet het recht op intellectueel eigendom. Wij presenteren intellectueel eigendom van derden niet alsof het van ons is. Wij respecteren en beschermen het intellectueel eigendom van anderen met dezelfde zorg als ons eigen intellectueel eigendom.

Wij zorgen ervoor dat onze medewerkers zich ervan bewust zijn dat zij geen ideeën of informatie van derden mogen gebruiken of presenteren als hun eigen ideeën of informatie als er geen overeenkomst voor gebruik is tussen de eigenaar en Accountor. Medewerkers of directeuren mogen geen licentie of toestemming geven voor gebruik van intellectueel eigendom of vertrouwelijke gegevens door derden zonder een goed en rechtmatig recht.

Accountor respecteert de vertrouwelijkheid van onze klanten. Wij hebben hoge normen en processen met betrekking tot vertrouwelijkheid. Wij beschermen zowel onze eigen vertrouwelijke informatie en handelsgeheimen als die van onze klanten tegen onbevoegde openbaarmaking en misbruik, en we delen ze niet met derden, behalve onder goedgekeurde voorwaarden die hun openbaarmaking en gebruik beperken. Wij respecteren en beschermen de vertrouwelijke informatie van anderen met dezelfde zorg als onze eigen vertrouwelijke informatie.

MENSENRECHTEN, WAARDIGHEID EN RESPECT

Accountor respecteert de mensenrechten en is toegewijd aan de beginselen van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en de Global Compact van de Verenigde Naties. Wij verwachten ook dat onze leveranciers en zakenpartners deze waarden delen.

Wij zijn toegewijd aan het leveren van uitstekende service van de ene mens naar de andere. Wij willen de beste service ter wereld leveren. We willen de best mogelijke partner voor onze klanten zijn en willen onze klanten helpen met hun bedrijf. Een van de belangrijkste elementen van uitstekende service is het respect dat we met elkaar delen. Wij schenden de waardigheid van anderen niet. Meningen kunnen verschillen, maar iedereen wordt met waardigheid en respect behandeld, ongeacht hun mening, status of andere persoonlijke factor.

Wij respecteren iedereen en elke mening in onze eigen organisatie en die van onze klanten, partners en andere derden. Eén van onze waarden is respect en dat nemen we serieus. We zijn geïnteresseerd in onze klanten en we willen regelmatig hun feedback zodat we kunnen leren van elke feedback over hoe we een betere partner kunnen zijn voor onze klanten en hoe we nog meer vertrouwen tussen de klant en ons kunnen creëren.

MILIEU

Accountor is toegewijd aan het beschermen van het milieu. Wij volgen de toepasselijke milieuvoorschriften en richtlijnen. Wij verwachten dat onze directeuren, medewerkers, leveranciers en andere zakenpartners dezelfde normen volgen om het milieu te beschermen.

Accountor is de voorloper in de elektrificatie van financieel en HR-management en we willen de gevolgen voor het milieu verminderen door een wereld zonder papier te creëren voor financieel en HR-management van onze klanten en Accountor. Wij helpen onze klanten ook om hun milieuvoetafdruk te verminderen.

Wij begeleiden ons personeel met acties hoe zij kunnen participeren op het redden van het milieu door het gebruik van papier te verminderen. We willen dat iedereen zich bewust is van de milieueffecten die hun acties hebben en hoe iedereen kan bijdragen aan het beschermen van het milieu.

Wij streven ernaar om nieuwe technische oplossingen te ontwikkelen die het gebruik van elektriciteit verminderen. We willen goede processen creëren die de mogelijkheid op het maken van fouten verminderen en waardoor de hoeveelheid gegevensverwerking die veel elektriciteit verbruikt, vermindert.

Wij bieden diensten die onafhankelijk zijn van tijd en plaats. Zo verminderen we de behoefte aan vervoer, reizen en postdiensten. Wij vermijden onnodig reizen en geven de voorkeur aan elektronische afspraken.

Wij vragen ook hetzelfde van onze leveranciers en partners. Wij moedigen hen ook aan om aan elektrificatie deel te nemen. Door elektrificatie verbeteren we ook onze kwaliteit en werken we sneller en efficiënter.

IEDEREEN IS AANSPRAKELIJK VOOR DE NALEVING VAN DE GEDRAGSCODE

Al onze medewerkers, managers en officers zijn verantwoordelijk voor de naleving van de principes en normen die in deze gedragscode zijn vastgesteld. Wij verwachten ook dat onze leveranciers en partners zich verplichten tot gelijkwaardige normen. Ieder persoon in Accountor-groep moet de richtlijnen in dit document lezen, begrijpen en opvolgen. Iedereen moet elke praktijk vermijden die kan leiden tot een niet-naleving van de gedragscode. De overtreding van de Code of Code kan leiden tot passende disciplinaire maatregelen, waaronder zelfs beëindiging van het dienstverband of dienst.

Leiders en managers hebben een speciale rol bij het aannemen van de beginselen van de Gedragscode. Elke manager is ervoor verantwoordelijk dat zijn teamleden zich bewust zijn van deze gedragscode en het begrip en de betekenis ervan begrijpen. Voor de managers en leiders betekent dit ook dat zij moeten letten op hun zaken en zakelijke activiteiten en anticiperen op de bedrijfsrisico's voor de naleving. Managers moeten altijd incidenten of risico's aan hun superieuren melden. Managers zijn er ook voor verantwoordelijkheid dat hun teamleden zich comfortabel voelen bij het stellen van vragen en het vragen van aandacht voor mogelijke problemen. Managers en leiders moeten actief deelnemen aan het nalevingsproces en het bestuur van Accountor volgen.

De naleving van de Gedragscode is cruciaal voor de reputatie van Accountor en daarom moeten potentiële problemen worden opgelost voordat er schade is opgetreden. Iedereen is verplicht om, binnen de limiet van de nationale wetgeving, onmiddellijk zijn bezorgdheid te uiten als hij zich bewust wordt van een mogelijke of vermoede schending van de Gedragscode. Accountor moedigt rapportage rechtstreeks aan supervisor, lijnmanagement of aan de Ethics Committee van Accountor Group aan. Als een persoon zijn / haar eigen naam niet wil gebruiken, kan rapportage anoniem via de klokkenluidersregeling plaatsvinden binnen de limiet van de nationale wetgeving. Incidentrapportage vereist geen ondersteunend bewijs, maar moet te goeder trouw worden gedaan. Het opzettelijk melden van valse of schadelijke informatie is verboden. Alle gemelde incidenten, ongeacht de manier waarop deze worden gerapporteerd, worden correct geëvalueerd en vertrouwelijk en discreet onderzocht. Vergelding tegen een persoon die een melding doet, wordt niet getolereerd. Vergeldingsactiviteiten worden beschouwd als een schending van de gedragscode

Dit is een vertaling van de officiële Engelse versie.