Tunnistatko nämä palkanlaskennan pullonkaulat?
Palkanlaskentaa pyöritetään monissa yrityksissä yhden tai kahden henkilön työpanoksella, tutuksi todetuilla rutiineilla. Alan muutoksiin perehdytään usein vasta liian myöhään ja eteen tulee haasteita, kun yrityksen henkilöstömäärä kasvaa, palkanlaskentaprosessi takkuilee tai palkanlaskija irtisanoutuu.
Asiantuntijamme kokosivat yhteen listan tyypillisimmistä palkkaprosessin pullonkauloista. Jos alla kuvatut palkkaprosessin haasteet kuulostavat tutuilta, kannattaa palkanlaskentaan harkita asiantuntevia apukäsiä. Ulkoistetun palkanlaskennan avulla laitat prosessit kuntoon, vähennät henkilöstöriskejä, tehostat palkanlaskentaa ja kasvatat työntekijöidesi tyytyväisyyttä yrityksesi toimintaan.
1. Manuaalinen palkanlaskenta hidastaa ja lisää virheiden riskiä
Palkanlaskenta on yksi tiukkaan aikatauluun sidotuimmista yrityksen toiminnoista. Palkka-ajo on hektinen vaihe, johon ei kaivata palkkamateriaalin puuttellisia tietoja tai prosessin epäselvyyttä. Manuaalinen palkkamateriaali aiheuttaa usein haasteita yritysten palkkaprosessille. Mitä useampia manuaalisia vaiheita prosessissa on, sitä suuremmaksi virheiden mahdollisuus kasvaa.
Modernin ohjelmiston ja pitkälle kehitettyjen prosessien avulla palkanlaskentaa voidaan automatisoida mahdollisimman pitkälle.
Automaatioiden avulla tiedon kulkua voidaan myös ajastaa, mikä sujuvoittaa palkanlaskentaa entisestään. Suuren työntekijämäärän palkkatiedot voidaan esimerkiksi noutaa HR-järjestelmästä aina haluttuun aikaan.
Esimerkiksi Mepcossa yrityksesi käytettävissä on lomakemahdollisuus, joka helpottaa tiedonsiirtoa eri prosessien välillä. Sähköiset lomakkeet mahdollistavat tietojen keräämisen tehokkaasti, sillä perustietojen muutokset saadaan vietyä palkanlaskentaohjelmaan nopeasti.
HR-järjestelmät voidaan integraatioiden avulla kytkeä osaksi palkanlaskentaprosessia. Tällöin tieto työsuhdemuutoksista kulkee suoraan HR-järjestemästä palkanlaskennan tietoon – ilman tarvetta manuaalisille työvaiheille, ilman turhia riskejä.
2. Rajatut resurssit, rajallinen palkanlaskennan osaaminen
Usein palkanlaskentaa hoitaa yrityksen sisällä yksi henkilö monen muun työtehtävänsä ohella. Ilman tarvittavaa taustatukea palkanlaskijalla ei välttämättä ole riittävästi aikaa prosessien ja oman osaamisen kehittämiseen.
Lakimuutokset ja työehtosopimukset vaativat paneutumista aiheeseen, jotta tarvittavat muutokset osataan viedä käytäntöön oikealla tavalla ja ajallaan.
Jos resurssit eivät riitä ajantasaisen tiedon seuraamiseen ja ennakointiin, muutoksiin reagoidaan usein viime tipassa – tai liian myöhään. Tämä voi aiheuttaa riskejä palkanlaskennan oikeellisuudelle, lakisääteisyydelle ja henkilötietojen tietoturvalle.
Osaava kumppani kykenee reagoimaan tuleviin muutoksiin ennakkoon ja viemään vaadittavat muutokset systemaattisesti osaksi palkanlaskennan käytössä olevia järjestelmiä ja automaatioita.
3. Jähmeät järjestelmät
Moderni ja skaalautuva palkanlaskentaohjelmisto voi tarjota ratkaisun moniin yrityksesi palkanlaskennan haasteisiin. Aina yrityksen käytössä oleva järjestelmä ei ole ominaisuuksiltaan riittävän laadukas ja sopiva yrityksen tarpeisiin. Toisinaan haaste taas syntyy kyvykkyydestä käyttää ohjelmistoa: jos järjestelmään ei osata tuoda oikeanlaista dataa, tärkeät ominaisuudet jäävät hyödyntämättä.
Moderni järjestelmä sujuvoittaa palkanlaskentaa vähentämällä manuaalista työtä ja auttaa viemään suunnitellut prosessit saumattomaksi osaksi yrityksen toimintaa.
Kun palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon työkalut keskustelevat sujuvasti keskenään, työsuhdetta voidaan hallita näppärästi ja pitkälle automatisoidusti koko elinkaaren ajalta. Mepco on helppokäyttöinen ja moderni järjestelmä, jolla palkanlaskentaprosessin hallinta hoituu tehokkaasti. Monipuoliset integraatiomahdollisuudet mahdollistavat tiedonsiirrot palkkajärjestelmästä HR- ja taloushallintojärjestelmiin.
4. Katkonainen prosessi
Kun palkkaprosessia hoidetaan yrityksessä sisäisillä resursseilla, palkanlaskennasta vastaavan henkilön työpöydällä on usein monta muutakin kokonaisuutta odottamassa tekijäänsä. Palkanlaskijan vastuulla voi olla esimerkiksi myös HR-hallinto. Monen roolin kantaminen johtaa usein väistämättä siihen, että palkanlaskennan tekeminen on hajanaista. Manuaaliset työvaiheet ja katkonaisuus johtavat siihen, ettei palkanlaskennan prosessi toimi järjestelmällisesti.
Mitä epäselvempi palkanlaskennan prosessi on, sitä yleisempiä virhetilanteet ja näistä aiheutuvat turvallisuusriskit ovat.
Parhaassa tapauksessa palkkaprosessi rullaa eteenpäin kronologisessa järjestyksessä, mahdollisimman pitkälle automatisoituna. Ulkoistamalla palkanlaskennan kevennät hallinnollisia rutiineja, vähennät henkilöstöriskejä ja saat käyttöösi hyväksi todetut prosessit ammattilaisten toteuttamina.
Asiantuntijoiden tekemä prosessikuvaus voi auttaa kartoittamaan palkkaprosessia. Palkkakartoituksen lopputuloksena selvitämme yrityksesi palkkaprosessin pullonkaulat ja tarjoamme juuri yrityksellesi sopivimmat ratkaisut haasteiden taklaamiseen.
5. Keskinkertaista vai korkealaatuista palkkahallintoa?
Palkanlaskennan korkea laatu muodostuu asiantuntevista palkanlaskijoista, uusimpien lakien, säädösten ja kehitysaskelten mukaan toimivista järjestelmistä ja halusta tuottaa laadukasta palkkapalvelua.
Tarjoamme palkanlaskentapalveluitamme aina korkealla laadulla. Käytössämme on asiakkaan tarpeista riippuen ISAE3402-laatustandardin mukaiset prosessit, joilla varmistamme palkanlaskennan sujuvuuden ja laadun. Myös laaja asiantuntijoidemme osaaminen on yksi laadun takeista: tiimissämme työskentelee noin 300 palkanlaskennan ammattilaista, joista yli 80 on suorittanut palkkahallinnon asiantuntijatutkinnon (PHT) – lisäksi heidän tukenaan toimii yli 50 hengen palkka-, juridiikka- ja HR-asiantuntijoiden verkosto.
