Toiminimen kirjanpito itse – vai kannattaako se ulkoistaa?

Vuodenvaihteessa 2023 kaupparekisteristä löytyi yhteensä 248 118 yksityistä elinkeinonharjoittajaa eli ”toiminimiyrittäjää”. Isolta kuulostavaa lukua ei tarvitse ihmetellä, sillä toiminimen perustaminen onnistuu verkossa erittäin nopeasti, helposti ja pienin kustannuksin. Vaikka perustamistoimet sujuvat ketterästi, ennen hommaan ryhtymistä sinun pitää silti ottaa huomioon monia asioita.

Kenties yksi olennaisimmista seikoista on toiminimen kirjanpito – sen kun voit tehdä joko itse tai antaa työn tilitoimiston hoidettavaksi.

Mitä valintaa tehdessä kannattaa ottaa huomioon?

Toiminimen kirjanpidon järjestäminen riippuu täysin omista motiiveistasi ja lähtökohdistasi. Jos liiketoimintasi on hyvin pienimuotoista ja tositteita kertyy vain muutamia kuukaudessa, voit hyvinkin yrittää tehdä yhdenkertaista kirjanpitoa itse. Tähän vaihtoehtoon päätyvät usein varsinkin sellaiset yrittäjät, joilla on jo aiempaa kokemusta kirjanpidon lukuisista koukeroista.

Jonkin verran on myös heitä, jotka haluavat opetella kirjanpitoa tekemällä sitä itsenäisesti. Aivan pystymetsästä sinun ei silti kannata urakkaan ryhtyä. Jos toiminimen kirjanpito ei ole entuudestaan lainkaan tuttua, emme välttämättä suosittele sen tekemistä ilman apuvoimia.

Väärin tehdyt kirjaukset tai erilaisten ilmoitusvelvollisuuksien unohtaminen ovat esimerkkejä asioista, jotka voivat myöhemmin koitua kalliiksi. Perustietoja toiminimiyrittäjien kirjanpidon perusteista ja kirjanpitolain vaatimuksista voit tarkastella esimerkiksi Taloushallintoliiton sivuilta. Vaikka kirjanpidon voi siis tehdä itse, moni yrittäjä haluaa avuksi alan ammattilaisen.

Vaikka kirjanpidon voi siis tehdä itse, moni yrittäjä haluaa avuksi alan ammattilaisen.

Toiminimen kirjanpito ulkoistetaan usein kahdesta olennaisesta syystä:

ajan (ja myöhemmin rahan!) säästyminen ja
varmuus siitä, että kirjanpito tulee hoidettua oikein.

Avaamme alla tarkemmin näitä kahta näkökulmaa.

”Teen itse toiminimen kirjanpidon ja säästän pitkän pennin. Vai säästänkö?”

Aloittavana yrittäjänä saatat aprikoida toiminimen kirjanpidon hintaa. Jos tilitoimisto laskuttaa kuukaudessa palveluistaan esimerkiksi 100 euroa, voisit periaatteessa säästää tämän summan tekemällä kirjanpitosi itse. Kolikolla on kuitenkin aina kääntöpuolensa. Mitä jos kirjanpidon selvityksiin, kirjaamisiin ja tarkistuksiin kuluvat työtunnit käyttäisikin oman ydintyön tekemiseen?

Tässä kohtaa saatat tuumata, että yrittäjän uran alkuvaiheessa töitä ei välttämättä ole vielä täysipäiväisesti – kirjanpidosta selviytyy siis hyvin varsinaisten töiden ohessa.

Jos yritystoimintasi kuitenkin ottaa tuulta alleen, työt saattavat lisääntyä hyvinkin nopeasti.

Tällöin kirjanpidon hoitaminen voi jo muuttua selviytymistaisteluksi, kun tilitapahtumien ja tositteiden määrä kasvaa. Kirjaamisiin käyttämäsi aika alkaa olla pois tuottavasta työstä. Kirjanpidon ulkoistaminen näkyy siis alkuvaiheessa lähinnä säästyneenä aikana, mutta myöhemmin myös rahana.

Monet omatoimikirjanpitäjät kääntyvät tilitoimiston puoleen siinä vaiheessa, kun töiden määrä alkaa lisääntyä ja kirjanpidossa alkaa tulla eteen enemmän huomioitavia asioita ja pykäliä.

Kirjanpidon tekeminen itse vaatii aina paneutumista – eli kiinnostaako verotus- ja kirjanpitolainsäädäntö?

Kaikki yksityiset elinkeinonharjoittajat eli toiminimiyrittäjät ovat kirjanpitovelvollisia. Kirjanpidon tekeminen itse vaatii kuitenkin paitsi aikaa, myös paneutumista verotukseen ja lainsäädäntöön sekä niissä tapahtuviin muutoksiin. Koska kirjanpito on aina tehtävä pykälien mukaan, sinun on oltava perillä lukuisista asioista, kuten esimerkiksi:

ALV-kirjauksista,
erilaisten kulujen vähennyskelpoisuuksista ja -prosenteista,
toiminimen tilinpäätöksen merkityksestä,
veroilmoituksen tekemisestä,
arvonlisäveron alarajahuojennuksesta sekä
erilaisista määräpäivistä ja lakisääteisistä ilmoituksista.

Listaa jatkamalla siitä saisi hyvin pitkän. Voisikin sanoa, että moni aloitteleva yrittäjä päätyy ulkoistamaan kirjanpitonsa oman mielenrauhan takia.

Toiminimen hoitaminen itse_onko se aikasi arvoista

Kumpi vaihtoehto sitten on oikea?

Täysin tyhjentävää vastausta otsikon kysymykseen on mahdoton antaa. Jos koet, että sinulla on aikaa, valmiuksia ja motivaatiota omatoimiseen kirjanpitoon, tätä vaihtoehtoa on turha lähteä kieltämäänkään. Mikäli kirjanpidon sujuvuus tai oma ajankäyttö askarruttaa edes hitusen, tällöin oikea ratkaisu on aina ulkopuoliseen apuun turvautuminen.

Sopivaa kirjanpitäjää tai tilitoimistoa etsiessä sinun kannattaa kysellä neuvoja yrittäjätuttavilta sekä samalla miettiä omia tarpeita ja toimintatapojasi.

Vaikka toiminimen kirjanpito ulkoistetaan tilitoimistolle, yrittäjänä vastaat tietenkin itse materiaalien (mm. maksetut laskut, kuitit ja muut tositteet) toimittamisesta kirjanpitäjälle, joka koostaa niistä kuukausikirjanpidon.

Tässä vaiheessa kannattaakin miettiä, kuinka tällaisista omatoimisista kirjanpidon rutiineista haluat suoriutua.

Hoidatko tositteesi kirjanpitäjälle mieluummin sähköisesti tietokoneella ja puhelimella vai
kiikutatko paperitositteet kirjekuoressa postilaatikkoon?

Entä maksatko laskusi verkkopankin sijaan mieluummin kirjanpito-ohjelmassa, jolloin maksu kohdistuu heti kirjanpitoosi?

Toisin kuin yleisesti luullaan, sähköiset työkalut eivät enää automaation aikakaudella ole kalliita tai vaikeakäyttöisiä. Ne sopivat hyvin yksinyrittäjienkin budjettiin, ja käytön opetteleminen on nopeaa eikä vaadi kirjanpidon asiantuntemusta.