Roolisi tietosuojan ja -turvan toteutumisessa on merkittävä: huomioi nämä asiat!
Tietoturvan ja tietosuojan merkitys korostuu nykyaikana enemmän ja enemmän – se on olennainen osa liiketoimintaa. Hyvin rakennettuna se on näkymätön ja sisäänrakennettu palveluihin. Meillä Accountorilla on lukuisa joukko asiantuntijoita, jotka tukevat liiketoimintaa tietosuojan ja -turvan osalta. Käsittelemme päivittäin asiakkaidemme luottamuksellista tietoa, josta huolehdimme kuin omastamme. Tämä artikkelimme tarjoaa käytännön vinkkejä, miten sinä asiakkaana voit omalta osaltasi edistää tietosuojan ja -turvan toteutumista, esimerkiksi toimittaessasi aineistojasi kirjanpitäjällemme.
Lähetä kirjanpitäjällesi vain tarvittavat tiedot, älä ylimääräistä
Tarpeettomien henkilötietojen lähettäminen saattaa loukata henkilön oikeuksia. Huomioithan siis aina, ettei lähettämissäsi materiaaleissa ole liikaa tietoja henkilöstä.
Ohjenuorana voi pitää, että kirjanpitoon tarvitaan hyvin harvoin henkilötason tietoa työntekijöistäsi. Jos olet epävarma, oma kirjanpitäjäsi neuvoo sinua mielellään.
Tiedostathan lisäksi, että sekä sinun että meidän on aina oltava tietoisia vastuustamme tietoturvaloukkausten ilmoittamisessa Tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Ota huomioon esimerkiksi nämä asiat:
- Laitathan myyntilaskuun henkilötietoja harkiten. Jos laskutus vaatii henkilötason tarkenteita, vältä arkaluontoisten tietojen lisäämistä ja harkitse voiko nimen korvata tiedolla, joka ei suoraan identifioi henkilöä.
- Huomioithan edellä mainitun asian erityisesti terveys- ja sosiaalipalveluihin liittyvissä laskuissa asiakkaillesi, sillä niihin liittyy usein henkilön arkaluontoisia tietoja. Jätäthän nämä tiedot pois laskusta ja tarvittaessa laadi ja toimita erillinen erittelydokumentti, jota säilytetään kirjanpidosta erillään.
- Toimitathan vain nimenomaiset palkkakirjanpidon raportit, kuten kirjanpitotositteen tai kirjanpitoerittelyn. Emme tarvitse kirjanpitopalvelussa palkkalaskelman sisältämiä henkilötietoja.
- Ethän anna kirjanpitäjällemme oikeuksia palkkajärjestelmääsi, sillä tarvitsemme vain palkkakirjanpidon raportit.
- Kiinnitäthän erityisesti huomioita henkilötunnuksen käyttöön asiakirjoissasi. Suomen Tietosuojalain mukaan henkilötunnusta ei saa merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.
Piilota tarpeettomat henkilötiedot ennen sopimusten, päätösten ja laskujen toimittamista
Yhtä lailla toimittaessasi yksityishenkilöihin liittyviä sopimuksia tai päätöksiä kirjanpitoon, huolehdithan, ettei niissä ole näkyvillä tarpeettomia henkilötietoja.
Vältäthän etenkin henkilötunnuksen sisältävien dokumenttien lähettämistä. Monissa viranomaisten prosesseissa ja päätöksissä henkilötunnusta vaaditaan, mutta kirjanpidon tositteissa sitä ei tarvita.
Käytä turvallisia tapoja tiedonsiirtoon
Tarjoamme turvallisia tapoja toimittaa dokumentteja ja tietoja palveluidemme tuottamista varten. Käytäthän siis aina ohjeistamaamme turvallista alustaa tiedonsiirtoon. Teemme jatkuvaa kehitystyötä myös tässä asiassa ja pian meillä on käytössä kaikille asiakkaillemme käyttäjäystävällinen Asiakasportaali aiemman Extranetin sijaan. Kerromme asiasta lisää pilottivaiheen jälkeen.
Kysy tarvittaessa meiltä lisätietoja
Kirjanpidon sekä palkanlaskennan asiantuntijamme konsultoivat sinua tietoturvaan liittyen mielellään. Tietoturva on yhteinen asiamme. Tehokas ja sujuva yhteistyömme säästää parhaimmillaan kustannuksia parantaen palvelumme laatua entisestään.
Tiivistelmänä voisi sanoa, että toimita meille vain tarpeelliset aineistot käyttäen asianmukaisia toimintatapoja. Roolisi tietosuojan ja -turvan toteutumisessa on merkittävä. Yhteistyössä voimme varmistaa, että tietojen käsittely tapahtuu turvallisesti ja vastuullisesti. Tehokas viestintä ja prosessien läpinäkyvyys ovat avainasemassa tässä työssä. Muistathan myös, että olemme apunasi, jos sinulle herää mitä tahansa kysyttävää aiheesta.
