Palkanlaskentaohjelman valinta
Oikean palkanlaskentaohjelman valinta voi vaikuttaa merkittävästi yrityksesi palkkaprosessien tehokkuuteen, virheettömyyteen ja mahdollisuuteen kehittää toimintoja tulevaisuudessa. Markkinoilla on tarjolla lukuisia erilaisia vaihtoehtoja eri ominaisuuksilla ja räätälöintimahdollisuuksilla höystettynä. Kuinka valita ratkaisu, joka vastaa yrityksesi tarpeisiin ja tekee palkanlaskennasta sujuvaa ja vaivatonta?
Tässä artikkelissa pureudumme palkanlaskentaohjelman valintaan. Asiantuntijamme antavat vinkkejä siihen, mitä kannattaa ainakin ottaa huomioon, kun valitset yrityksellesi sopivinta ohjelmistoa.
Selvitä tarpeet ja palkkaprosessin haasteet
Ennen kuin lähdet vertailemaan eri palkanlaskentaohjelmia, yrityksesi palkkaprosessit, tarpeet ja haasteet on hyvä käydä tarkasti läpi.
Tyypillisimmät palkanlaskennan pullonkaulat ovat varsin yleisiä haasteita, jotka toistuvat yrityksestä toiseen. Esimerkiksi yrityksen rajalliset palkanlaskennan resurssit, manuaaliset ja aikaavievät prosessit sekä järjestelmät, jotka eivät keskustele keskenään ovat yleisimpiä seikkoja, joihin palkkaprosessissa kaivataan muutosta.
Mieti siis aluksi, mitkä ovat yrityksesi palkanlaskennan prosessien pullonkaulat ja erityispiirteet. Mitä haasteita yrityksesi palkanlaskennan toimintamalleissa tällä hetkellä on? Mitä riskejä palkanlaskennan toimintamalleihin sisältyy? Onko palkanlaskennasta tehty selkeä prosessikuvaus?
Pohdi myös yrityksesi toimialaan ja toimintaan liittyviä ominaispiirteitä. Asettaako käytössä oleva työehtosopimus erityisvaatimuksia? Millaisia ominaisuuksia ohjelmistolta vaaditaan? Onko yritykselläsi erityistarpeita esimerkiksi ohjelmiston skaalautuvuuden tai integraatioiden suhteen?
Jos prosessit ovat epäselviä tai monimutkaisia, ei yksin uuden järjestelmän käyttöönotto ratkaise yrityksesi haasteita. Tarvittaessa voit hyödyntää asiantuntijoiden apua nykytilanteen kartoittamiseen. Palkkaprosessien kartoituksessa asiantuntijamme perehtyvät yrityksesi palkanlaskennan toimintatapoihin ja nykytilanteeseen ja tarjoavat asiantuntijoiden näkemykseen perustuvat suositukset tehokkaimpien toimintatapojen ja järjestelmien suhteen.
Kun yrityksesi palkkaprosessi on kartoitettu huolella, organisaation erityispiirteitä palvelevan ohjelmiston valinta käy helpommin.
Palkanlaskentaohjelman tärkeimmät ominaisuudet
Työehtosopimusten käsittely palkanlaskennassa
Ensimmäinen tärkeä, huomioon otettava tekijä on selvittää kuinka ohjelmisto laskee ja käsittelee eri alojen työehtosopimuksia (TES). Työehtosopimusten monimuotoisuus voi olla haaste palkanlaskennassa, sillä kaikki ohjelmistot, kuten Netvisor ja Procountor, eivät välttämättä tue kuntasektorin tai muiden haastavampien TES:en käsittelyä.
Mepco-ohjelmisto taas tunnetaan laajasta TES-tuen kattavuudestaan – erityisesti haastavien ja monimutkaisten sopimusten osalta. Tämä tekee siitä erinomaisen vaihtoehdon yrityksille, jotka operoivat monilla eri työehtosopimusaloilla tai tarvitsevat tehokasta TES-tulkintaa. Mepcon avulla voit varmistaa, että palkanlaskentaprosessisi on linjassa voimassa olevien työehtosopimusten kanssa, mikä vähentää virheiden riskiä ja parantaa palkanlaskennan luotettavuutta. Ohjelmistoa tulee myös voida mukauttaa yrityksesi erityistarpeiden mukaan.
Kun käytössäsi on ohjelmisto, joka ymmärtää ja hallitsee eri työehtosopimusten vaatimukset, voit keskittyä paremmin liiketoimintasi kehittämiseen ja henkilöstön hyvinvointiin.
Yrityksesi tarpeet nyt ja tulevaisuudessa
Toisena merkittävänä tekijänä huomioon on syytä ottaa yrityksesi henkilöstömäärä ja sen mahdolliset muutokset. Onko palkanlaskentaprosesseja mahdollisesti tarpeen skaalata tulevaisuudessa?
Kun henkilöstömäärä kasvaa useisiin kymmeniin tai satoihin työntekijöihin, ohjelmiston kyky hyödyntää automaatioita ja robotiikkaa alkaa tuoda merkittäviä tehokkuushyötyjä yrityksesi palkanlaskentaan. Modernia teknologiaa hyödyntävässä ohjelmistossa palkanlaskennan perusprosesseja voidaan automatisoida. Varmista siis, voidaanko esimerkiksi palkkojen laskemista, lomapalkkavelkojen hallintaa ja täsmäytyksiä automatisoida eri ohjelmistoissa, sillä tämä vähentää merkittävästi manuaalista työtä ja vapauttaa näin ollen palkanlaskennan resursseja muualle.
Jos yrityksesi kasvaa tai toiminta muuttuu merkittävästi, ohjelmiston tarjoamat automaatiomahdollisuudet korostuvat ja tehokkuuden lisääntyminen voi näkyä konkreettisina säästöinä. Koska valittua ohjelmistoa ei ole kustannustehokasta vaihtaa jatkuvasti, on yrityksesi tulevaisuuden suunnitelmat syytä huomioida sopivimman ohjelmiston valinnassa.
Integroituuko palkanlaskenta sujuvasti HR:ään?
Myös integraatiokyvykkyys muihin ohjelmistoihin on syytä varmistaa – etenkin, mikäli yrityksesi käytössä on jo muita HR-järjestelmiä. Kun yrityksen henkilöstömäärä kasvaa yli 30–50 hengen, syntyy tarve hallita työntekijöiden tietoja ja työsuhteiden elinkaarta keskitetysti. Tällöin on järkevää valita käyttöön palkanlaskentaohjelmisto, joka integroituu saumattomasti HR-järjestelmän kanssa.
Mepco tarjoaa mahdollisuuden hallinnoida koko työsuhteen elinkaarta kättelystä kättelyyn. Työsuhteiden perustaminen, työsopimukset, muutokset ja lopulta työtodistukset voidaan kaikki hallita yhdessä järjestelmässä. Tämä tekee henkilöstöhallinnosta tehokasta ja järjestelmällistä ja sujuvoittaa palkka- ja henkilöstöhallinnon välistä tiedonsiirtoa. Mikäli yrityksesi käytössä kuitenkin on jo jokin toinen HR-järjestelmä, voidaan se sujuvasti integroida osaksi Mepcon palkanlaskentaa.
Myös raportoinnin monipuolisuus ja tehokkuus ovat merkittäviä tekijöitä etenkin suuremmille yrityksille. Kun ohjelmisto tarjoaa laajan valikoiman raportointimahdollisuuksia, sekä HR:n, taloushallinnon kuin johdonkin tarpeisiin kyetään vastaamaan napin painalluksella.
Sujuvuutta palkkaprosessien kartoitukseen, ohjelmiston valintaan ja palkkahallintoon
Moderneinkaan järjestelmä ei yksin korjaa yrityksen puutteellisia palkkaprosesseja, paikkaa liian vähäisiä resursseja tai vähennä kiireestä aiheutuvia virheitä.
Jos yrityksesi palkkahallinnossa on haasteita, järjestelmästä ei välttämättä saada kaikkia sen tarjoamia mahdollisuuksia irti.
Asiantuntijoidemme avulla kartoitat yrityksellesi palkkaprosessit ja löydät tarpeisiin parhaiten vastaavan ratkaisun, hoidat käyttöönoton ja integraatiot sujuvasti ja tehostat palkka- ja henkilöstöhallinnon palveluita.
Kumppaninasi huolehdimme myös palkanlaskentajärjestelmän ja prosessien kehittämisestä – voit siis varmistua siitä, että valittua ohjelmistoa kyetään hyödyntämään parhaalla mahdollisella tavalla. Yrityksesi ei siis tarvitse itsenäisesti huolehtia ohjelmiston tehokkaasta toiminnasta, integraatioiden ylläpidosta tai siitä, saadaanko järjestelmästä paras hyöty irti. Varmistamme puolestasi, että järjestelmä toimii optimaalisesti ja vastaa yrityksesi tarpeisiin myös niiden muuttuessa.
Jos yrityksesi palkanlaskenta on yhden tai muutaman henkilön työpanoksen varassa, palkkaprosessin henkilöriski on koholla. Yhden henkilön sairastuessa tai irtisanoutuessa sairastuessa palkanlaskenta pahimmillaan pysähtyy. Henkilöriski poistuu ja palkanlaskennan jatkuvuus voidaan varmistaa, kun yrityksesi palkanlaskentaa nimetään hoitamaan useamman henkilön ulkoistettu tiimi.
Asiantuntijoillamme on vahva osaaminen sekä Mepcon, Procountorin että Netvisorin hyödyntämisestä palkanlaskennan ohjelmistona. Tarvittaessa voit optimoida yrityksesi henkilöstöhallinnon prosesseja palkkaprosessien rinnalla ja varmistaa, että ne kehittyvät liiketoiminnan mukana.
Varmista yrityksellesi tehokkaat ja riskittömät palkanlaskentaprosessit, jatkuva järjestelmäkehitys ja joustava asiantuntijatuki.
