Vad är EDI-faktura eller E-faktura?
EDI-faktura eller E-faktura
EDI-faktura även kallad E-faktura (elektronisk faktura) är en faktura som skickas helt elektroniskt. EDI står för Electronic Data Interchange, och en EDI-faktura är en faktura som överförs elektroniskt mellan affärsparter med hjälp av EDI-teknologi. Istället för att skicka pappersfakturor eller använda e-post, sker överföringen av fakturainformationen elektroniskt och automatiserat.. EDI är inte samma sak som en PDF-faktura eftersom en PDF-faktura inte innehåller samma välstrukturerade information på samma sätt som en EDI-faktura. PDF-fakturan läses precis som om det vore en pappersfaktura. Ett datorprogram kan än så länge inte på ett säkert sätt utläsa innehållet utan risk för felaktigheter. Med EDI finns inte denna risk utan du får en effektivare fakturahantering och säkrar att fakturan kommer rätt och att allt fungerar enligt tidplan.
Sedan 1 april 2019 är det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura. (länk till information om detta).
Fördelar med EDI, E-faktura
Förutom de fördelar vi redan har nämnt har EDI-fakturor fler fördelar:
- E-faktura är det mest säkra sättet att skicka och ta emot fakturor
- Gör hanteringen så digital och effektiv som möjligt
- Stor effektivitet internt
- Snabbhet, fakturorna skickas direkt mellan system
- Kostnadsbesparing, genom att minska behovet av pappersdokument, portooch manuellt arbete kan du som företagare spara på administrativa kostnader och minska driftskostnader.
- Mindre risk för fel i fakturor, ordrar och orderbekräftelser
- Mindre administrativt arbete
- Lättare att göra felsökningar
- Kunder och leverantörer får fakturor och verifikationer i det format de önskar
- Färre transporter vilket är både kostnadseffektivt och miljövänligt
- Minskning av pappersförbrukning
Hur kommer man igång med EDI-fakturering?
Det som behövs är ett faktureringsprogram som kan skapa E-fakturor, en mottagare som kan ta emot och en mellanhand som förmedlar de elektroniska fakturorna. I dag finns det ett flertal redovisningssystem som erbjuder tilläggsprogram som möjliggör att skicka E-faktura. Vi hjälper till med detta så du kan komma igång, kontakta oss gärna om du undrar något.
Standarden PEPPOL
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) en elektronisk adress som man använder för att identifiera företaget. PEPPOL är ett standardiserat sätt att utbyta elektroniska dokument inom och över EUs gränser på ett säkert sätt. PEPPOL-standarden förenklar e-handeln och e-upphandling inom landet och över landsgränser. Det är lätt att ansluta sig och nya affärspartners och minskar även nekade fakturor och höga kostnader. Så fungerar PEPPOL.
GLN nummer
För att identifiera exakt leveransplats, fakturaadress, arbetsställe, filial och även funktioner eller roller kan man använda sig av GLN (Global Location Number, eller lokaliseringsnummer). GLN är en unik internationell identifierare för ett företag eller avdelningen elektronisk adress, en sifferkod som identifierar en verksamhet. Större företag kan köpa unika GLN för att särskilja sina olika avdelningar.
För att ta emot e-fakturor behöver du oftast inte ha ett GLN nummer, utan då räcker det med organisationsnummer. Undersök hur det fungerar med det system du använder.
Beställarreferens krävs på EDI-fakturor, det anges i kod, som visar vem i verksamheten som har beställt. Det finns ingen standard för det, verksamheten själv sätter standarden.
Skulle du behöva ett GLN nummer kan du läsa mer om hur man skapar och köper ett sådant på Gs1's webbplats.
VAN-leverantör/operatör
Förkortningen VAN står för Value Added Network och VAN-leverantören/operatören är det företag som erbjuder tjänster för att förmedla E-fakturan. Meningen med denna tjänst är att den som skickar fakturan ska kunna använda ett format, som passar sitt affärssystem, sedan ser VAN operatören till att den faktura som skickas konverteras till mottagarens format.
Utöver att hjälpa dig med att sätta upp EDI lösningar kan Accountor också hjälpa till med allt inom redovisning, som leverantörsreskontra, Bokföring och rapportering.
