Accountors uppförandekod

VARFÖR ÄR DET VIKTIGT ATT HA EN UPPFÖRANDEKOD?

Vi vill agera på ett trovärdigt, ansvarsfullt och etiskt sätt mot våra kunder, partners, medarbetare, chefer och andra intressenter. Accountors uppförandekod beskriver de allmänna principer och riktlinjer som alla våra anställda, chefer och partners måste följa och är en viktig del i vårt riskhanteringsarbete.

Accountors uppförandekod har godkänts av Accountors ledningsgrupp och är bindande för alla våra verksamheter i alla länder.

ACCOUNTORS VÄRDERINGAR

• Respekt
• Tillit
• Mod
• Framtid

Vi respekterar andra, vi skapar förtroende mellan våra kunder och oss själva och vi har mod att kliva över gränserna för vår trygghetszon för att skapa en bättre framtid för våra kunder och oss själva.

Vi är alltid ärliga. Vi ljuger inte. Vi har en medmänsklig ton och följer våra värderingar i hela vår verksamhet. Vi respekterar alla människor.

Vi är en organisation som leds och agerar på ett etiskt sätt. Vi är ett framtidsinriktat företag som strävar efter att förbättra samhället.

ÅTGÄRDER MOT MUTOR, KORRUPTION OCH PENNINGTVÄTT

Accountor förväntar sig att våra anställda, chefer och alla våra partners som agerar åt Accountor uppträder enligt höga etiska standarder.

Accountor har strikta policyer när det gäller att agera mot mutor och korruption, inklusive att följa EU:s direktiv om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Vi följer instruktionerna om kundkännedom enligt penningtvättslagen och följer instruktionerna om fortlöpande övervakning för att förhindra penningtvätt. Varje chef, anställd eller annan partner som arbetar för Accountor måste följa de regler som anges i den här koden.

1) Vad är mutor?
Mutor är att erbjuda eller ta emot gåvor, lån, betalningar, belöningar eller andra förmåner till eller från någon person i syfte att uppmuntra till något som är oärligt, olagligt eller utgör trolöshet mot huvudman i samband med Accountors verksamhet.

2) Vad är korruption?
Korruption är missbruk av anförtrodda behörigheter för privat vinning.

De exempel som ges i det här policydokumentet är inte heltäckande, utan beskriver regler och processer som måste följas.

Alla som arbetar för eller åt Accountor måste hela tiden agera i enlighet med följande bestämmelser:

• Uppträda hederligt, vara pålitlig och föregå med gott exempel.
• Använda Accountors resurser för Accountors bästa och inte missbruka dem.
• Tydligt skilja mellan Accountors intressen och egna för att undvika intressekonflikter. Om det uppstår intressekonflikter måste dessa omedelbart rapporteras till din närmaste chef.
• Rapportera konfidentiellt alla incidenter, risker och frågor som bryter mot innehållet detta dokument. Frågorna hanteras anonymt och ett skriftligt svar utfärdas.
• Du får inte erbjuda, lova, begära, ta emot eller komma överens om mutor för att skaffa affärsfördelar, ta hem en affär eller behålla en affär.
• Under inga omständigheter får en medarbetare ta emot en gåva eller representation från kunder, entreprenörer, leverantörer eller annan tredje part där värdet överstiger den vid tid gällande skattelagstiftningen. I samtliga situationer måste givaren eller mottagaren överväga varför gåvan ges, och om syftet är oklart måste gåvan eller representationen avböjas oavsett värde.  
  • Gåvor är presenter som blommor, värdekuponger, mat och dryck. Biljetter till evenemang och resor som du får som enskild person är också gåvor om de inte används i samband med representation.
  • Representation omfattar inbjudan till anordnade måltider och evenemang i affärssyfte.

Genom att följa detta policydokument strävar vi efter att säkerställa att Accountor inte vid någon tidpunkt medvetet bryter mot någon relevant lagstiftning mot mutor och korruption.

ANSTÄLLNING

På Accountor arbetar vi för hälsa och säkerhet för alla våra anställda och för att skapa en bra arbetsmiljö. I våra personalaktiviteter följer vi gällande lagar och bestämmelser för anställning och arbete.

Våra anställda är kärnan i vår verksamhet. En av våra värderingar är respekt, och vi kräver att alla våra medarbetare, chefer och partners behandlar varandra med respekt. Accountor ska vara en trygg och jämlik arbetsplats. Vi arbetar enligt principerna för likabehandling och att ingen ska diskrimineras. Vi accepterar inga former av trakasserier. Vi erbjuder alla oavsett ålder, kön eller andra personliga egenskaper möjlighet att utvecklas professionellt och främja sin karriär. Därför strävar vi efter att alla våra anställda deltar i kurser och utbildningar, där vi säkerställer att våra anställda utvecklar sina färdigheter och yrkeskunskaper så att vi kan tillhandahålla ännu bättre tjänster till våra kunder.

Vårt ledarskap bygger på öppenhet, integritet, mod och förtroende. Vi eftersträvar ett rättvist och jämlikt ledarskap. Ingen bör behandlas på ett ojämlikt sätt. Vi förväntar oss att alla våra chefer på alla nivåer följer dessa principer. Om vi upptäcker eller misstänker brister i ledarskapet skall vi omedelbart vidta lämpliga åtgärder.

Vi arbetar för våra anställdas välmående. Vi strävar efter en god arbetsmiljö och tillhandahåller förmåner som ökar välbefinnandet på arbetet.

Vi accepterar inte barnarbete eller någon annan typ av felaktig behandling av människor. Vi ger konkurrenskraftiga löner och förmåner.

INTEGRITET

Accountor respekterar alla aspekter av den personliga integriteten. Accountor samlar in, använder, förvarar och behandlar personlig information och kundinformation på ett ansvarsfullt, lagligt och omsorgsfullt sätt.

Integriteten för våra kunder och deras information samt integriteten för våra medarbetare är avgörande i alla våra aktiviteter. Vi följer alla lagar och bestämmelser som rör dataintegritet.

Vi agerar transparent med hur vi hanterar och behandlar personlig information för våra kunder, partners och personal. Vi har skapat en organisationsstruktur för frågor som rör dataintegritet, och har en dataintegritetsansvarig som ser till att alla våra affärsområden i samtliga länder uppfyller kraven på dataintegritet och att vi hela tiden utvecklas i dessa frågor.

Kostnaden för överträdelser av integriteten kan vara mycket hög, både när det gäller pengar och rykte. Överträdelser under hantering av personlig information kan orsaka irreparabel skada för enskilda om deras personliga information hamnar i felaktiga och kriminella händer.

Personlig information omfattar all information som kan identifiera en enskild person. Informationen kan omfatta kund- och HR-relaterad information som namn, kontaktinformation, löner o.s.v. Om du är osäker på om informationen är personlig eller inte ska du behandla den som personlig information.

Vi har skriftliga avtal med alla våra kunder och leverantörer. När vi måste tilldela personlig information till tredje part, gör vi det endast i enlighet med gällande lagar. I våra leverantörsavtal finns bestämmelser om behandling av personlig information. Därmed säkerställer vi att alla våra leverantörer uppfyller bestämmelserna kring personlig information, men vi vill också säkerställa att varje leverantör inser hur viktig frågan är och vilken vikt vi lägger vid att hålla all personlig information säker. I våra kundavtal har vi bestämmelser om behandling av personlig information och ansvarsområden för både oss själva och våra kunder. På så vis kan vi säkerställa att våra kunder vet hur och varför vi behandlar data som kunderna äger och under vilka förutsättningar detta sker.

Vår personal är utbildad i frågor som rör personlig integritet och ska enbart ha tillgång till och rätt att använda den personliga information som krävs för att utföra sitt arbete. Det måste finnas ett legitimt affärsändamål för all användning eller delning av denna information. Vi kräver sekretess och respekt för våra kunders information från alla våra medarbetare.

Varje anställd måste rapportera eventuella brott eller överträdelser rörande personlig information som upptäcks i enlighet med våra interna riktlinjer för meddelanden kring överträdelse av personliga data.

IMMATERIELLA RÄTTIGHETER OCH KONFIDENTIELL INFORMATION

Vi överträder inte någons rätt till immateriella rättigheter. Vi framställer inte immateriella rättigheter tillhörande tredje part som vår egen. Vi respekterar och skyddar immateriella rättigheter som tillhör andra lika noga som vår egen.

Vi säkerställer att våra anställda är medvetna om att de inte får använda eller framställa idéer eller någon information från tredje part som sina egna om inte tillåtelse är avtalat mellan ägaren och Accountor. Ingen anställd eller chef kan utfärda en licens eller tillåta användning av några immateriella rättigheter eller konfidentiell information som tillhör tredje part utan korrekt och laglig rätt.

Accountor respekterar våra kunders konfidentiella information. Vi har goda rutiner och processer när det gäller konfidentiell information. Vi skyddar både vår egen och våra kunders konfidentiella information och affärshemligheter från obehörigt avslöjande och felaktig användning, och vi delar inte dessa med tredje part annat än enligt godkända bestämmelser som styr avslöjande och användning. Vi respekterar och skyddar konfidentiell information som tillhör andra lika noga som vår egen.

MÄNSKLIGA RÄTTIGHETER, VÄRDIGHET OCH RESPEKT

Accountor respekterar mänskliga rättigheter och arbetar enligt FN:s allmänna förklaring om mänskliga rättigheter samt Global Compact (internationella principer kring mänskliga rättigheter, arbetsrättsliga frågor, samt frågor gällande miljö och korruption riktade till företag). Vi förväntar oss också att våra leverantörer och affärspartners delar dessa värderingar.

Vi vill vara den bästa möjliga partnern för våra kunder och hjälpa dem att lyckas bättre i sin verksamhet. Ett av nyckelelementen för utmärkta tjänster är den respekt vi har för varandra. Vi kränker inte varandras värdighet. Åsikter kan variera, men alla ska behandlas med värdighet och respekt, oavsett åsikter, status eller andra personliga faktorer.

Vi respekterar alla personer och åsikter i vår egen organisation samt hos våra kunder, partners och annan tredje part. En av våra värderingar är respekt som vi tar på fullaste allvar. Vi har intresse för våra kunder och eftersträvar regelbunden återkoppling för att hela tiden lära oss hur vi kan bli en bättre partner och hur vi kan skapa ännu större förtroende mellan kunden och oss själva.

MILJÖ

Accountor arbetar för att skydda miljön. Vi följer tillämpliga bestämmelser och riktlinjer för miljön. Vi förväntar oss att våra chefer, medarbetare, leverantörer och andra affärspartners följer samma principer när det gäller att skydda miljön.

Accountor ligger i täten när det gäller digitalisering av ekonomi- och lönehantering. Vi vill minska miljöpåverkan genom att skapa en papperslös miljö för hantering av ekonomi- och lön hos våra kunder och inom Accountor. Vi hjälper även våra kunder att minska sina miljöavtryck genom att tillhandahålla digital teknik. Vi stöttar vår personal med åtgärder som gör det möjligt för dem att agera miljövänligt genom att minska användningen av papper. Vi vill att alla ska vara medvetna om vilken miljöpåverkan olika arbetssätt och ageranden har och hur var och en av oss kan hjälpa till att skydda miljön.

Vi strävar efter att utveckla nya tekniska lösningar som minskar elförbrukningen. Vi vill skapa tydliga och tillförlitliga processer som minskar riskerna för misstag och som därigenom minskar mängden av databehandling, som förbrukar mycket energi.

Vi tillhandahåller tjänster som är oberoende av tid och plats. Därmed minskar vi behovet av transporter, resor och posttjänster. Vi undviker onödiga resor och föredrar att anordna virtuella möten.

Vi efterfrågar samma sak av våra leverantörer och partners. Vi uppmuntrar dem dessutom att delta i digitaliseringen. Genom digitalisering förbättrar vi också vår kvalitet och kan arbeta både snabbare och mer effektivt.

ALLA ÄR ANSVARIGA FÖR ATT VÅR UPPFÖRANDEKOD SKA FÖLJAS

Var och en av våra anställda är ansvariga för att de principer och standards som anges i denna uppförandekod ska följas. På samma sätt förväntar vi oss att våra leverantörer och partners ska åta sig att följa motsvarande standarder. Varje person i Accountorkoncernen ska läsa, förstå och följa de riktlinjer som anges i det här dokumentet. Alla måste undvika arbetssätt som kan leda till en situation där uppförandekoden inte följs. Överträdelse av uppförandekoden kan leda till disciplinära åtgärder och till och med att anställningsförhållandet omprövas.

Chefer spelar en särskilt viktig roll när det gäller att införa principerna i uppförandekoden. Varje chef är ansvarig för att deras team känner till denna uppförandekod och förstår dess syfte och mening. För chefer och ledare innebär detta också att de måste tänka på sin verksamhet och sina aktiviteter och försöka förutse eventuella brister i efterlevnaden av denna policy. Chefer måste alltid rapportera incidenter eller risker till sina överordnade. Chefer är också ansvariga för att medarbetarna i sitt team känner sig bekväma med att ta upp frågor och rikta uppmärksamheten mot möjliga risker. Chefer måste delta aktivt i efterlevnadsprocessen och följa Accountors bestämmelser.

Efterlevnaden av uppförandekoden är avgörande för Accountors rykte, och därför måste eventuella incidenter och risker hanteras på lämpligt vis för att minimera eller helt undvika konsekvensen av en skada.

RAPPORTERING AV ÖVERTRÄDELSE OCH VISSELBLÅSARFUNKTION

Alla är skyldiga att ta upp frågor omedelbart om de upptäcker en möjlig överträdelse av uppförandekoden. vilket måste rapporteras skyndsamt. Vid anmälan om möjliga överträdelser av Accountor-koncernens uppförandekod uppmanar vi att primär ta kontakt tas med närmaste chef, enhetschef, HR, annan utsedd kontakt för specifika sakområden eller Accountor-koncernens etikkommitté. Ifall du skulle uppleva att dessa kanaler inte kan användas för anmälan, kan anmälan göras anonymt via visselblåsarfunktionen inom ramen för gällande lagstiftning.

Anmälan om möjliga missbruk eller överträdelser kräver inte bevis utan enbart en misstanke räcker. Anmälningarna måste dock göras i god tro. Det är strängt förbjudet att avsiktligt göra grundlösa och skadliga anmälningar. Alla anmälningar behandlas seriöst och konfidentiellt samt utreds omsorgsfullt oberoende av hur anmälan är gjord.

Alla olämpligheter och hämndåtgärder gentemot anmälaren är förbjudna. Sådana åtgärder tolkas som en överträdelse av denna policy och gällande lagstiftning.