10 tips som du själv kan göra för en mer digital redovisning och löneadministration
Digital redovisning - Accountor är en digital redovisningsbyrå, kontakta oss om du vill veta mer och läs mer om våra digitala redovisningstjänster. Fler och fler upptäcker och undersöker möjligheten att arbeta mer digitalt. Det utlovas tidseffektivisering, bättre miljötänk och smidigare processer. Men det kan vara svårt att veta vilket system du ska välja och vilka funktioner som finns – och framförallt vad som passar just ditt företag. Här presenteras tio smarta funktioner inom digital redovisning och lönehantering som kanske kan hjälpa dig bena ut vad du behöver.
1. 100% digital kvitto- och utläggsredovisning
En tydlig favorit bland de många funktionerna med en mer digital redovisning är ett digitalt kvittoverktyg. Med denna lösning fotar de anställda sina utlägg och sköter all rapportering själva via en app i mobilen eller datorn. Olika valutor, inga problem, verktyget ser även till att automatiskt omvandla valutor vid köp en anställd gjort utomlands.
De kan slippa skriva ut onödiga papper och häfta fast sina fysiska kvitton. Underlagen finns i sparade digitalt. En digital lösning sparar alltså inte bara otroligt mycket tid och energi för medarbetarna – utan gynnar även miljön! Exempelvis har vi Accountor Expense.
2. Automatisera tidregistreringen
Använd ett försystem för tidrapportering till lönesystemet. Du sparar inte bara tid med ett bra försystem, som kan integreras med ditt lönesystem, utan du minskar även risken för manuella inmatningsfel. Försystem kan ofta, med olika tillägg, även hantera reseräkningar, schemaläggning och rapporthantering. Försystemet kan anpassas så att alla rutiner är i linje med gällande lagar och kollektivavtal.
3. Använd Kivra för dina lönebesked och digitala kvitton
GDPR har gjort att mejl inte längre är ett alternativ för lönebesked. Men istället för att skicka hem lönespecifikationer till dina anställda per post kan du enkelt byta till att leverera lönebeskeden digitalt via Kivra. Kivra har snabbt blivit en standard för säker hantering av lönebesked. Från och med i år kan du även ställa om från papperskvitton och erbjuda dina kunder digitala kvitton via Kivra.
4. Se över integrationer mellan de system du använder
Det kan finnas effektiviseringsmöjligheter i sättet du arbetar på, då de system som du använder ofta kan skicka information mellan varandra. De kan integreras med ditt befintliga ekonomi- eller affärssystem. På så sätt kan information automatiskt föras över mellan systemen, utan manuell handpåläggning. Även här en tidsbesparing och minskad risk för manuella fel.
5. Slipp den manuella hanteringen av leverantörsfakturor
Använd en scanning tjänst för dina leverantörsfakturor. Föreställ dig att istället för att hantera fakturor manuellt får du dem skickade till dig digitalt. Om någon annan konterar är det enda du behöver göra att granska dem och attestera. Vilken lycka! Detta gör du enkelt genom att digitalisera hanteringen av dina fakturor. Funktionen hjälper dig spara tid och se till att processen för dina fakturor blir säkrare.
6. Fakturahanteringssystem
Har du många fakturor så kan du effektivisera ditt arbete genom att skaffa ett fakturahanteringssystem. Ett system där du kan hantera och attestera alla leverantörsfakturor digitalt. Fakturahantering avser hela processen från mottagandet av fakturan, kontering, attestering till dess att fakturan bokats i affärssystemet. Redo för betalning. Med avancerade program kan nästan hela processen skötas automatiskt.
7. Använd e-faktura till kunder
Genom att använda dig av e-faktura, en faktura som behandlas helt elektroniskt och automatiskt av mottagaren, kan du effektivisera din fakturering. Då inga pappersfakturor skickas är det även vänligare mot miljön. Fråga din leverantör av ekonomisystem om de har stöd för fakturering i PEPPOL.
8. Registrera dig för e-faktura hos dina leverantörer
Du får ökad kontroll på hanteringen av dina leverantörsfakturor. Du sparar tid då ditt system tar emot fakturorna och ingen manuell registrering krävs. E-faktura enligt PEPPOL är ett långsiktigt format i den digitala världen.
9. Lämna in digital årsredovisning
Se till så din årsredovisning är i XBRL-format, då kan du undvika onödigt printande, utan signera och lämna in den digitalt. XBRL står för "eXtensible Business Reporting Language", och är ett standardformat för finansiell rapportering mellan olika datorsystem Det är fortfarande frivilligt med digital inlämning av årsredovisningen. Men ett långsiktigt mål för Bolagsverket och regeringens är att alla årsredovisningar ska vara digitala.
10. Satsa på bra Informationsstruktur och tydliga processer
En lyckad digitalisering kräver en bra informationsstruktur och bra, tydliga samt väldokumenterade processer som stödjer verksamheten. Genom att sätta väldigt tydliga processer ökar du effektiviteten. Utan struktur och regler förblir informationen lika ostrukturerad som den var utan digitalisering. Och då är digitalisering eller robotisering inte möjlig. De digitala verktygen ska bara stödja och helst automatisera hela eller stora delar av dessa processer.
Har du inte resurser att själv ta vara på de föreslagna funktionerna inom digital redovisning och lönehantering, så finns det hjälp att få. Kontakta oss gärna om du har frågor.
