Wat is debiteurenbeheer?
In dit artikel geven we antwoord op de vraag: Wat is debiteurenbeheer? Debiteurenbeheer is een essentiële taak voor iedere ondernemer en omvat meer dan het versturen van facturen, herinneringen en het eventueel inschakelen van incassobureaus. Hoe zorgt u ervoor dat uw klant met die mooie deal uiteindelijk ook aan zijn verplichtingen voldoet. Dat klinkt eenvoudig maar toch zijn er wel wat zaken waar u rekening mee kunt houden.
Betalingstermijn
Voor veel ondernemingen begint debiteurenbeheer bij het leveren van diensten of producten en het verzenden van een factuur. Maar is dat eigenlijk wel zo? Debiteurenbeheer begint eigenlijk al wat eerder, namelijk bij het checken van de kredietwaardigheid, de betaalhistorie en het track record van de klant. Op basis daarvan kunt u bepalen of u de klant op rekening levert of een andere betalingsmethode voorstelt.
Met heldere afspraken over de betalingsvoorwaarden bepaalt u de ‘regels’ voor het verdere traject. Wordt er na afloop gefactureerd of vooraf, mag de debiteur in termijnen betalen of in een keer en hoeveel tijd heeft uw klant om te betalen? Het is aan te raden om hier afspraken over te maken en deze vast te leggen in de overeenkomst en tevens te verwijzen naar de algemene voorwaarden. De afspraken kunnen ook nog kort worden benoemd op de factuur.
Levert u aan consumenten dan bestaat er geen wettelijke betalingstermijn. Voorwaarde is wel dat het een redelijke termijn betreft. U mag als ondernemer de betalingstermijn voor consumenten dus zelf bepalen. Betalingsverkeer tussen bedrijven is anders geregeld. De regels:
• facturen moeten binnen 60 dagen betaald worden, tenzij anders (contractueel) is vastgelegd
• een betalingstermijn langer dan 60 dagen mag alleen als u aan kan tonen dat er geen nadelen aan zitten voor beide partijen
• is er niets afgesproken dan geldt een betalingstermijn van 30 dagen
• grote ondernemingen moeten binnen 60 dagen betalen aan mkb’ers en zelfstandige ondernemers
Facturen versturen
Na de levering van uw product of dienst verstuurt u zo snel mogelijk de factuur. U staat nu nog op het netvlies. Is uw klant tevreden dan zal hij over het algemeen ook eerder geneigd zijn om het factuurbedrag over te maken. Om betalingen sneller te laten verlopen kunt u een elektronische factuur versturen. De Belastingdienst geeft echter wel aan dat uw klant akkoord moet gaan met deze vorm van factureren. Daarnaast kunt u het klanten makkelijk maken met betalingsmogelijkheden als iDEAL.
Te laat of niet betalende klanten
Hoe goed u de afspraken ook vastlegt en allerlei betalingsmogelijkheden faciliteert, u kunt te maken krijgen met klanten die laat of niet betalen. Vervelend voor uw cashflow maar ook voor de relatie met de klant. Goed debiteurenbeheer wordt dan ineens heel belangrijk. In dit artikel hebben we een aantal tips verzameld hoe u met persoonlijk contact controle houdt over uw debiteuren.
Herinnering, aanmaning en incassobureau
Sommige klanten vergeten te betalen zonder dat er kwade opzet in het spel is. Voor deze groep is vaak een betalingsherinnering voldoende. Als klanten na de herinnering niet overgaan tot betalen dan is het verstandig om eerst telefonisch contact op te nemen. Heeft dit geen effect, verstuur dan een aanmaning per (aangetekende) post. Een aanmaning heeft vaak een wat dwingender toon dan een herinnering. Een veel gemaakte fout is dat men whatsappberichten en e-mails stuurt en de formele ingebrekestelling vergeet. Dit kan problemen veroorzaken in het incassotraject. Geeft de afnemer geen gehoor aan de aanmaning, dan kunt u een incassobureau inschakelen.
