Hoe u medewerkers die thuiswerken leidt en motiveert
Vanwege Corona worden alle beroepsgroepen die thuis kunnen werken aangeraden om fulltime vanuit huis te werken. Dit zorgt voor veel onzekerheid en frustratie bij veel medewerkers.
Hoe kunt u als manager uw medewerkers het beste managen in deze tijd? We hebben advies gevraagd aan een expert in afstandsmanagement. In dit artikel delen we dat advies.
Onze medewerkers kunnen inspireren is belangrijker dan ooit als je ver uit elkaar zit en werkt.
Bij Accountor werken de meeste mensen in hun thuis en daarom hebben we Vigdis Austrheim uitgenodigd om ons wat advies te geven over hoe we onze medewerkers het beste op afstand kunnen leiden. Vigdis is expert in afstandsmanagement en heeft hiermee ervaring vanuit zowel nationaal als internationaal werk.
Hier zijn enkele belangrijke punten uit het advies dat we hebben gekregen over afstandsbeheer, waarvan u ook kunt leren:
Kijk naar je eigen gedrag als leider
Om uw medewerkers gemotiveerd te houden, moet u als leidinggevende naar uw eigen gedrag kijken. Het is absoluut noodzakelijk om meer van jezelf te geven als je op afstand leidt.
Let er op hoe u uw stem gebruikt in teamvergaderingen en telefoongesprekken. Het vereist meer enthousiasme in het gebruik van spraak om medewerkers te bereiken en te motiveren via digitale kanalen. Onthoud dat enthousiasme besmettelijk is!
Informatie delen tussen teams
Vergeet niet om te delen wat er tussen teams gebeurt, zodat medewerkers niet het gevoel hebben dat ze informatie mislopen. Als we allemaal thuiswerken, hebben we niet het gesprek bij het koffieautomaat, die in het dagelijks leven veel nuttige informatie opleveren. Daar moet je nu als manager voor zorgen, zodat alle medewerkers zich betrokken voelen bij het bedrijf en zich verbonden voelen met zowel de bedrijfsstrategieën als de ontwikkeling maar ook de collega's daartussenin.
Wees u bewust van uw waarden
Wees u bewust van hoe u de leiderschapsrol vervult en wees u bewust van welke waarden u wilt delen. Belangrijke waarden voor afstandsmanagement kunnen bijvoorbeeld zijn: vertrouwen, veiligheid, eerlijkheid, openheid. Gebruik hier gerust de waarden van uw bedrijf als basis. Vraag jezelf vaak af; leid ik en communiceer ik volgens deze waarden?
Zinvolle doelen
Wees duidelijk over doelen, mandaten en gewenst resultaat. Maak met het team afspraken over procedures om de doelen nu te bereiken en hoe elkaar op de hoogte kunnen worden gehouden van de voortgang.
Vraag de medewerker zelf om aan te geven hoe hij / zij voor voortgang wil zorgen en update u / de rest van het team. Laat ze met suggesties komen om de gewenste kwaliteit in ons werk te waarborgen. Accepteer verschillende procedures.
Onthoud dat het belangrijk is om uw medewerkers te erkennen.
Duidelijkheid in verwachtingen
Het is belangrijk om verwachtingen op elkaar af te stemmen.
Spreek duidelijke richtlijnen voor interactie af.
Definieer beschikbaarheid, reactietijd en welke kanalen worden gebruikt bij het werken in teams op verschillende locaties. Vraag hoe u in het team voor elkaar beschikbaar zult zijn: "Wat betekent beschikbaarheid voor u?"
Structuur: Creëer een goede structuur voor hoe u uw medewerkers gaat leiden.
Het werk moet voorspelbaarheid hebben en we moeten op de lange termijn denken. Herzie processen en pas het aan naar een «nieuw normaal».
Zet een structuur op voor:
- Teamvergaderingen
- 1: 1 bijeenkomsten
- Afspraken, introductie van nieuwe medewerkers, training
Camera aan tijdens Teamvergaderingen.
Dit is een heel specifieke tip voor Teams-vergaderingen: zorg ervoor dat er altijd een camera is ingeschakeld. Hierdoor is het makkelijker om te zien hoe het met de medewerkers gaat. Als je vergadert met de camera uit, gaat veel communicatie in gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal verloren. Het is belangrijk om zoveel mogelijk het een echte ontmoeting te laten lijken ook als is het via het scherm, dat doen we het beste door de gezichten van andere mensen te zien.
Onthoud ook hoe u uw stem moet gebruiken. Bij digitale vergaderingen is er meer toewijding nodig om erdoorheen te komen als u niet in dezelfde kamer zit.
Faciliteer sociale arena's bij Teams.
Hoe zit het met het inschakelen van medewerkers voor een digitale koffiekop bij Teams? Degenen die "informeel" willen ontmoeten en een praatje willen maken op Teams kunnen komen, degenen die geen tijd hebben, komen niet.
Een ander laagdrempelig evenement is om 15 minuten voor de vergadering begint, in te bellen. Degenen die dat willen, kunnen vroeg naar de Teams-vergadering komen en bijpraten met een kopje koffie voordat de vergadering begint.
Het is ook belangrijk om overwinningen te vieren - zowel klein als groot.
Dit kan ook op Teams! Kom langs voor een klein feestje bij Teams: iedereen neemt een kopje koffie en iets lekkers mee en vier samen wat jullie hebben bereikt.
Meerdere mensen gebruiken Home Delivery voor het ontbijt of een pizza en dan eet je samen via videoconferentie.
Het belangrijkste is dat je als leider bewust je rol vervult, en nadenkt over wat nu belangrijk is. En vergeet niet ervoor te zorgen dat je zelf een goede balans en energie hebt om nu te leiden, want het dagelijkse leven kan worden ervaren als veeleisend voor jou en de mensen om je heen.
Vigdis raadt je aan om al het bovenstaande advies samen te brengen in een raamwerk dat je eraan herinnert hoe je in het dagelijks leven goed afstandsbeheer moet uitoefenen. Als leider op afstand moet u zich erop concentreren dat u: bewust, inspirerend, helder en gestructureerd bent.
