Taloushallinnon palvelumme helpottaa Tuusulan Tenniskeskuksen arkea

Sähköinen taloushallintojärjestelmä helpottaa arkea ja yhteistyötä niin yrityksessä kuin tilitoimistossa. Näin kävi myös Tuusulan Tenniskeskukselle, joka sähköisti talousasiat rohkeasti.

Tuusulan Tenniskeskus perustettiin 1980. Tämän jälkeen keskuksesta on muutaman isomman laajennuksen myötä kasvanut monipuolinen kokonaisuus, jossa on kaikkiaan 12 kenttää. Tenniksen lisäksi pelata voi sulkapalloa, salibandya, squashia ja pingistä.

Timo Havulinna toimii Tuusulan Tenniskeskuksen toimitusjohtajana.
- Meillä käy joka ilta noin nelisensataa pelaajaa, eli kentät ovat kovassa käytössä, Havulinna sanoo.

Tenniskeskuksen historian alusta alkaen on sen tilitoimistona ollut Accountor-konserni ja sen edeltäjät.
- Olemme aina teettäneet kirjanpidon ammattilaisilla. Vain tietyt asiat kuten tuntilaskutus on tehty itse, samoin ostolaskut silloin kun ne tulivat vielä kirjepostina, Havulinna sanoo.

Tuusulan Tenniskeskus sähköisti taloushallintonsa 2012, jolloin käyttöön otettiin Accountor Online -palvelu ja Procountor-ohjelmisto. Askel oli helppo ottaa.

- Oman ammattitaustani vuoksi tietotekniikka on tuttua, joten mielelläni siirsin kaiken tehtäväksi sähköisesti. Se on niin paljon helpompaa kuin syöttää tietoja käsin mappikasojen keskellä, Havulinna avaa.
- Tämä pätee koko liiketoimintaamme. Tenniskeskuksella on nyt selainpohjainen varausjärjestelmä, joka ohjaa varausten mukaan myös kenttien valaistukset ja ovien lukitukset. Pelitunnit voi maksaa verkossa varausten yhteydessä.

- Varausjärjestelmän ja Procountorin väliin on rakennettu erillinen rajapinta, jolloin laskutustiedot siirtyvät palvelussa automaattisesti ja meidän tarvitsee vain käydä hyväksymässä laskut. Ennen tulostimme varauslistat joista tiedot laskuille vietiin käsin, Havulinna kertoo.
-  Myös ostolaskuja vastaanotamme sähköisesti. On suuri apu ja helpotus, kun ostolaskut tulevat suoraan järjestelmään: vain muutamalla klikkauksella saa ne maksuun.

Selaimen yli ja myös mobiililaitteilla toimiva Accountor Online -palvelu saa Havulinnalta paljon kiitosta. Aiemmin taloushallinnon rutiinit olivat toimistolle sidottuja, mutta nyt tarkastukset ja hyväksynnät hoituvat missä vain, milloin vain.

Tuusulan Tenniskeskuksen kirjanpitäjä Carita Rikkonen Accountorin Järvenpään toimistolta näkee jatkuvasti samat tiedot kuin Havulinna.
- Meillä on sama reaaliaikainen näkymä ohjelmistoon. Asiakas tarkistaa tiedot ja ne tulevat sitten kirjanpitoon.  Kaikki tarvittavat tiedot ovat ajan tasalla, eikä mikään pääse hukkumaan, Rikkonen kertoo.

Yhteistyö kirjanpitäjän ja asiakkaan välillä soljuu erinomaisesti.
- Yhteistyömme Accountorin kanssa on hoidettu hienosti. Kyllä meistä on pidetty huolta. Esimerkiksi Caritan aloittaessa tavattiin ja hän on käynyt myös meillä tutustumassa toimintaan. On tärkeää että kirjanpitäjä ymmärtää mitä täällä tehdään, ja näkee toimintaympäristön, Havulinna kertoo.

Reaaliaikainen näkymä kirjanpitoon helpottaa yrityksen liiketoiminnan suunnittelua ja johtamista.
- Näkee heti missä mennään ja pitkälle eteenpäin. Enää ei tarvitse katsoa vain pankkitilin saldoa, kun joka kuukausi on käytössä tuloslaskelma käytännössä täysin oikeilla luvuilla. Se helpottaa myös omaa tekemistä, kun myyntivertailut ja muut raportit saa ulos hetkessä, Havulinna sanoo.

Accountorilla Tuusulan Tenniskeskuksesta vastaava Asiakkuuspäällikkö Jukka Miiluvaara tuntee sähköisen taloushallinnon edut hyvin.
- Liiketoimintaympäristöt sähköistyvät koko ajan, ja muutos on väistämätön. Kuten Tenniskeskuksellakin, saa yrittäjä huomata miten paljon arjen tekeminen helpottuu ja nopeutuu sähköisten järjestelmien myötä. Yrityksen koolla ei tässä kohtaa ole merkitystä, hyöty on sama kaikille, Miiluvaara sanoo.

Askel sähköiseen järjestelmään voi tuntua isolta. Sen voi tehdä myös asteittain.
- Siirtymisen voi tehdä osa-alue kerrallaan. Koulutamme ratkaisujen käyttöön ja tarjoamme jatkuvaa tukea johon lukeutuu myös oma kirjanpitäjä. Asiakas on meille aina keskiössä ja mietimme parhaan palveluratkaisun, joka oikeasti auttaa asiakastamme liiketoiminnassa. Vain asennetta ja rohkeutta asiakkailtamme uuteen sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä tarvitaan, Miiluvaara muistuttaa. 

Havulinna on myös todennut arkensa helpottuneen paljon:
- Alussa oli toki paljon selvitettävää niin meillä kuin Accountorillakin. Käytön oppii kuitenkin nopeasti ja kysymysten kanssa kirjanpitäjä osaa auttaa.
- Sähköinen järjestelmä on joustava ja parantaa oman työn hallintaa. Elämää helpottaa kun näiden hoitaminen ei ole kiinni tietystä paikasta ja ajasta, ja kaikki pysyy tallessa, Havulinna hymyilee.

Myös kirjanpidon ammattilaisille taloushallinnon sähköistyminen merkitsee uuden oppimista. Miiluvaara muistuttaa, että yhdessä ammattilaistemme kanssa Accountorilla mietitään sopivat sähköiset ohjelmistot ja palvelut asiakkaille.

- Välineistö ja ohjelmistot kehittyvät, mutta edelleen tarvitaan ammattilaisia, jotka voivat tarjota laadukasta asiantuntemusta ja palvelua monenlaisiin tilanteisiin. Asiakas ja hänen tyytyväisyytensä on meille ykkösasia. Palveluiden lisäksi tarjoamme luotettavat järjestelmät joita kehitetään jatkuvasti ja juuri asiakkaittemme tarpeisiin sopiviksi, Miiluvaara toteaa.

Carita Rikkonen kannustaa sähköiseen kirjanpitoon niin asiakkaita kuin kollegoita.

- Omalta osaltani voin suositella kaikille. Totta kai alkuun sitä on hieman ihmeissään, mutta pitää vain aloittaa puhtaalta pöydältä. Sähköinen järjestelmä nopeuttaa mutta kone ei osaa huomioida ja laskea kaikkia. Kirjanpito-osaamista siis varmasti tarvitaan jatkossakin, Rikkonen sanoo.
- Tuusulan Tenniskeskuksen kanssa yhteistyö pelaa hyvin. Mukava nähdä kun yrittäjällä on avoin ja rohkea asenne järjestelmän käyttöön ja työt sujuu. Teemme aidosti yhdessä, ja sähköinen taloushallintajärjestelmä on siinä tehokas jaettu työväline, Rikkonen päättää.