HR- ja palkkahallinnon kokonaisratkaisu tehostaa Tapiolan Lämmön arkirutiineja
Vuoden 2022 lopulla Tapiolan Lämpö päätti ulkoistaa koko konsernin palkkahallinnon Accountorille. Kun yrityksen sisäinen palkanlaskija oli eläköitymässä, palkkapalveluiden ulkoistaminen todettiin tehokkaimmaksi ratkaisuksi sekä kustannusten että toimintojen jouhevuuden kannalta. Samalla käyttöön otettiin myös näppärä HR Flex -ohjelmisto palveluna.
“Meille oli hyvin selkeää, että ainoa järkevä ratkaisu on ulkoistaa palkkahallinto. Sähköinen prosessi vähentää virheitä ja manuaalista työtä. Samalla saimme modernisoitua vanhoja periaatteita ja yhdenmukaistimme konsernin palkka- ja HR-toiminnot”, Tapiolan Lämmön henkilöstö- ja viestintäjohtaja Carola Nores-Joukama kertoo.
Ohjelmiston käyttöönotto sujui “kuin Strömsössä”
Tapiolan Lämpö -konsernissa siirryttiin käyttämään Mepco-järjestelmää ja palkkahallinto ulkoistettiin kokonaan Accountorille. Käyttöön otettiin myös skaalautuva HR Flex -ohjelmistopalvelu, jonka avulla palkka- ja HR-tietoja voidaan käsitellä työsuhteen koko elinkaaren ajan ketterästi samassa ohjelmistossa.
Palvelun myötä Accountorin palvelutiimi on aina Tapiolan Lämmön käytettävissä. Lisäksi palvelukokonaisuuteen kuuluvat mallipohjat esimerkiksi työsopimuksiin, perehdytyksiin ja kehityskeskusteluihin.
Yhteistyön käynnistyminen, tarvittavien integraatioiden toteuttaminen, dokumentointi, raportointi ja riskienhallinta muodostivat pitkäkestoisen projektin, joka eteni konseptoidusti työpajojen ja seurantapalavereiden rytmittämänä. Kokeneen käyttöönottotiimin avulla ohjelmisto saatiin otettua jouhevasti käyttöön koko konsernissa ja projekti eteni aikataulussa maaliin.
"En ole koskaan ennen ollut mukana näin hyvin johdetussa IT-projektissa. Käyttöönotto sujui meidän näkökulmastamme erittäin hyvin, “kuin Strömsössä”. Kaiken avain oli hyvä johtaminen. Projektipäällikkö piti kaikki langat käsissään ja kantoi kokonaisvastuun. Meidän tarvitsi vain tuottaa sovitut asiat ja tulla paikalle seurantapalavereihin”, Nores-Joukama kuvailee.
Koko Accountorin tiimi, käyttöönotosta asiakkuuden hoitoon, saa Nores-Joukamalta kiitosta.
“Henkilökemiat ovat tärkeä tekijä oikean kumppanin löytämisessä. Pääpalkanlaskijamme oli meille entuudestaan tuttu ja olimme tosi tyytyväisiä, että saimme hänet osaksi tiimiämme.”
“Accountorin asiakkuudenhoitomalli on todella toimiva. Poikkeamia ja haasteita käydään säännöllisesti yhdessä läpi. Arvostan sitä, että prosesseja ja järjestelmää kehitetään koko ajan.”
Ulkoistettu palkkahallinto tehostaa toimintaa ja vähentää virheitä
Palkkahallinnon ulkoistamisen ja modernin ohjelmiston myötä prosessit toimivat aiempaa tehokkaammin ja toimintojen varmuus on parantunut.
Nimetyn palkanlaskijan sairastuessa apua on aina tarjolla ja käytössä on tarvittaessa myös koko Accountorin erikoisosaajien ammattitaito. Aiemmin tuuraajan järjestäminen oli Tapiolan Lämmön palkanlaskennassa haastavaa – oma palkanlaskija ei esimerkiksi voinut lomailla pidempiä aikoja lainkaan.
HR:n ja palkanlaskennan kokonaisuus on sujuvoittanut yrityksen prosesseja vauhdikkaasti. Aiemmin palkanlaskentaan sisältyi paljon manuaalista työtä, minkä vuoksi inhimillisiä virheitä sattui ajoittain.
“Virheiden määrä palkanlaskennassa on laskenut aivan minimiin. Palkanlaskennan laatu ja oikeellisuus on kasvanut huomattavasti”, Nores-Joukama summaa.
Myös henkilöstöhallinnon päivittäinen työkuorma on helpottunut, kun manuaalista työtä ja sähköpostien lähettelyä tarvitsee tehdä aiempaa vähemmän. Selkeä järjestelmä ja automaatiot helpottavat esihenkilön työtä. Alkuvaiheessa HR-järjestelmän käyttö on vaatinut jonkin verran henkilöstön opastusta, jotta ohjelmistosta saadaan parhaat hyödyt irti. Apuna on ollut Accountorin HR Flex-palvelutiimi, joka vastaa asiakkaan yhteyshenkilön pulmiin, kysymyksiin ja tarpeisiin ripeästi.
Reagoinnin nopeus ja ratkaisukeskeinen asenne – Näistä on toimiva kumppanuus tehty
“Voin luottaa 100 % siihen, että palkat tulevat oikea-aikaisina ja tarkasti maksuun. Reagointinopeus on todella hyvä – ja jos pyydän jotakin, tiedän aina, että asia kyllä hoidetaan mahdollisimman ripeästi”, Nores-Joukama toteaa.
Ison talon vakaat käytännöt, ratkaisukeskeisyys ja asiantuntijoiden kattava osaaminen ovat tekijöitä, joiden vuoksi Nores-Joukama suosittelee Accountoria kumppaniksi ulkoistettua palkka- ja henkilöstöhallinnon kokonaisuutta etsiville yrityksille.
“Arvostan myös sitä, miten Accountorilla isona toimijana on tarkat tietosuojakäytännöt, eikä meidän tarvitse huolehtia siitä menevätkö asiat suositusten ja vaatimusten mukaisesti.”
Tapiolan Lämpö Oy tarjoaa kiinteistöhuollon ja isännöinnin palveluita pääkaupunkiseudulla kiinteistöille ja asunto-osakeyhtiöille. Konserniin kuuluu Tapiolan Lämpö Oy:n lisäksi kaksi tytäryhtiötä: Olarin Huolto Oy ja Kiinteistöhuolto MAK Oy. Yhteensä konsernissa työskentelee noin 400 kiinteistöhuollon, isännöinnin ja hallinnon asiantuntijaa.
