Tilitoimiston valinta – Minimoi riskit kirjanpitäjän valinnassa

Asiansa osaava tilitoimisto on kullanarvoinen kumppani, joka mahdollistaa yrityksen menestyksen. Kun tilitoimisto kykenee tarjoamaan päätöksenteon tueksi taloudellista tietoa ja näkemystä, sinä voit keskittyä täysillä yrityksesi liiketoiminnan pyörittämiseen.

Sopivan toimiston valintaan kannattaa nähdä hieman vaivaa. Oikea kumppani voi toimia talouden neuvonantajanasi jopa vuosikymmeniä ja tarjota yrityksellesi paljon muutakin kuin pelkkiä kirjanpitopalveluita.

Kokematon, toimialasi huonosti tunteva tai palvelutarjonnaltaan suppea tilitoimisto voi pahimmillaan hidastaa yrityksesi taloudellista kehitystä, lisätä turhia kuluja tai synnyttää taloudellisia riskejä.

1. Saatko tilitoimistosta tukea muuhunkin kuin lakisääteiseen kirjanpitoon?

Tilitoimisto kannattaa alusta alkaen mieltää auttavaksi kädeksi, jonka puoleen voit aina tarvittaessa kääntyä ja joka tarjoaa neuvoja myös silloin, kun et niitä välttämättä itse osaa kysyä.

Hyvä kirjanpitäjä auttaa sinua ymmärtämään, tulkitsemaan ja tekemään päätöksiä reaaliaikaisten talouslukujen pohjalta. Kirjanpitäjä voi tukea yrityksesi kehitystä esimerkiksi tekemällä kassavirta- ja rahoituslaskelmia, laatimalla myyntiennusteita tai auttamalla optimoimaan verotusta.

2. Millaisia asiakkaita tilitoimistolla on?

Tyytyväiset asiakkaat kertovat paljon tilitoimiston osaamisesta ja palveluista. Referenssi- asiakkaisiin onkin järkevä tutustua huolella. Millaisia palveluita asiakasyrityksillä on käytössään ja kuinka tyytyväisiä he ovat tilitoimistoonsa?

Tietyillä toimialoilla kirjanpitoon ja verotukseen liittyy tavanomaista enemmän huomioitavia asioita. Tietyn alan erikoispiirteiden tunteminen nopeuttaa yhteistyön aloitusta ja ketteröittää arjen yhteistyötä. Kun tilitoimistolla on kokemusta yrityksesi toimialasta, sitä vakiintuneempia sen toimintatavat ovat.

Toimialatuntemuksen lisäksi kannattaa ottaa selvää siitä, minkä kokoluokan yrityksistä tilitoimiston nykyinen asiakaskunta koostuu. Pienyrittäjän tarpeisiin riittää usein pienenkin kirjanpitoyrityksen tuki. Yrityskoon kasvaessa myös tarpeet muuttuvat. Isokokoinen tilitoimisto kykenee yleensä palvelemaan asiakkaitaan laajemmin ja tarjoamaan suurellekin yritykselle laajan kattauksen palveluita yhdeltä luukulta.

3. Mitä taloushallinnon ohjelmaa kirjanpitäjät käyttävät?

Yksi hyvän tilitoimiston tunnusmerkeistä on nykyaikaisten, digitaalisten työkalujen hyödyntäminen. Kun toimiston käytössä on moderni taloushallinnon ohjelmisto ja raportointijärjestelmä, pystyt seuraamaan yrityksesi taloutta reaaliajassa ja voit hoitaa laskutusta tai palkanmaksuja ajasta ja paikasta riippumatta. Skaalautuva taloushallinnon ohjelmisto kasvaa mukanasi ja tarjoaa käyttöösi juuri ne palvelut ja ominaisuudet, joita tarvitset, etkä maksa turhasta.

Varmista myös tilitoimiston hyödyntämien työkalujen tietoturvan taso. Uusimpien mahdollisten ohjelmistojen ja esimerkiksi monivaiheisen tunnistautumisen avulla yrityksesi taloustiedot ovat varmoissa käsissä.

4. Kykeneekö tilitoimisto vastaamaan tarpeisiisi myös tulevaisuudessa?

Hyvä tilitoimisto osaa analysoida yrityksesi taloudellista tilaa ja konsultoida esimerkiksi verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Tämä voi tuoda yrityksellesi merkittävää taloudellista hyötyä.

Kiinnitä siis huomiota myös tilitoimiston kykyyn muuttua ja kasvaa yrityksesi mukana. Vastaako tilitoimisto tarpeisiisi myös, jos yrityksesi kasvaa? Kykeneekö toimisto tarjoamaan yrityksellesi lisäpalveluita yhden luukun periaatteella?

Monipuolinen kumppani muovaa palveluitaan vastaamaan yrityksesi tarpeita – voit tilata arjen kirjanpitopalveluita, pyytää tukea raporttien tulkintaan tai ottaa yrityksesi käyttöön oman talouspäällikön. Esimerkiksi kannattavuuslaskelmien tekeminen, kehityssuunnitelmat ja tulevaisuusskenaariot on näppärintä tilata tutulta kumppanilta.

Yrittäjän arki helpottuu ja nopeutuu, jos myös vero- ja lakiasiantuntijoiden palvelut ovat saatavissa tutun kirjanpitäjän kautta.

5. Onko henkilöstö sitoutunutta ja kulttuuri kohdallaan?

Pitkäaikaiset työsuhteet ja henkilöstön vähäinen vaihtuvuus viestivät tilitoimiston osaamisesta, toimintaprosessien sujuvuudesta ja hyvästä työilmapiiristä. Kun tilitoimiston sisäiset asiat ovat kunnossa, saat asiakkaana parempaa ja varmempaa palvelua.

Tilitoimistokumppanin toimintaan ja kulttuuriin kannattaa kiinnittää huomiota. Virheitä sattuu silloin tällöin parhaillekin tekijöille – tärkeää on, että virheet korjataan. Tekeekö tilitoimisto tarvittavat toimenpiteet nopeasti ja suoraselkäisesti asiakasta arvostaen vai vetäytyykö se vastuusta? Millaisia arvoja tilitoimisto nostaa esiin?

Helppo lähestyttävyys ja selkeä kommunikaatio tekevät yhteistyöstä aina sujuvampaa. Yhteensopivalta kumppanilta uskallat kysyä mitä tahansa ja saat vastauksen ymmärrettävässä muodossa.

6. Onko tilitoimiston varamiehitys kunnossa?

Entä jos yrityksesi palkka-asioita tai kirjanpitoa hoitava henkilö sairastuu tai jää lomalle? Jäävätkö yrityksesi asiat odottamaan asiantuntijan paluuta vai tuleeko niitä hoitamaan yrityksesi asiat tunteva varamies? Kun yrityksesi asiakkuutta hoitaa osaava tiimi, taloushallintosi toimivuus ei ole yhden kortin varassa.

Kun kirjanpitäjäsi noudattaa yrityskohtaisia kirjausohjeita ja käytössä on selkeä toiminnanohjausjärjestelmä, palveluiden jatkuvuus voidaan taata myös poikkeustilanteissa. Isossa tiimissä kokemus ja ammattitaitokin ovat korkealla tasolla: saat yhden kirjanpitäjän hinnalla käyttöösi monen eri osaajan tiedot ja taidot.