Stabil løndrift i usikre tider

Stabil løndrift i usikre tider.  Læs med her, hvor COO i Accountor, Christian Stensberg deler sine tanker og erfaringer om betydningen af stabil løndrift, når udbetaling af løn er en samfundskritisk funktion.  Accountor Danmark varetager lønfunktionen for 400 virksomheder.

Er det en selvfølge, at lønnen udbetales til tiden og korrekt? Også i usikre tider?  Ja! det er det er det, eller det bør det være?  Men hvorfor så sætte fokus på det nu?  Fordi coronakrisen netop har sat fokus på, at udbetaling af løn er en samfundskritisk funktion. Dermed er det ikke bare en selvfølge, at lønnen bliver udbetalt til tiden og korrekt.

Jeg har 20 års erfaring med økonomi, regnskab-  og løn. Jeg har oplevet finanskrise og op og nedture i samfundsøkonomien,  men Coronakrisen er i en kategori for sig selv. Jeg vil derfor gerne dele de erfaringer og tanker, vi har gjort os indtil nu.

Vores drift er blevet stress testet. Vi bestod testen. At udbetale løn er ikke en selvfølge, når en krise som coronakrisen rammer samfundet og virksomhederne. I mange virksomheder varetages lønudbetalingen af en eller to personer, hvilket gør virksomheden sårbar i tilfælde af sygdom eller andet fravær.     

Ingen havde forudset, at coronakrisen skulle ramme os, som den har gjort.  Risikoen for en pandemi har ikke været top temaet på virksomhedernes strategiseminarer for så havde alle være anderledes forberedt. Vi er ikke i stand til at forudsige de store forandringer og kriser. Coronakrisen er historisk. Ikke siden 2. verdenskrig har en begivenhed i den grad vendt op og ned på vores hverdag med store konsekvenser for den frie bevægelighed af handel og rejser.  Når den så rammer os, bliver vi overraskede og bekymrede.

Med nedlukningen af samfundet, gik alvoren op for os.  Regeringens udmelding var, at opgaver som var samfundskritiske fortsat skulle varetages. Med risikoen for coronasmitte fik risikoen for sygefravær pludselig en helt anden betydning med den sårbarhed, der kunne følge med.    

Hele samfundsstrukturen er afhængig af, at vores befolkning modtager betalingsmidler hver måned. Er virksomhederne egentlig opmærksomme på den sårbarhed, de har i forhold til lønfunktionen? Er det ikke bare at trykke på knappen i lønsystemet, så ordner systemet selv det hele - eller gør det nu det?

En samfundskritisk funktion betyder at man skal sikre driften. Man kan ikke bare lukke forretningen og sende medarbejderne hjem. Man skal sikre at man kan varetage funktionen.

Coronakrisen har betydet, at vi har fået stresstestet vores processer. Det er blevet meget tydeligt, hvor vigtigt det er, at vi har velbeskrevne processer, stor fleksibilitet blandt vores lønkonsulenter, og robuste systemer.  Jeg vil derfor fremhæve fire områder, der er centrale for stabil lønadministration og udbetaling i ustabile tider.

1. Virksomhedens lønproces skal være velbeskrevet, så andre kan tage over, hvis lønmedarbejderen ikke kan være til rådighed.  
   1. Har I jeres processer beskrevet?
   2. Hvornår er de sidst opdateret?
   3. Hvor mange kender processerne?
   4. Er beskrivelserne tilgængelige?
   5. Er der en backup plan?
       
2. Passwords til lønsystem eller andre systemer, der skal give input til lønsystemet skal kunne tilgås og overdrages til andre.  
   1. Har I overblik over hvilke systemer, der anvendes i lønprocesser, samt hvordan password kan overdrages til andre?
   2. Hvem er administrator på systemet og kan give adgang?
   3. Hvor hurtigt kan en ny medarbejder sættes op etc.?
   4. Er der opsat flere administratorer i systemet for at sikre adgang?
       
3. Flere skal have adgang til vigtige funktioner på virk.dk, e-boks eller SKAT
   1. Hvem har adgang i dag, er der behov for at flere skal have adgang?
   2. Hvor er det beskrevet, hvem der har adgang?
   3. Tjek at adgangen virker med en fast frekvens?
   4. Hvem ejer procesbeskrivelsen?
       
4. Flere skal have kendskab til, hvordan udbetalingsfiler skal sendes til Nets
   1. Overvej, hvordan du bedst muligt sikrer at virksomheden har adgang til kompetence vedrørende korrekt håndtering af udbetalingsfiler til Nets. En forkert håndtering kan udgøre en væsentlig risiko for virksomheden.

Coronakrisen er i en kategori for sig selv, men sætter fokus på, hvor virksomheden er sårbar. I ustabile tider, er der mange nye opgaver og forandringer i virksomheden, som skal håndteres. Samtidig er der behov for at reducere risiko. Det kan derfor være ekstra vigtigt i disse tider, at outsource lønhåndteringen. Så kan ledelsen koncentrere sig om udvikling af virksomhedens produkter og markeder.

Hos Accountor opfatter vi vores lønadministration som en samfunds kritisk opgave, og vi vil meget gerne hjælpe med at minimere jeres risiko og sårbarhed.

Hvordan er Din virksomheds sårbarhed i forhold til lønfunktionen? Hvad har Du af overvejelser i forhold til stabil lønhåndtering i ustabile tider?

Lad os tage en dialog? Vi er klar til at hjælpe med at sikre stabil udbetaling af løn i usikre tider.

Driftsdirektør Christians Stensberg