Har du styr på rejseafregning?
Rejseafregning kan hurtigt give anledning til frustration hos både virksomheden og medarbejderen, hvis det ikke bliver varetaget ordentligt. Hvis man ikke har et system, der er velorganiseret, kan det gå hen og blive en besværlig affære at udfylde formularer, som efterfølgende skal underskrives af en leder, inden man kan få refunderet sine udgifter. Ifølge loven kan man som udgangspunkt af arbejdsgiver få dækket alle nødvendige udgifter i forbindelse med tjenesterejser. Dette inkluderer direkte rejseudgifter, ophold og forplejning, uanset om rejsen finder sted i Danmark eller i udlandet. Dog kan formålet med turen være afgørende for, om rejsen er fradragsberettiget. Det er en hovedregel, at firmarejsen er til gavn for firmaets vækst, og at fornøjelse og turisme holdes på et minimum, hvis der skal være tale om en erhvervsmæssig firmarejse. Det er altså ikke nok at rejse et sted hen for at fordybe sig i sit arbejde. Der skal være en konkret grund til, at den valgte destination er relevant for det erhvervsmæssige formål med turen.
Rejseudgifter
Der findes typisk to muligheder for, hvordan virksomheder dækker deres ansattes udgifter i forbindelse med firmarejser. Enten kan man som ansat få dækket sine udgifter ved en rejsegodtgørelse efter statens takster, hvor man får udbetalt et fast beløb til overnatning og kost. Dermed behøver man ikke at dokumentere sine udgifter. Den anden mulighed er, at den ansatte indleverer dokumentation for samtlige rejseudgifter, hvorefter firmaet gennemgår dem og efterfølgende udbetaler det samlede beløb til medarbejderen. Dette er den mest anvendte metode. Samtidig er det også den metode, som oftest giver flest udfordringer. Hvis den ansatte ikke har styr på dokumentationen for sine udgifter, hvis der bortkommer kvitteringer eller lignende, står både virksomheden og den ansatte i en uheldig situation, som hurtigt kan blive frustrerende.
Systematisering af udlæg
For at undgå, at der opstår rod i regnskabet for en firmarejse, er det vigtigt at danne sig et struktureret overblik over alle udgifter. Det er vigtigt at systematisere alle udlæg og at få dem samlet på ét sted. En god måde at gøre dette på er at tage billeder af samtlige kvitteringer med sin telefon og gemme dem enten på telefonen eller computeren i en samlet mappe. Herefter vil det være en god idé at lave backup af filerne, så man er sikret imod, at de bliver væk. Hvis man foretrækker at gemme sine udlæg fysisk, er det vigtigt, at man går organiseret til værks. Man bør gemme kvitteringerne et sted, hvor man er sikker på, at de ikke bliver væk. Det kan være i et ringbind eller en anden form for mappe. Hovedsagen er, at man har et overordnet system.
Professionel rejseafregning
Hvis virksomheden ikke har en person tilknyttet, som har den fornødne erfaring med at gennemgå rejseudlæg, kan det også blive problematisk. Det kan være til stor frustration for både virksomheden og den ansatte, hvis der ikke bliver udbetalt det korrekte beløb i forbindelse med en firmarejse. Der kan være mange fordele ved at lade et firma med ekspertise i regnskab stå for at holde styr på de ansattes rejseudgifter. Man er på denne måde sikret en struktureret gennemgang af alle kvitteringer og bilag. Ligeledes er man sikret, at alle aftalte deadlines overholdes, og at alle personfølsomme oplysninger bliver behandlet fortroligt. Mange virksomheder har erfaring med, at outsourcing af administrationen medvirker til øget tryghed og tilfredshed hos de ansatte. Det giver en ro i virksomheden, at man ved, at der er styr på tingene, og det gør, at man slipper for et dårligt arbejdsmiljø. Når man ved, at rejseafregningen bliver varetaget folk, der har stor erfaring inden for området, kan man trygt bruge sin tid på fokusere på andre arbejdsopgaver.
