Accountor adfærdskodeks

Hvorfor er det vigtigt at have et adfærdskodeks?

Vi vil gerne være troværdige, ansvarlige og etiske i forhold til vores kunder, samarbejdspartnere, medarbejdere, direktører og andre interessenter. Accountors adfærdskodeks er et vigtigt værktøj til risikostyring, og det beskriver de generelle principper og retningslinjer, som alle vores medarbejdere, ledere og samarbejdspartnere skal overholde. Dette adfærdskodeks er godkendt af Accountors Bestyrelse, og det er bindende for alle vores forretningsområder i alle lande.

Accountors værdier - respekt, tillid, mod, fremtid
Vi respekterer andre mennesker, vi opbygger tillid mellem os og vores kunder, og vi har modet til at overskride vores komfortzone i forsøget på at skabe en bedre fremtid for vores kunder og for os selv. Vi er altid ærlige. Vi lyver ikke. Vores tone er imødekommende, og vi følger vores værdier i alle aktiviteter. Vi respekterer alle mennesker. Vi er gode repræsentanter for virksomheden og udviser etisk adfærd. Vi er en fremtidsorienteret virksomhed, der stræber efter at forbedre samfundet. 

Bekæmpelse af bestikkelse, korruption og hvidvaskning af penge
Accountor forventer, at medarbejdere, direktører og samarbejdspartnere, der agerer på vegne af Accountor, efterlever vores høje etiske standarder. Accountor har en streng politik med hensyn til bekæmpelse af bestikkelse, korruption og hvidvaskning af penge, herunder at overholde EU-direktivet om forebyggelse og bekæmpelse af hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme. Vi overholder ”kend din kunde”-kravene som anført i lovgivningen og følger bestemmelserne om overvågning vedrørende hvidvaskning af penge. Alle direktører, medarbejdere og samarbejdspartnere, der arbejder for Accountor, skal overholde reglerne i dette adfærdskodeks.

1) Hvad er bestikkelse? Bestikkelse er tilbud om eller modtagelse af gaver, lån, betaling, belønning eller andre fordele til eller fra en anden person som en tilskyndelse til at gøre noget, der er uhæderligt, ulovligt eller udgør et tillidsbrud, i forbindelse med udførelsen af Accountors aktiviteter.

2) Hvad er korruption? Korruption er misbrug af overdraget magt for egen vindings skyld. Eksemplerne anført nedenfor er ikke fyldestgørende, men illustrerer de regler og procedurer, der skal følges. Alle, der arbejder for og på vegne af Accountor, skal til enhver tid handle i overensstemmelse med følgende bestemmelser: Vær ærlige og troværdige i jeres adfærd og gå foran med et godt eksempel; Brug Accountors ressourcer i Accountors bedste interesse, og misbrug ikke disse ressourcer; Der skal altid være en klar skelnen mellem Accountors interesser og dine private interesser for at undgå interessekonflikter. Hvis der opstår en interessekonflikt, skal den straks rapporteres til nærmeste overordnede; Alle hændelser, risici og problemer, der er i strid med dette politikdokument, kan indberettes i fuld fortrolighed. Problemerne vil blive håndteret anonymt, og der udarbejdes en skriftlig redegørelse. Det er ikke tilladt at tilbyde, love, anmode om, modtage eller acceptere bestikkelse for at opnå en forretningsmæssig fordel, vinde ordrer eller fastholde kunder; Det er ikke tilladt at give eller modtage gaver eller erkendtligheder til eller fra kunder, kontrahenter, leverandører eller andre tredjeparter, medmindre der er tale om erkendtligheder eller en salgsfremmende begivenhed givet eller modtaget i god tro. God tro i denne sammenhæng betyder, at gaven eller erkendtligheden ikke på nogen måde er et forsøg på at påvirke en beslutning eller anden forretningsmæssig aktivitet, men udelukkende en gestus baseret på god vilje. Værdien af en gave eller en erkendtlighed, som enten gives eller modtages, må aldrig overstige værdien af en mindre skattefri gave som defineret i den lokale skattelovgivning. Modtager eller giver skal i alle situationer altid overveje formålet med at give gaven, og hvis formålet ikke er god tro, skal gaven eller erkendtligheden afslås uanset værdien af gaven eller erkendtligheden. Gaver er gaver som blomster, værdikuponer, mad og drikke. Billetter til arrangementer og rejser, som du modtager som privatperson, er også gaver, hvis de ikke bruges i en forretningsmæssig sammenhæng, hvor der er en vært. Erkendtligheder inkluderer invitationer til måltider, receptioner og firmaarrangementer, hvor der er en vært. Det er ikke tilladt at tilbyde penge til samarbejdspartnere for at fremskynde en ydelse eller opnå en uretmæssig fordel. Denne type bestikkelse er at betegne som ”smørelse” og kan være ulovlig. Ved at overholde dette politikdokument ønsker vi at sikre, at Accountor på intet tidspunkt med vilje overtræder gældende lovgivning vedrørende bestikkelse og korruption.

Arbejdsforhold
Hos Accountor har vi fokus på vores medarbejderes sundhed og sikkerhed samt et godt arbejdsmiljø. I vores arbejde er vi opsat på at overholde gældende lovgivning vedrørende beskæftigelse og arbejdskraft. Vores medarbejdere er kernen i vores forretning. En af vores værdier er respekt, og vi kræver af alle vores medarbejdere, direktører og samarbejdspartnere, at de behandler hinanden med respekt. Accountor er en sikker arbejdsplads, hvor der er ligestilling. Vi lægger vægt på principperne om ligebehandling og ikke-forskelsbehandling af mennesker. Vi accepterer ikke nogen form for chikane. Vi tilbyder alle uanset alder, køn eller andre personlige egenskaber en mulighed for at udvikle sig fagligt og komme videre i karrieren. Tilsvarende kræver vi, at alle vores medarbejdere deltager i træning og undervisning for at sikre, at vores medarbejdere udvikler deres faglige færdigheder og viden, så vi kan levere en endnu bedre service til vores kunder. Vores lederskab er baseret på åbenhed, integritet, mod og tillid. Vi kræver lederskab præget af retfærdighed og lighed. Ingen skal have en ulige behandling. Vi kræver, at alle vores ledere og direktører overholder disse principper. Hvis vi bemærker eller mistænker dårlig behandling, vil dette straks blive håndteret. Vi har fokus på vores medarbejderes trivsel. Vi støtter videreuddannelse af vores medarbejdere og kan tilbyde andre personalegoder, der er med til at forbedre trivslen på arbejdspladsen. Vi accepterer ikke børnearbejde eller andre former for misbrug af mennesker. Vi er konkurrencedygtige på løn og personalegoder. 

Privatlivet
Accountor respekterer alle aspekter af privatlivets fred. Accountor indsamler, anvender, opbevarer og behandler persondata og kundedata på en ansvarlig, lovlig og omhyggelig måde. Beskyttelse af vores kunders privatliv og data samt beskyttelse af vores medarbejderes privatliv er afgørende i alle vores aktiviteter. Vi overholder al lovgivning vedrørende databeskyttelse. Vi har en gennemskuelig kommunikation om, hvordan vi styrer og behandler vores kunders, samarbejdspartneres og medarbejderes persondata. Vi har opbygget en organisationsstruktur for spørgsmål om databeskyttelse, og vi har en databeskyttelsesansvarlig, der sikrer, at alle vores forretningsområder i alle lande overholder kravene vedrørende databeskyttelse, og at vi konstant udvikler os inden for dette område. Omkostningerne ved krænkelse af privatlivets fred er meget høje, både hvad angår økonomi og omdømme. Krænkelser i forbindelse med behandling af persondata kan forårsage uoprettelig skade for enkeltpersoner, hvis deres persondata havner i de forkerte og kriminelle hænder. Persondata omfatter oplysninger, der kan identificere en enkeltperson. Disse data kan inkludere kunde- og HR-relaterede oplysninger som navn, kontaktoplysninger, lønniveau m.m. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt oplysninger er persondata, skal oplysningerne behandles som persondata. Vi har skriftlige aftaler med alle vores kunder og leverandører. Hvis vi videregiver personlige oplysninger til tredjeparter, sker det altid i henhold til gældende lovgivning. Vores leverandøraftaler omfatter vilkår om behandling af persondata. På den måde sikrer vi, at alle vores leverandører overholder persondatalovgivningen, men vi ønsker med dette også at sikre, at alle leverandører forstår betydningen af dette område og forstår, hvor fokuserede vi er på at beskytte alle personlige oplysninger. Vores kundeaftaler omfatter også vilkår om behandling af persondata og de forpligtelser, der påhviler både os og vores kunder. Dermed sikrer vi os, at vores kunder ved, hvordan og hvorfor vi behandler kundens data, og på hvilket grundlag dette sker. Vores medarbejdere er trænet i databeskyttelsesspørgsmål, og de har kun adgang og brugerrettigheder til de persondata, der er nødvendige, for at de kan udføre deres arbejde. Der skal være et legitimt forretningsmæssigt formål med enhver brug eller videregivelse af sådanne data. Vi kræver, at alle vores medarbejdere behandler vores kunders oplysninger med fuld fortrolighed og respekt. Alle medarbejdere skal indberette brud på persondatasikkerheden i henhold til vores interne retningslinjer for indberetning af brud på persondatasikkerhed.

Intellektuel ejendom & fortrolighed
Vi krænker ikke nogens intellektuelle ejendomsrettigheder. Vi fremstiller ikke tredjeparters intellektuelle ejendom som vores egen. Vi respekterer og beskytter andres intellektuelle ejendom lige så omhyggeligt, som vi beskytter vores egen. Vi sørger for, at vores medarbejdere ved, at de ikke må bruge idéer eller oplysninger fra tredjeparter, som de ikke har tilladelse til at bruge, eller fremstille sådanne oplysninger som deres egne, medmindre dette sker efter aftale mellem ejeren og Accountor. Ingen medarbejder eller direktør kan give tilladelse til brug af intellektuel ejendom eller fortrolige oplysninger til tredjeparter uden retmæssig og lovlig ret hertil. Accountor respekterer vores kunders fortrolighed. Vi har høje standarder og faste procedurer i forhold til fortrolighed. Vi beskytter både vores egne og vores kunders fortrolige oplysninger og forretningshemmeligheder mod uautoriseret videregivelse og misbrug, og vi deler ikke disse med tredjeparter, medmindre det sker i henhold til godkendte vilkår, som begrænser videregivelse og brug af sådanne oplysninger og hemmeligheder. Vi respekterer og beskytter andres fortrolige oplysninger lige så omhyggeligt, som vi beskytter vores egne.

Menneskerettigheder, værdighed og respekt
Accountor respekterer menneskerettighederne og støtter principperne i verdenserklæringen om menneskerettighederne og FN's initiativ ”Global Compact”. Vi forventer også, at vores leverandører og samarbejdspartnere deler disse værdier. Vi har fokus på at yde fortrinlig service fra et menneske til et andet. Vi ønsker at yde den bedste service i verden. Vi ønsker at være den bedst mulige samarbejdspartner for vores kunder og at hjælpe vores kunder med at skabe en bedre forretning. Et af de vigtige elementer i fortrinlig service er den respekt, vi har for hinanden. Vi tilsidesætter ikke andres værdighed. Man kan have forskellige holdninger, men alle behandles med værdighed og respekt uanset deres holdning, status eller personlige egenskaber. Vi respekterer alle og alle holdninger i vores egen organisation og hos vores kunder, samarbejdspartnere og andre tredjeparter. En af vores værdier er respekt, og den tager vi alvorligt. Vi er interesserede i vores kunder og ønsker deres regelmæssige feedback, så vi kan lære, hvordan vi bliver en endnu bedre samarbejdspartner for vores kunder, og hvordan vi kan skabe endnu mere tillid mellem os og vores kunder. MILJØ Accountor ønsker at beskytte miljøet. Vi følger gældende lovgivning og retningslinjer for miljøet. Vi forventer, at vores direktører, medarbejdere, leverandører og andre samarbejdspartnere følger de samme standarder vedrørende beskyttelse af miljøet. Accountor er frontløber inden for digitalisering af økonomistyring og HR, og vi ønsker at reducere vores miljøaftryk ved at skabe en papirløs verden inden for økonomistyring og HR for vores kunder og Accountor. Vi hjælper også vores kunder med at reducere deres miljøaftryk. Vi vejleder vores medarbejdere i, hvordan de kan aflaste miljøet ved at reducere brugen af papir. Vi ønsker, at alle skal blive bevidste om, hvilken effekt deres handlinger har på miljøet, og hvordan vi hver især kan bidrage til at beskytte miljøet. Vi sigter efter at udvikle nye tekniske løsninger, der reducerer forbruget af elektricitet. Vi ønsker at skabe faste procedurer, der reducerer risikoen for fejl. Derved reduceres mængden af data, hvilket igen mindsker behovet for databehandling, der kræver meget elektricitet. Vi tilbyder services, der er uafhængige af tid og sted. Sådan reducerer vi behovet for transport, rejser og postydelser. Vi undgår unødvendige rejser og foretrækker elektroniske møder. Vi kræver det samme af vores leverandører og samarbejdspartnere. Vi opfordrer også dem til at deltage i denne digitalisering. Med digitaliseringen kan vi også forbedre kvaliteten og arbejde hurtigere og mere effektivt.

Alle er ansvarlige for at overholde adfærdskodekset
Alle medarbejdere, ledere og repræsentanter er ansvarlige for at overholde principperne og standarderne i dette adfærdskodeks. Tilsvarende forventer vi, at vores leverandører og samarbejdspartnere lægger vægt på de samme standarder. Alle personer i Accountor-koncernen skal læse, forstå og følge retningslinjerne i dette dokument. Alle skal undgå enhver praksis, der kan føre til en situation, hvor dette adfærdskodeks ikke bliver overholdt. Ledere spiller en særlig rolle i forhold til at gennemføre principperne i adfærdskodekset. Hver leder er ansvarlig for, at hans/hendes teammedlemmer kender til dette adfærdskodeks og forstår dets formål og betydning. For ledere betyder det også, at de skal observere deres forretningsområde og aktiviteterne heri samt forebygge eventuelle risici for manglende overholdelse. Ledere skal altid indberette hændelser til deres overordnede. Ledere er også ansvarlige for, at deres teammedlemmer er trygge ved at stille spørgsmål om og gøre opmærksom på eventuelle compliance-problemer. Ledere skal deltage aktivt i compliance-processen og følge forvaltningen af Accountor. Alle er forpligtet til straks at udtrykke bekymring, hvis de bliver opmærksomme på eller får mistanke om en overtrædelse af adfærdskodekset. Mistanker skal indberettes hurtigt. Overholdelsen af adfærdskodekset er afgørende for Accountors omdømme, og derfor skal potentielle problemer løses, før der sker nogen skade. Dette er en oversættelse af den officielle engelske version.