Значення мови в первинній документації
З введенням в дію змін до Закону № 996 «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» первинний документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію. Отже, він вже не підтверджує здійснення господарської операції, а лише містить відомості про неї. Водночас, згідно з Податковим кодексом, платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів для правильного обчислення і сплати податків і зборів. Формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених правильно оформленими документами, заборонено.
В Україні факт про факт здійснення господарської операції свідчать такі первинні документи: акт приймання виконаних робіт (послуг), видаткова накладна, товарно-транспортна накладна. Вони можуть бути складені в електронному вигляді або на папері. Для переходу на електронний документообіг підприємство повинно розробити наказ, власну інструкцію (положення) про електронні документи й електронне діловодство, в яких вказати основні вимоги щодо оформлення та зберігання електронних документів. Також необхідно заключити додаткові угоди із контрагентами про ведення електронного документообігу.
Однак, Accountor Ukraine радить не забувати про те, що згідно з Порядком № 1886/5 компанії зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах — паперовій та електронній.
Для визнання чинним первинного документа, він має містити обов’язкові реквізити: назву, дату і місце складання, назву контрагентів, зміст, обсяг та одиницю виміру господарської операції; відомості про осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, та їх особистий підпис.
Згідно з Положенням № 88 від 24.05.1995 «Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», в Україні всі первинні документи, облікові регістри, бухгалтерська та інша звітність повинні складатись українською мовою. Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований, завірений перекладачем і підприємством переклад на державну мову.
До того ж, стаття 13 Закону України «Про забезпечення функціонування української мови як державної» № 2704 від 25.04.2019 чітко регламентує: «Мовою локальних актів, що регулюють діяльність підприємств, установ та організацій державної і комунальної форм власності, є державна мова».
Податківці висвітлюють свою позицію на консультаційній податковій платформі ЗІР, та однозначні в твердженні, що «Відповідно до ст. 10 Конституції України державною мовою в Україні є українська мова. Держава забезпечує всебічний розвиток і функціонування української мови в усіх сферах суспільного життя на всій території України». Звичайно, вони допускають наявність впорядкованого перекладу, але необхідно перекладати документи заздалегідь, під час здійснення операції. Адже при податковій перевірці не завжди є можливість оперативно зробити переклад, оскільки для надання документів надаються певні терміни. В даній ситуації представники податкових органів можуть скористатися послугами свого перекладача.
Переклад складних технічних завдань або інших специфічних термінів такого перекладача, швидше за все, не буде відповідати найменуванням, які будуть уже використані в іншій документації. документах). Тому виникають податкові ризики з податку на прибуток і податку на додану вартість, оскільки зв'язок таких послуг (робіт) в первинних документах з конкретним договором може бути непідтверджений.
За наявності міжнародної діяльності в компанії, що зареєстрована в Україні, важливо дотримуватись таких вимог щодо ведення документації:
1. Українська мова як державна мова обов'язково застосовується на всій території України в міжнародних договорах та супутніх документах.
2. Зовнішньоекономічна документація, укладена резидентом України, повинна бути складена двома мовами: державною мовою України та мовою другої сторони контракту.
3. У разі будь-якого запиту державних органів, інших підприємств, установ, організацій, яким необхідно надати копію такого ЗЕД-договору або інших документів, пов’язаних з таким договором, слід обов’язково надавати переклад на українську мову договорів та інших супутніх документів з нерезидентами, які складені іноземною мовою, що, в свою чергу, потребує додаткових витрат.
4. Зовнішньоекономічний договір (контракт) або інша пов’язана з таким договором документація може бути визнана недійсною в судовому порядку, якщо не відповідає вимогам діючого законодавства України чи міжнародних договорів.
5. У разі визнання правочину недійсним кожна зі сторін зобов'язана повернути другій стороні грошові кошти, одержані на виконання цього правочину. Грошові кошти, отримані як фінансова допомога, можуть бути визнані як прибуток, що тягне за собою сплату податку на прибуток та штрафні санкції за його несвоєчасну сплату.
Отже, при веденні бізнесу в Україні, міжнародній компанії важливо дотримуватись основних вимог щодо ведення документообігу. Це допоможе уникнути непорозумінь з партнерами та контролюючими органами, ризиків та їх наслідків.
Фахівці Accountor Ukraine будуть раді допомогти Вашій компанії з оформленням та обробкою первинної документації.
