Значение языка в первичной документации
С вступлением в силу изменений в Закон № 996 «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» первичный документ - это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции. Следовательно, он уже не подтверждает факт осуществления хозяйственной операции, а лишь содержит сведения о ней. В то же время, согласно Налоговому кодексу, налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей на основе первичных документов для правильного исчисления и уплаты налогов и сборов. Формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основе данных, не подтвержденных правильно оформленными документами, запрещено.
В Украине об осуществлении хозяйственной операции свидетельствуют такие первичные документы, как акт приемки выполненных работ (услуг), расходная накладная, товарно-транспортная накладная. Они могут быть составлены в электронном виде или на бумаге. Для перехода на электронный документооборот предприятие должно разработать приказ, собственную инструкцию (положение) об электронных документах и электронном делопроизводстве, в которых должны быть указаны основные требования по оформлению и хранению электронных документов. Также следует заключить дополнительные соглашения с контрагентами о ведении электронного документооборота.
Однако, Accountor Ukraine советует не забывать о том, что согласно Порядку № 1886/5 компании обязаны создавать документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения в двух формах - бумажной и электронной.
Для признания первичного документа действительным, он должен содержать обязательные реквизиты: название, дату и место составления, название контрагентов, содержание, объем и единицу измерения хозяйственной операции; сведения о лицах, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, и их личную подпись.
Согласно Положению № 88 от 24.05.1995 «О документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете», в Украине все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская и другая отчетность должны составляться на украинском языке. Документы, являющиеся основанием для записей в бухгалтерском учете и составленные на иностранном языке, должны сопровождаться, заверенным переводчиком и предприятием переводом на государственный язык.
Кроме того, статья 13 Закона Украины «Об обеспечении функционирования украинского языка как государственного» № 2704 от 25.04.2019 четко регламентирует: «Языком локальных актов, регулирующих деятельность предприятий, учреждений и организаций государственной и коммунальной форм собственности, является государственный язык».
Налоговики освещают свою позицию на консультационной налоговой платформе «ЗІР», и однозначно придерживаются позиции, что «В соответствии со ст. 10 Конституции Украины государственным языком в Украине является украинский язык. Государство обеспечивает всестороннее развитие и функционирование украинского языка во всех сферах общественной жизни на всей территории Украины». Конечно, они допускают наличие перевода, но готовить переводы документов следует заранее, во время совершения сделки, ведь при налоговой проверке не всегда есть возможность оперативно сделать перевод, поскольку для предоставления документов даются четкие сроки. В данной ситуации представители налоговых органов могут воспользоваться услугами своего переводчика.
Перевод сложных технических задач или других специфических терминов такого переводчика, скорее всего, не будет соответствовать наименованиям, которые будут уже использованы в другой документации. Поэтому возникают налоговые риски по налогу на прибыль и налогу на добавленную стоимость, поскольку связь таких услуг (работ) в первичных документах с конкретным договором может быть не подтверждена.
Если компания, зарегистрированная в Украине, осуществляет международную деятельность, важно соблюдать следующие требования по ведению документации:
1. Украинский язык как государственный обязательно применяется на всей территории Украины в международных договорах и сопутствующих документах.
2. Внешнеэкономическая документация, заключенная резидентом Украины, должна быть составлена на двух языках: государственном языке Украины и языке другой стороны контракта.
3. В случае любого запроса государственных органов, других предприятий, учреждений, организаций, которым необходимо предоставить копию такого ВЭД-договора или других документов, связанных с таким договором, следует обязательно предоставлять перевод на украинский язык договоров и других сопутствующих документов с нерезидентами, составленных на иностранном языке, что, в свою очередь, требует дополнительных затрат.
4. Внешнеэкономический договор (контракт) или другая связанная с таким договором документация может быть признана недействительной в судебном порядке, если она не соответствует требованиям действующего законодательства Украины или международных договоров.
5. В случае признания сделки недействительной каждая из сторон обязана возвратить другой стороне денежные средства, полученные в результате данной сделки. Денежные средства, полученные в качестве финансовой помощи, могут быть признаны прибылью, что повлечет за собой уплату налога на прибыль и штрафные санкции за его несвоевременную уплату.
Следовательно, при ведении бизнеса в Украине, международной компании важно придерживаться основных требований по ведению документооборота. Это поможет избежать недоразумений с партнерами и контролирующими органами, рисков и их последствий.
Специалисты Accountor Ukraine будут рады помочь Вашей компании с оформлением и обработкой первичной документации.
