Hur länge ska jag spara bokföringen och i vilken form?
I den här artikeln svara vi på frågorna: Vad är en bokföringshandling? Hur länge måste den sparas? I vilket format ska den sparas?
Du ska spara bokföringspärmen i sju år, sedan kan du slänga den. Men bör du göra det?
Vad är en bokföringshandling?
Enligt bokföringslagen är en bokföringshandling, i lagen kallad räkenskapsinformation, nedanstående.
Primär räkenskapsinformation:
- Balansräkning
- Grundbokföring och huvudbokföring
- Sidoordnad bokföring
- Verifikation
- Handling som en verifikation hänvisar till (t ex ett hyresavtal)
- Systemdokumentation och behandlingshistorik
- Årsredovisning
- Årsbokslut
- Förenklat årsbokslut
- Specifikation av balansräkningspost
Samt om nedan är avgörande för att kunna göra en bedömning om företagets ekonomiska förhållanden. Avtal och andra viktiga dokument:
- Viktigare skriftväxling
- Beslutsprotokoll
- Tillståndsbevis
- Avtal
- Företagsinteckningsbrev
- Pantbrev
- Aktiebrev
- Betalningsförelägganden
- Skuldebrev
Samt övriga upplysningar som behövs för att kunna följa och förstå bokföringen, t ex redovisningsprinciper, kontoutdrag och lagerinventeringslistor.
Hur länge måste handlingarna sparas enligt lagen?
Räkenskapsinformationen ska sparas i sju år efter bokslutets kalenderår. Om räkenskapsåret avslutas i juni måste du därmed spara handlingarna i sju och ett halvt år. De handlingar du bokför under 2017 kan du slänga den första januari 2025.
Bokföring – vad kräver lagen?
Lagen säger att bokföringsskyldig är den fysiska person som har enskild näringsverksamhet. Aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar är alltid bokföringsskyldiga.
Vilka som kan vara intresserade av din bokföring:
- Leverantörer - om du behöver ha förlängd kredittid kan det vara bra att kunna visa upp en resultat- eller balansräkning för en period för att visa hur företaget mår.
- Banken - om företaget växer kan du behöva låna pengar. Till exempel kan du behöva en checkkredit, då kan det vara bra att kunna visa sin bokföring och att företaget mår bra.
- Skatteverket - när du ska redovisa moms, arbetsgivaravgifter och avdragen preliminär skatt i skattedeklarationen. Du lämnar kontrolluppgifter för anställda och deklarerar dina inkomstuppgifter i inkomstdeklarationen och då måste du ha ordning på bokföringen.
I vilken form ska bokföringshandlingarna sparas?
Räkenskapsinformationen ska sparas i det format den först kom in till företaget. En pappersfaktura ska lagras i pappersform och en digital faktura ska lagras digitalt. Om handlingarna förs över till annat medium (t ex via fakturaskanning) får originalen förstöras efter tre år.
Handlingar som mottagits elektroniskt får dock flyttas mellan olika medium. Om företaget behöver konvertera handlingarna för att kunna hantera dem i företagets system får det göras förutsatt att informationen inte förändras i konverteringen.
Om du får en faktura via mail och efter några dagar även i pappersform du välja vilket format du vill lagra, enligt den princip du valt att visa din räkenskapsinformation.
Även om du anlitar en redovisningsbyrå som skannar in fakturorna åt dig, kommer det anses att du mottog fakturan i pappersform. Du måste därmed se till att pappersfakturorna lagras i minst tre år och dina digitala kopior i sju år.
Räkenskapsinformationen ska enligt bokföringslagen sparas på ett ordnat, pålitligt sätt inom landet. Skatteverket kan kräva att du tar fram originalhandlingar för dina affärshändelser. Även om de oftast nöjer sig med inskannade kopior, kan det vara bra att ta det säkra före det osäkra.
Tvister och preskriptionstid för ekonomiska brott
Även om handlingarna kan slängas efter sju år enligt lagen, är det inte alltid säkert att göra det. Det kan vara bra att spara handlingarna upp till tio år utifall du skulle hamna i en tvist om skulder eller fordringar. Blir du anklagad för ekonomisk brottslighet kan du också behöva originalen för att styrka din oskuld. Preskriptionstiden för grova ekonomiska brott är tio år.
Vi redovisningskonsulter ser gärna en modernisering
Branschorganisationen FAR efterfrågar en modernare bokföringslag. Därför skickade de under 2016 ett förslag till finansdepartementet om lagändringar som behövs för att Sverige ska hänga med i utvecklingen. Bland annat menar FAR att pappersfakturor som skannats in bör kunna makuleras direkt, samt att bokföringshandlingar bör kunna lagras utomlands för att underlätta i ett allt mer globaliserat företagsklimat.
Som företagare behöver du spara dina originalkvitton i enlighet med bokföringslagens krav, men eftersom skriften på kvitton idag inte håller särskilt länge är vårt tips att digitalisera dina kvitton genom att använda dig av en kvittoapp som exempelvis Accountor Expense. På så sätt säkerställer du att det alltid finns en kopia av originalhandlingen samtidigt som du effektiviserar hanteringen betydligt.
Se också bokföringsnämndens frågor och svar om arkivering »
Bokföringsnämndens vägledning om bokföring.
