Det närmar sig - snart kan vi kasta papperskvittona, men vänta lite
Nya kvittolagen börjar gälla redan 1 juli 2024. Modernisering av bokföringslagen innebär att när pappersoriginalen av kvitton och fakturor har digitaliserats kan de nu kastas och behöver inte sparas i tre år. MEN vi på Accountor rekommenderar våra kunder att spara samtliga kvitton och fakturor trots att de digitaliserats åtminstone till dess att räkenskapsåret har stängts med en fastställd årsredovisning/årsbokslut under förutsättning att vi säkerställt att samtliga kvitton för räkenskapsåret verkligen har redovisats ordentligt i bokföringen. En digital kopia kan lätt förkomma och man kan också tro sig ha skickat in det. Då vill man ha sina kvitton på plats för att skicka in på nytt.
Bokföringsnämnden ska först under hösten ta fram ett förslag som beskriver de organisatoriska förutsättningarna och vilka tekniska lösningar som krävs för att kunna kasta sina original. Så låt oss hålla lite på glädjen att slänga kvittona tills Bokföringsnämnden har återkommit i frågan.
Här får du en översikt över ändringarna och vad de innebär för ditt företag. För det första betyder det en efterlängtad förenkling för många företag. Enligt en beräkning som ligger till grund för förslaget medför det en besparing för företagen på 3,9 miljarder kronor per år, skriver Regeringen på sin hemsida.
Den nya bokföringslagen: Effektivisering för företagare
Ny kvittohanteringen innebär en modernisering av bokföringslagen och underlättar för företag att hantera sin bokföring på ett mer effektivt sätt. En mycket efterlängtad förändring är möjligheten att elektroniskt överföra kvitton och sedan kasta de fysiska exemplaren, vilket kommer att spara företag både tid och pengar.
Vad innebär ändringarna av kvittohanteringen?
En stor förändring med den uppdaterade bokföringslagen är att kravet på att behålla räkenskapsinformation i sin ursprungliga form tas bort. Istället för att spara alla papperskvitton ska företag säkert överföra informationen i elektronisk form och kan därefter kasta de fysiska exemplaren av kvittona. Det kommer att underlätta för företag att minska pappershanteringen och de kan modernisera sin bokföringsprocess.
Överföringsregeln i bokföringslagen
Det innebär också ett förtydligande av överföringsregeln i bokföringslagen. Enligt ny bokföringslagen kan företag förstöra fysiska eller elektroniska handlingar när räkenskapsinformationen säkert har överförts till en annan form. Detta sker under förutsättning att överföringen genomförs på ett säkert sätt, vilket innebär att risken för förändring eller förlust av information minimeras. Det finns flera lösningar för detta, en lösning är Accountor Expense, som kan hjälpa dig med detta.
Betydelsen av god redovisningssed
Begreppet god redovisningssed syftar både på den löpande redovisningen enligt BFL (Bokföringslagen) och på värderings- och periodiseringsfrågor enligt ÅRL (Årsredovisningslagen). God redovisningssed är inte en fastlagd regel utan en vedertagen praxis som följs av företag och organisationer som är bokföringsskyldiga.
Bokföringsnämnden är den myndighet som ansvarar för att utveckla god redovisningssed. Genom att ge ut rekommendationer och uttalanden bidrar nämnden till att tydliggöra den goda redovisningsseden och hjälper företag att anpassa sin redovisning. Så det förväntas komma uppdaterade rekommendationer/uttalanden i och med de föreslagna lagändringarna.
Rollen för löne- och redovisningskonsulter
Uppdateringen i Bokföringslagen gällande fysiska kvitton kommer spela en viktig roll för både lönekonsulter och redovisningskonsulter. Deras expertis kan hjälpa företag att sätta upp effektiva rutiner för att säkerställa korrekt överföring av räkenskapsinformationen och trygga efterlevnaden av lagkraven.
När börjar den nya kvittolagen gälla?
Förändringarna träder i kraft den 1 juli 2024.
