Semesterårsskifte - sparade semesterdagar, hur länge får man spara eller inte?

Guide i semesterlön

Semesteråret pågår enligt semesterlagen från 1 april till och med 31 mars nästkommande år. Det är många uppgifter som behöver göras i samband med ett semesterårsskifte. Vi reder ut begreppen och listar det som behöver göras.

Vad är semesterårsskifte?

Vid ett semesterårsskifte görs en semesterberedning för att ta fram en semesterskuldlista. Sedan görs ett semesterårsavslut så att den anställda ska få sina nya semesterdagar och veta hur många som är sparade sedan tidigare år. Det är arbetsgivarens ansvar att se till att den anställda tar ut de dagar man inte får spara till nästa semesterår. Lönesystemen och lönekonsulterna har full koll på det här, och kan svara på frågor.

Vad innebär Semesterlagen i Sverige?

Sedan 1938 har Sverige haft lagstadgad rätt till semester, då var det två veckor. Antalet semesterdagar utökades till tre veckor 1951. Det som gäller idag är fem veckor, 25 dagar, som beslutades 1978. 25 dagar är det minsta antal semesterdagar du kan ha enligt lagen, sedan kan det se annorlunda ut beroende på kollektivavtal eller överenskommelse mellan arbetsgivare och anställd.

Enligt semesterlagen tjänar medarbetaren först in sin semester för att kunna ta ut den nästföljande semesterår, det kallar man intjänandeår. Och så fortsätter det, att man tar ut sina semesterdagar året efter att de har intjänats. Detta innebär att första året som anställd är semesterledigheten obetald.

I Sverige regleras arbetstagarnas rätt till semester och semesterersättning huvudsakligen av Semesterlagen (1977:480) och Arbetstidslagen (1982:673). Här är en översikt över viktiga aspekter av semesterlagen i Sverige:

Rätt till semester: Enligt svenska semesterlagen har arbetstagare rätt till en viss mängd semesterdagar per år, baserat på antalet arbetsdagar under ett visst referensår. Normalt har arbetstagare rätt till 25 semesterdagar per år, vilket motsvarar fem veckor om man arbetar fem dagar i veckan. Detta antal kan dock vara lägre för arbetstagare som arbetar färre dagar i veckan eller färre timmar per vecka.
Semesterersättning: Under semestern har arbetstagare rätt till sin vanliga lön samt eventuella tillägg som de skulle ha fått om de hade arbetat under samma period. Detta innebär att arbetsgivaren måste betala ut semesterersättning motsvarande arbetstagarens vanliga lön under semestern.
Semesteråret: Semesteråret i Sverige löper från den 1 april till den 31 mars följande år. Det innebär att arbetstagare tjänar in rätten till semester under detta tidsintervall och kan ta ut sin semester under det kommande året.
Semesterplanering: Arbetstagare och arbetsgivare ska komma överens om när semestern ska tas ut. Arbetsgivaren har skyldighet att försöka tillgodose arbetstagarens önskemål om semester, men har också rätt att schemalägga semestern med hänsyn till verksamhetens behov.
Undantag och begränsningar: Semesterlagen innehåller vissa undantag och begränsningar för vissa kategorier av arbetstagare, till exempel personer som arbetar i särskilt utsatta yrken eller branscher där semesterplanering kan vara mer komplicerad.

Det är viktigt att notera att detta är en allmän översikt över semesterlagen i Sverige, och det finns detaljer och undantag som kan vara relevanta i olika situationer. Det är alltid bra att konsultera din lönekonsult specifika frågor eller funderingar kring semesterlagen.

Vi hjälper dig med lönerna. Kontakta oss

Semesterår och intjänandeår

Semesterlagen skiljer på betald och obetald semester. För att få betald semester måste man ha tjänat in den, vilket är intjänandeår. Det man tjänar in baserar sig huvudsakligen på hur länge man varit anställd året innan det år man tar ut semestern. Man tjänar inte in sin betalda semester per kalenderår utan per semesterår. Semesteråret löper från 1 april till 31 mars (om det är det semesterår som företaget har valt).
Så här fungerar det - Om vi antar att du anställs den 1 augusti Kalenderår 1. (Se graf ovan).

När den anställda varit anställd minst två år, har hen troligen tjänat in full betald semester och behöver inte fundera på om någon av hens semesterdagar är obetald.

Förskottssemester

Arbetsgivaren kan själv bestämma om de vill erbjuda så kallad förskottssemester, vilket då innebär att den anställda kan ta ut betald semester redan första året. Förskottssemester som betalas ut blir då en skuld till arbetsgivaren, det påverkar inte intjänandet av framtida betald semesterledighet. Skulle den anställda sluta på egen begäran inom fem år får arbetsgivaren dra av skuldbeloppet mot den semesterersättning som ska betalas ut i samband med att anställningen upphör.

Semesterberedning

Vid semesterårsskifte görs en semesterberedning för att ta fram en semesterskuldlista.
Efter det gör man ett semesterårsavslut för att den anställda ska få sina nya semesterdagar och veta hur många som är sparade sedan tidigare år. I de olika lönesystemen ska alla avvikelser inför semesterårsskiftet finnas med när man gör en semesterberedning.
Se till att alla inställningar i lönesystemet är uppdaterade
1. att alla avtal är rätt och att procentsatsen är enligt rätt kollektivavtal.
2. Allt som påverkar semestern för den anställda ska finnas registrerat i lönesystemet fram till 31 mars (eller det datum som företaget väljer att ha som semesterårsskifte på).

Till exempel ska detta finnas registrerat i systemet:

Uttagna semesterdagar
Semestergrundande frånvaro
Semestergrundande lön
Ej semestergrundande frånvaro
Kollektivavtal

Avvikande semesterår

Det går att ha andra perioder än det lagstadgande semesteråret ovan om man avtalar om det i kollektivavtal. Möjligheten finns även utan stöd i kollektivavtal, men då förutsätts att intjänandeår och semesterår sammanfaller. Detta betyder att den semester som kommer att tjänas in kan tas ut i betald ledighet under samma period. Vanligast är då att semesteråret infaller 1 januari till den 31 december.

För- och nackdelar med avvikande semesterår

Fördelen med att intjänande- och semesteråret sammanfaller är att man som nyanställd får betald semester redan sitt första år som anställd. Nackdelen är att man inte vet hur året kommer att bli. Mycket kan hända. Om anställda slutar, tar tjänstledigt, blir sjuka eller tar ut för mycket semester så kommer de då bli återbetalningsskyldiga.

Sparade semesterdagar

Det är arbetsgivarens ansvar att se till att den anställda tar ut de semesterdagar som de inte får spara, och det ska ske innan den 31 mars (eller det datum man har som semesterårsskifte). De dagar som går att spara är de dagar som överstiger 20. Har man 20 dagar eller mindre kvar ska de tas ut, det finns inget alternativ att ta ut dem i pengar. Det är en tvingande regel att se till att dagarna tas ut innan 31 mars (semesterårsskiftet). Samma tvingande regel gäller om man har fem år gamla semesterdagar. Det är bara i kollektivavtal på förbundsnivå som man kan få tillåtelse att spara dagar längre än fem år.

Vi på Accountor jobbar med lönehantering i flertalet lönesystem och har stor erfarenhet av att hantera alla uppgifter runt semesterår. Välkommen att höra av er om ni behöver hjälp.