Tips inför årets slut i lönehantering - Checklista
Checklista lönehantering. Årsskiftet närmar sig och framförallt för dig som hanterar lönerna in-house är det viktigt att se till att alla underlag är uppdaterade och att rutinerna är på plats.
Så. Nu kör vi igång med checklistan för dig som inte outsourcar företagets lönehantering.
UPPDATERA BILFÖRMÅNSVÄRDE
Uppdatera lönesystemet till nyaste versionen och uppdatera alla beräkningsunderlag för bilförmån. Om du inte har något lönesystem måste du använda räkne-modulen på Skatteverkets webbsida. Lägg in informationen för varje anställds bil och lägg till summan du får ut på respektive lönespecifikation i den löpande lönehanteringen. Nu finns en uppdaterad nybilslista på Skatteverket kontrollera mot den.
NYA SKATTETABELLER
Från den 1 november kan du begära nya skattetabeller. Skicka en FoS-förfrågan (FoS står för Fråga om skatt) till Skatteverket. Du får en svarsfil som du laddar in i lönesystemet. Då har du sedan en aktuell skattetabell för varje anställd.
I FoS-svaret framgår också om någon i personalen begärt jämkning. Dubbelkolla så jämkningen kommit med, så att rätt skatt dras från lönen.
En FoS-förfrågan gör du här hos skatteverket.
EVENTUELL NY PROCENT PÅ SOCIALA AVGIFTER
Unga som fyllt 15 år men som ännu inte fyllt 18 år, https://www.accountor.com/sv/sweden/nyheter/Unga-far-sankta-sociala-avgifter får sänkta sociala avgifter, det infördes 2019. Skatteverket brukar komma med uppdaterad information kring årsskiftet. Kom ihåg att uppdatera beräkningsunderlagen och semesterskuldsberäkningen till de nya värdena. Lönesystemets leverantör brukar oftast skicka information när ändringen behöver göras och hur. Här hittar du aktuella arbetsgivaravgifter.
LÖNEHANTERING, SKATT OCH SOCIALA AVGIFTER
I och med AGI, Arbetsgivardeklaration på individnivå, som började gälla 1 januari 2019 lämnas individuppgifter om anställdas lön och skatteavdrag varje månad via arbetsgivardeklarationen istället för en gång per år som det var tidigare. I vissa särskilda fall behöver man fortfarande göra kontrolluppgift: KU10, Exempelvis för:
- ersättning till anställd som de har ett socialavgiftsavtal med
- ersättning som understiger ett halvt prisbasbelopp (23 250 kr inkomståret 2019) till en idrottsutövare under ett inkomstår (idrottsföreningar kan dock välja att i stället redovisa utbetalningarna i en arbetsgivardeklaration trots att de inte ska betala arbetsgivaravgifter på ersättningarna)
- ersättning som totalt understiger 1 000 kr till en anställd under ett inkomstår
- ersättning som endast består av kostnadsersättningar, till exempel ersättning för tjänsteresor med egen bil som inte är högre än schablonbeloppet 18,50 kr per mil eller telefonersättning som motsvarar den anställdes kostnader för tjänstesamtal
- ersättning som inte är underlag för skatteavdrag och något skatteavdrag har inte gjorts (t ex skattefria ersättningar till utländska experter med flera enligt beslut från Forskarskattenämnden.
KU 20, KU 25 och KU 30 finns också kvar.
Om du outsourcar lönehanteringen
JÄMKNING
Se över din jämkning så att Skatteverket har rätt uppgifter – Anställda gör detta själva på Skatteverkets webb. Påminn gärna dina anställda att de ska ansöka om jämkning och meddela din outsourcingpartner.
LAGRING AV BOKFÖRINGSHANDLINGAR
Kontrolluppgifter och lönespecifikationer är bokföringshandlingar som ska sparas i 7 år. Om detta inte är klart bör du stämma av med din outsourcingpartner vem som sparar handlingarna. Läs mer om vad som gäller kring lagring av bokföringshandlingar här.
Be gärna att få en kopia på total skattedeklaration för 2019. Den är bra att ha tillhands för att se vad företaget har betalat in till Skatteverket under året.
Känns det krångligt eller stressigt? Accountors ekonomikonsulter kan hjälpa dig med handböcker eller outsourcing av hela löneadministrationen. Välkommen att kontakta oss »
