Wat is salarisadministratie?
Op de vraag wat is salarisadministratie, kunnen veel ondernemers wel een antwoord geven. Zeker als u personeel in dienst heeft. U betaalt immers maandelijks salaris en dat moet toch ergens vastgelegd worden. Hoewel dit misschien eenvoudig klinkt, komt er bij een goede salarisadministratie meer kijken dan het overmaken van het loon. Zo moeten er ook loonheffingen en premies worden afgedragen, loonstrookjes verstuurd worden en aangifte gedaan worden.
We zetten de belangrijkste begrippen van de salarisadministratie voor u op een rijtje.
Inhoudingsplichtig
Als werkgever met personeel bent u inhoudingsplichtig en dat betekent dat u een salaris- en personeelsadministratie bij moet houden. Dat verplicht u om:
• loonstaten op te stellen
• loonheffingen in te houden, aan te geven en af te dragen
• een jaaropgave te verstrekken
• loonstroken te verstrekken
• bij indiensttreding van een werknemer een kopie van het identiteitsbewijs te bewaren
Bewaarplicht salarisadministratie
Belangrijke formulieren die u gebruikt in de salarisadministratie zijn de loonstaat (het overzicht van de inkomsten van de werknemer), de jaaropgave (jaarinformatie over loon en inhoudingen voor de Belastingdienst), de loonbelastingverklaringen, de loonstrook en onkostenvergoedingen voor bijvoorbeeld het openbaar vervoer. Volgens de fiscale bewaarplicht moet u de salarisadministratie 7 jaar bewaren.
De loonstrook
Als werkgever mag u uw werknemer een digitale loonstrook verstrekken. De werknemer moet hier uitdrukkelijk mee instemmen. Stilzwijgende instemming is niet voldoende. Gaat de werknemer niet akkoord, dan dient u een papieren strook ter beschikking te stellen. Veel werknemers krijgen iedere maand een loonstrook, dat is echter niet verplicht. Een loonstrook is verplicht bij de betaling van het eerste salaris of wanneer er iets veranderd in het loon of in de heffingen. Meer tips over de salarisadministratie vindt u hier.
Volgens de Rijksoverheid dienen loonstroken de volgende gegevens te bevatten:
• naam werkgever en werknemer
• brutoloon
• de samenstelling van het brutoloon (prestatiebeloning of provisies, (overwerk)toeslagen, gratificaties et cetera)
• nettoloon
• ingehouden pensioenpremie
• eventueel de werknemersbijdrage voor het privégebruik van de leaseauto
• de loonbelasting en premie volksverzekeringen
• de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)
• het aantal uren dat de werknemer werkt op basis van de arbeidsovereenkomst
• de periode waarover het loon is betaald (tijdvak)
• het wettelijke minimumloon en minimum vakantiebijslag die voor u gelden
Salarisadministratie zelf uitvoeren of toch liever uitbesteden?
Voor u als ondernemer kan de salarisadministratie tijdrovend zijn. Naast administratieve taken dient u niet alleen op de hoogte te zijn van sociale wetgeving maar ook van fiscale wet- en regelgeving en eventuele cao-regels. Uw kennis up-to-date houden, kost veel tijd. Het uitbesteden aan een specialist, die niet alleen de administratie verzorgt maar ook alle ins en outs kent, kan dan een goede oplossing zijn.