Privacy Statement voor klanten en zakelijk belanghebbenden

TOEPASSINGSGEBIED

Deze privacyverklaring voor klanten en zakelijke belanghebbenden ("Verklaring voor belanghebbenden") beschrijft hoe Accountor Outsourcing companies (" Accountor") persoonsgegevens verzamelt en verwerkt in de volgende contexten:

• marketing en verkoop van diensten;
• klantovereenkomsten en klantenbeheer;
• levering en gebruik van diensten (bijv. beheer van toegangsrechten)
• het verwerven van diensten, leveranciersovereenkomsten en leveranciersbeheer;
• samenwerkingsactiviteiten en stakeholdermanagement
• verkoopkansen en het beheer daarvan; of 
• door Accountor georganiseerde evenementen en het beheer daarvan.

Lees deze Stakeholderverklaring samen met de Algemene verklaring van Accountor, indien nodig, voordat u gebruik gaat maken van onze diensten of zaken met ons gaat doen.

VERZAMELEN VAN PERSOONSGEGEVENS

Wij verzamelen uw persoonsgegevens op verschillende manieren. In de eerste plaats verzamelen en verwerken wij gegevens die

• door u wordt verstrekt wanneer u met ons communiceert of zaken met ons doet, b.v. in verband met het aangaan van een contract of in het proces van het kennen van de klant (Ken uw klant), wanneer u onze diensten koopt of contact met ons opneemt voor het verlenen van diensten, uw contactgegevens aan Accountor-vertegenwoordigers geeft, ons pand bezoekt, deelneemt aan marketing of sociale media campagnes;
•  wordt gegenereerd in verschillende contexten, bijvoorbeeld bij het gebruik van of inloggen op onze diensten, het uitvoeren van verschillende transacties (bijvoorbeeld het betalen van rekeningen) en het invoeren van gegevens of het deelnemen aan een evenement georganiseerd door Accountor; en
• is verkregen van andere Accountor outsourcing bedrijven, openbaar beschikbare bronnen of derden, indien toegestaan ​​door de toepasselijke wetgeving, b.v. informatie die is verkregen wanneer deze rechtstreeks aan ons is verstrekt door avan het bedrijf dat u vertegenwoordigt of waarmee u op een andere manier verbonden bent, of afkomstig is uit het handelsregister of andere officiële registers, het bedrijfsinformatiesysteem of andere vergelijkbare openbaar beschikbare databases zoals financiële sancties en de activa registers.

Wij kunnen de verzamelde gegevens uit verschillende bronnen combineren, bv. uit publiek beschikbare bronnen, en uit onze verschillende interacties met u, bv. in verband met het aangaan van een contract of verband houdend met dienstverlening en evenementen.

U kunt besluiten geen persoonsgegevens aan ons te verstrekken, maar dat kan het zakendoen met u, of een bedrijf dat u vertegenwoordigt, of het uitvoeren van bepaalde activiteiten die u ons hebt gevraagd, bemoeilijken of verhinderen.

Categorieën persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken omvatten de volgende categorieën van gegevens:

• basisgegevens, zoals naam, titel en uw relatie tot een bedrijf dat u vertegenwoordigt en contactgegevens (nationaliteit, e-mail, adres en telefoon), en taalvoorkeuren;
• informatie met betrekking tot onze relatie, zoals service- en bestelgegevens, betalingsgegevens, factureringsinformatie of informatie met betrekking tot uw bezoek aan ons pand (zoals kenteken van het voertuig);
• Informatie met betrekking tot het kennen van de klant zoals vereist door de toepasselijke wetgeving, zoals identificatie-informatie, informatie over het recht om het bedrijf te vertegenwoordigen, basisinformatie over de klant en gerelateerde vertegenwoordigers, verantwoordelijke personen en feitelijke begunstigden (inclusief hun persoonlijke identiteitsnummers), evenals informatie of sommige van de bovengenoemde personen of een persoon die op een andere manier nauw verbonden is met wordt gecategoriseerd als een politiek prominente persoon en de basis daarvoor, en sanctieregisterinformatie;
• marketinggegevens, b.v. productvoorkeuren, marketingtoestemmingen en -verboden; 
• uw communicatie en interacties met ons, evenals gegenereerde documenten en materiaal, zoals correspondentie, serviceverzoeken, gespreksopnamen, uw deelname aan onze campagnes (video, audio of ander materiaal, bijvoorbeeld inhoud op sociale media) en door ons georganiseerde evenementen, evenals vermeldingen over het gebruik van de rechten van individuen.
• servicegerelateerde informatie, b.v. persoonsgegevens gegenereerd in verband met de dienstverlening, b.v. gebruikers-ID's, wachtwoorden, authenticatiegegevens en gegevens die zijn gegenereerd in verband met dienstverlening, bijvoorbeeld inloggegevens en hoe diensten worden gebruikt
• dienstgerelateerde gegevens, zoals persoonsgegevens die worden gegenereerd in verband met de dienstverlening, zoals gebruikers-ID's, wachtwoorden, en andere authenticatiegegevens, inloggegevens en de wijze waarop diensten worden gebruikt
• projectgerelateerde gegevens, zoals resourcing, opdrachten en urenboekingen; en
• andere gegevens, die gebaseerd zijn op uw toestemming en die van geval tot geval in detail worden omschreven.

Wij kunnen voor elk doel geaggregeerde gegevens verzamelen en gebruiken, waarbij geen natuurlijke persoon kan worden geïdentificeerd. Voorbeelden van dergelijke gegevens zijn statistische gegevens of demografische gegevens die worden verzameld in verband met dienstverlening of evenementen die door Accountor worden georganiseerd. 

Doel en rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens

Wij verzamelen en verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van onze activiteiten, het vestigen, het beheren van onze zakelijke relaties en voor andere relevante operationele of commerciële doeleinden, met inbegrip van de verwerking van persoonsgegevens om deze te anonimiseren.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

 1. VERKOOP EN BEHEER VAN KLANTENRELATIES

Wij verwerken uw persoonsgegevens om onze diensten te verkopen en om de klantrelatie tussen ons en u, of een bedrijf dat u vertegenwoordigt, te beheren, met inbegrip van een klantrelatie aangaan,  en voor klantenondersteuning, facturering en contracten. In deze gevallen is onze verwerking gebaseerd op het contract tussen u, of een bedrijf dat u vertegenwoordigt, en ons, of onze legitieme belangen om onze klantrelatie te beheren en u van dienst te zijn op basis van uw keuzes

 2. DIENSTEN, SAMENWERKING EN BEHEER VAN ZAKELIJKE RELATIES

Bij het verwerven van diensten of in verband met samenwerkingsprojecten, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken om de zakelijke relatie tussen ons en u, of een bedrijf dat u vertegenwoordigt, en gerelateerde interacties te beheren, waaronder het beheer van facturering, rapportage en contracten. In deze gevallen is onze verwerking gebaseerd op het contract tussen u, of een bedrijf dat u vertegenwoordigt, en ons, of op onze legitieme belangen en diensten verwerven die nodig zijn voor het uitvoeren van onze zaken en om samen te werken met onze geselecteerde partners en om de bijbehorende zakelijke relaties te beheren

 3. DIENSTVERLENING

In verband met dienstverlening kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken voor het aanbieden en leveren van diensten aan u of het bedrijf dat u vertegenwoordigt, alsmede voor het beheer van onze projecten en veldwerkzaamheden, waaronder beheer van toegangsrechten, klant hulp en ondersteuning, gevraagde service en storingsherstel, facturering en rapportage. In deze gevallen is onze verwerking gebaseerd op het contract tussen u, of een bedrijf dat u vertegenwoordigt, en ons, of op onze gerechtvaardigde belangen om onze dienstverlening, projecten, leveringen en veldoperaties op gespaste wijze te beheren.

4. COMMUNICATIE, MARKETING EN GERELATEERDE ANALYTICS

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor marketing en om u te informeren over diensten die Accountor Outsourcing companies aanbieden of over Accountor als bedrijf. Dergelijke verwerking kan ook betrekking hebben op het produceren van materiaal of inhoud voor marketing- of socialemediacampagnes. Uw persoonsgegevens kunnen ook worden gebruikt voor marktonderzoek en klantenenquêtes. Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden gebruikt voor analyses om de klant en of gebruikers ervaring of onze eigen activiteiten of die van onze partners te ontwikkelen en te verbeteren. Wij kunnen de over u verzamelde gegevens uit publiek beschikbare bronnen en uit onze verschillende interacties met u combineren. De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op het contract tussen u, of een bedrijf dat u vertegenwoordigt, en ons, of ons gerechtvaardigd belang om relevante informatie bij de hand te hebben om onze belanghebbenden, bijvoorbeeld klanten, beter te begrijpen en om onze diensten te promoten en te ontwikkelen. 

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing (zie het gedeelte "Uw rechten" van de Algemene verklaring).

 5. ONTWIKKELING VAN DIENSTEN, INFORMATIEBEVEILIGING EN RAPPORTAGEs

Uw persoonsgegevens worden verwerkt om de kwaliteit en informatiebeveiliging van onze dienstverlening te waarborgen. Verder kunnen we persoonsgegevens verwerken in verband met de dienstverlening om onze diensten en activiteiten te analyseren en te  nieuwe producten te ontwikkelen, zoals onze activiteiten te automatiseren, kunstmatige intelligentie trainen of onze processen te verbeteren, evenals voor statistische doeleinden, b.v. voor het beheer van ons bedrijf. In deze gevallen is de verwerking gebaseerd op ons legitieme belang om ervoor te zorgen dat onze diensten een adequaat niveau van informatiebeveiliging hebben en om onze diensten effectief te leveren door gebruik te maken van beschikbare technologieën en om het concurrentievermogen van onze diensten en activiteiten te verzekeren.

6. HANDHAVING VAN ONZE WETTELIJKE RECHTEN EN NALEVING VAN DE WET

We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken met het oog op het onderzoeken van wangedrag en voor het beschermen, verdedigen of afdwingen van onze rechten in officiële procedures of geschillen, zoals het aantonen van naleving van onze contractuele verplichtingen of het reageren op juridische claims. In deze situaties is de verwerking gebaseerd op ons legitieme belang om naleving van onze activiteiten aan te kunnen tonen en onze rechten op een gepaste manier te beschermen. Wetgeving met betrekking tot het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering verplicht ons om onze klanten te identificeren en informatie te verkrijgen over hun bedrijf en het eigendom van de klant bedrijf, bijvoorbeeld om politiek prominente personen of personen die onderworpen zijn aan financiële sancties te identificeren, evenals de werkelijke begunstigden van het bedrijf. We kunnen uw persoonsgegevens verwerken om ook aan andere wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals het reageren op verzoeken van autoriteiten (bijv. de belastingdienst) op basis van de wet.

7. ANDERE DOELEINDEN WAARMEE U HEBT INGESTEMD

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken voor een of meer specifieke doeleinden, indien u met een dergelijke verwerking hebt ingestemd.

Marketingcommunicatie

Wij sturen commerciële e-mails die doorgaans tracking technologieën bevatten (web beacons, cookies of soortgelijke technologieën) die ons in staat stellen te weten wat u met het bericht doet, of u het bericht opent en of u op links klikt. Wanneer u op een link klikt in een marketing e-mail die u van ons ontvangt, zullen wij ook een cookie gebruiken om te loggen welke pagina's u bekijkt en welke inhoud u downloadt van onze Website.

U kunt het gebruik van uw persoonlijke gegevens voor direct marketing doeleinden controleren. U kunt Accountor vragen om te stoppen met het sturen van marketing berichten door de opt-out links te volgen op elk marketing bericht dat naar u gestuurd wordt of door contact met ons op te nemen via avg@accountor.nl op elk gewenst moment. In een dergelijk geval zullen wij minimale persoonlijke gegevens bewaren om aan uw keuze te voldoen, zodat wij u niet opnieuw kunnen benaderen.

Wij wijzen u erop dat wij, ook al schrijft u zich uit voor marketing, met u moeten communiceren in verband met de andere doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld in verband met de dienstverlening of prijswijzigingen.

Wijzigingen in de Belangenverklaring

Wij kunnen deze Stakeholderverklaring te allen tijde bijwerken, indien dit nodig is om wijzigingen in onze gegevensverwerkingspraktijken weer te geven.

De laatste update was op 20 mei 2024.