Loonaangifte, wat moet u afdragen aan belastingdienst
Wat is loonaangifte?
De aangifte loonheffingen (loonaangifte) is een bestand dat bestaat uit een overzicht van heffingen die een werkgever moet afdragen aan de Belastingdienst over het inkomen van alle werknemers die bij hem in dienst zijn of in dienst geweest zijn.
Welke loonheffingen bevat de loonaangifte?
De aangifte loonheffingen bestaat uit de volgende loonheffingen:
• Loonbelasting/Premies volksverzekeringen
• Premies werknemersverzekeringen
• Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet
Inhoud van de loonaangifte
De aangifte loonheffingen is opgebouwd uit een drietal soort gegevens:
• Identificerende gegevens
Dit zijn de gegevens over de werkgever, zodat bekend is van welke werkgever de gegevens afkomstig zijn. Het berichtenkenmerk is een uniek nummer wat onder andere bestaat uit het loonheffingennummer. Hiermee kan de Belastingdienst de matching maken tussen de betreffende loonaangifte en de betaling van deze loonaangifte.
• Collectieve gegevens
Dit betreffen de totalen van de verschillende loonheffingen. Bijvoorbeeld het totaal van de af te dragen inkomensafhankelijke premie zorgverzekeringswet
• Nominatieve gegevens
Dit zijn de gegevens per werknemer en de per werknemer af te dragen loonheffingen. De gegevensset per werknemer wordt een inkomensverhouding genoemd en is belangrijk voor het vaststellen van uitkeringen werknemersverzekeringen zoals WW.
Het aangifte proces
De werkgever is verplicht om de aangifte loonheffingen periodiek op electronische wijze te doen. In de meeste gevallen is er voor de electronische aangifte software in gebruik. Deze maakt vaak onderdeel uit van een salarispakket. Dit houdt in dat na het verwerken van de salarissen in een bepaalde periode of maand, de benodigde gegevens beschikbaar zijn voor de loonaangifte. Deze worden dus automatisch verzameld in de loonaangifte. Alleen bepaalde eindheffingen en afdrachtsverminderingen moeten soms nog handmatig worden aangevuld.
Het tijdvak waarover aangifte gedaan moet worden is in beginsel een periode van een maand of vier weken. Deze keuze mag de werkgever zelf maken, maar geldt voor tenminste een kalenderjaar. Jaarlijks ontvangt de werkgever een overzicht van de Belastingdienst met alle datum waarop de aangifte uiterlijk moet zijn ingediend en betaald. Bij een maandelijkse aangifte moet bijvoorbeeld de aangifte over januari uiterlijk 28 februari door de Belastingdienst zijn ontvangen en aan de Belastingdienst zijn betaald, de aangifte over februari uiterlijk 31 maart, die over maart uiterlijk 30 april en zo verder.
Het belang van een tijdige loonaangifte
Hoewel de aangifte zelf pas een maand later hoeft te zijn verzonden, stimuleert de Belastingdienst de werkgever om zo snel als mogelijk, na de salarisverwerking de loonaangifte in te sturen. Belangrijke reden hiervoor is dat op basis van de gegevens uit deze loonaangifte de uitkeringen werknemersverzekeringen worden vastgesteld. De hoogte van een eventuele ww-uitkering bijvoorbeeld, wordt op deze wijze met de meest up to date en correcte gegevens vastgesteld. Daarnaast kunnen eventuele fouten in een loonaangifte (bijvoorbeeld een foutieve geboortedatum van een werknemer) vaak nog binnen de aangiftetermijn hersteld worden als de loonaangifte kort na de verloning wordt ingezonden.
Correcties in de loonaangifte
Correctie voorgaande periode
De meeste salarissoftware beschikt over de mogelijkheid om met terugwerkende kracht te corrigeren. Dat betekent dat bijvoorbeeld een bonus over een voorgaande maand waarvoor de salarisverwerking en loonaangifte als is gedaan, alsnog verwerkt kan worden. In dat geval wordt de bonus is de reeds afgesloten periode opgevoerd. Dit heeft tot gevolg dat naast de verloning en loonaangifte van de huidige periode, ook een salariscorrectie en correctie loonaangifte wordt uitgevoerd over de voorgaande maand. Hierover ontvangt de medewerker het netto resultaat en in de loonaangifte van de huidige periode wordt eveneens een correctie aangifte over de voorgaande periode opgenomen.
Correctie aanvulling
Als de salarisverwerking en de loonaagifte al zijn gedaan en er is nog een correctie, bijvoorbeeld een nieuwe medewerker die verloond moet worden, dan kan hiervoor een aanvullende loonaangifte worden ingezonden
Correctie vorig jaar
Soms is het nodig om in een reeds afgesloten jaar alsnog correcties door te voeren. Dat betekent dat de salarisverwerking over die periode gecorrigeerd moet worden. In dat geval moet voor de juiste loonaangifte over die periode een losse correctie aangifte worden ingediend.
De afnemers van de gegevens uit De Loonaangifte
Naast de Belastingdienst die als ontvanger de loonheffingen int, is ook het UWV afnemer van de gegevens uit de loonaangifte. Het UWV vult haar polisadministratie met de nominative werknemergegevens uit de aangifte loonheffingen. Met deze gegevens kan zij vaststellen of iemand recht heeft op een uitkering en de hoogte en duur ervan. Maar ook het Centraal bureau voor de Statistiek, Pensioenfondsen en honderden andere instanties mogen gebruik maken van de gegevens uit de loonaangifte voor hun interne processen.
Uitbesteden loont
Wilt u zeker weten dat de loonaangifte goed gebeurt? U kunt uw loonaangifte ook uitbesteden. De adviseurs van Accountor zijn op de hoogte van de laatste fiscale wet- en regelgeving, weten wat er speelt binnen de branche en kennen uw persoonlijke situatie. Zo haalt u altijd het maximale resultaat uit uw loonaangifte. U levert uw administratie digitaal aan en wij verzorgen het in één keer goed en op tijd.
