Wet kwaliteit incassodienstverlening

Op 1 april 2024 is de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) in werking getreden. Het doel is om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren voor schuldeisers, schuldenaren en incassobureaus door eisen te stellen aan onder andere registratie, uitvoering van de incassoactiviteiten en medewerkers.

De Wki geldt voor bedrijven die zich bezighouden met buitengerechtelijke incassowerkzaamheden en die namens derden schulden innen bij consumenten. Accountor is lid van de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI). Dat betekent dat we voor een groot deel voldoen aan de nieuwe wetgeving.

In dit artikel leggen we verder uit wat de wet inhoudt, wat er verandert en wat dat betekent voor onze opdrachtgevers.

Kwaliteit incassodiensten verhogen

De Wki moet er onder andere voor zorgen dat de incassokosten bij periodiek terugkerende facturen beperkt worden en de kwaliteit van de incassodienstverlening omhooggaat. Om de kwaliteit van de incassodienstverlening te verbeteren zijn de volgende eisen opgesteld: 

1. Vakbekwaamheid

Het incassobureau moet zorgen dat de medewerkers voldoende opgeleid zijn en periodiek scholing volgen. Dat betekent onder andere dat de medewerkers kennis moeten hebben van wetgeving, de omgang met mensen en moeten beschikken over vaardigheden om deze kennis toe te passen. Het incassobureau moet van alle medewerkers een beschrijving hebben van alle taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. 

2. Inzichtelijkheid van de vordering

De aanbieder van buitengerechtelijke incassodiensten moet de schuldenaar inzicht geven in de opbouw van de vordering. De aanbieder moet zo goed mogelijk kunnen uitleggen waar de vordering, of onderdelen daarvan, op is gebaseerd. Bij het inzichtelijk maken van de vordering moeten alle wettelijke voorschriften in acht worden genomen. Dat betekent dat de vordering schriftelijk wordt verstrekt aan de schuldenaar met adresgegevens van de schuldeiser en een specificatie van het totaalbedrag met uitleg over de opbouw van de vordering.

3. Omgangseisen en informatievoorziening

Het incassobureau moet op een correcte manier omgaan met de schuldenaren en schuldeisers en is verantwoordelijk voor een goede informatievoorziening. Dat betekent dat wordt voldaan aan de volgende eisen:

• Het incassobureau benadert een schuldenaar op transparante, ondubbelzinnige, herkenbare en correcte manier. Vragen van de schuldenaar worden goed, duidelijk en begripvol beantwoord. Hierbij is het belangrijk dat de correspondentie eenvoudig te begrijpen is (op B1 niveau). Ook moet het bureau duidelijk aangeven wat het adres is.
• Het incassobureau moet de informatie eenduidig, volledig en op een juiste manier verstrekken. Het bureau informeert de schuldenaar, uit zichzelf en op verzoek, over de rechten en plichten.
• Het incassobureau is makkelijk en rechtstreeks bereikbaar voor de schuldenaar. 

4. Inrichting van werkzaamheden en administratie

Het incassobureau moet de werkzaamheden en de administratie op orde hebben. Het dossier moet inzichtelijk en compleet zijn. Dat betekent dat in het dossier de volgende zaken zitten:

• De opdracht tot het innen van de vordering (overeenkomst)
• De factuur
• De gemaakte afspraken 
• De contactmomenten met de schuldenaar 
• Schriftelijke bewijsstukken 

Deze informatie moet ten minste twee jaar na het sluiten van het dossier bewaard worden. 

5. Klachtenbehandeling

Het incassobureau heeft een klachtenregeling en is aangesloten bij een geschillenregeling. Mondelinge en schriftelijke klachten dienen correct afgehandeld te worden. Het moet duidelijk zijn hoe een klacht ingediend kan worden, wie de klacht behandelt en binnen welke termijn.

Het incassobureau moet de ontvangst van een klacht binnen twee werkdagen schriftelijk bevestigen. Voor de klager moet duidelijk zijn welke gegevens worden vastgelegd. Als er geen oplossing wordt gevonden, kan de schuldenaar een klacht indienen bij een onafhankelijk klachteninstituut. Accountor is als NVI-lid aangesloten bij het Kifid. 

Voldoet Accountor aan de Wki?

Accountor voldoet op de meeste punten aan de Wki. Wij werken volgens de gestelde regels en zijn in het bezit van het NVI-keurmerk. Wij zijn bezig om de laatste punten aan te passen zodat bijvoorbeeld onze brieven en e-mails ook conform Wki zijn (zoals het toevoegen van de contactgegevens van de schuldeiser en de renteberekening). Zodra dit is verwerkt zal Accountor de registratie aanvragen.

Meer informatie

Meer informatie over de Wki kunt u vinden op op rijksoverheid.nl/wki.