Het aftrekken van zakelijke kosten

Zakelijke kosten die u maakt voor uw onderneming zijn aftrekbaar van de belasting. De Belastingdienst verstaat onder zakelijke kosten, kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben. 

Zakelijke kosten die u als ondernemer kunt aftrekken van uw opbrengsten zijn bijvoorbeeld:

• Huur van bedrijfsruimte
• Kosten voor briefpapier, enveloppen, visitekaartjes et cetera
• Uitgaven voor de inrichting van uw kantoor en pand
• Verzekeringskosten
• Reiskosten met het openbaar vervoer

Eventuele vergoedingen die u voor de kosten hebt ontvangen, moet u bij uw opbrengsten tellen. Mochten uitgaven een zakelijk en een persoonlijk karakter hebben, dan is alleen het zakelijke deel aftrekbaar.

Afschrijven
Omdat bepaalde bedrijfsmiddelen een aantal jaren meegaan, mag u niet alle kosten aftrekken in het jaar van aanschaf. In plaats daarvan moet u afschrijven. Dat betekent dat u de kosten verdeelt over de jaren waarin u het bedrijfsmiddel gebruikt. Elk jaar kunt u dus een deel van de kosten aftrekken. De grens ligt bij € 450. Bedrijfsmiddelen minder dan € 450 mag u in een keer aftrekken. 

Hoe controleert de Belastingdienst aftrekposten
De Belastingdienst let bij zakelijke kosten op het motief waarmee u kosten hebt gemaakt. Als duidelijk is dat u de kosten volledig hebt gemaakt voor uw onderneming, dan accepteert de Belastingdienst deze kosten als aftrekpost. Als ondernemer bent u vrij om te bepalen welke kosten u voor uw bedrijf maakt en hoeveel. De Belastingdienst mag overigens wel toetsen als de verhouding kosten en zakelijke belangen uit de pas loopt.

Btw aftrekken als voorbelasting
Als u voor uw bedrijf kosten maakt, dan treft u op de facturen van uw leveranciers btw aan. Als ondernemer kunt u deze btw (voorbelasting) aftrekken van de btw die u verschuldigd bent aan de Belastingdienst. In uw administratie houdt u bij hoeveel btw u in rekening hebt gebracht bij uw klanten en hoeveel btw u zelf hebt betaald over uw zakelijke inkopen. In de btw-aangifte mag u de betaalde btw aftrekken van de btw die u verschuldigd ben over uw omzet. 

Voor onder andere uitgaven in de horeca en de aanschaf van een auto gelden speciale regels.

Uitgaven in de horeca
Btw voor eten en drinken voor uzelf, personeel of zakenrelaties kunt u niet zomaar aftrekken. Wordt het eten en drinken bijvoorbeeld genuttigd in een horecagelegenheid of verzorgt door een cateraar in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte dan mag u de btw hierover niet aftrekken. Is dit niet het geval, dan gelden speciale regels en kunt u over de kosten en inkoop hiervan beperkt btw aftrekken. Meer informatie vindt u hier

Een auto: zakelijk of privé
Als u een auto koopt die u zowel zakelijk als privé wilt gebruiken, dan moet u kiezen of u deze tot uw bedrijfs- of uw privévermogen rekent. Rekent u de auto volledig tot uw bedrijfsvermogen? Dan kunt u de btw over de aanschaf, het onderhoud en het gebruik als voorbelasting aftrekken, voor zover u de auto gebruikt voor belaste omzet. 

Gebruikt u of een werknemer een auto van de zaak privé? Dan moet u over dit privégebruik btw betalen. Wordt de auto (die tot uw privévermogen behoort) ook voor zakelijke doeleinden gebruikt? Dan kan de btw over het onderhoud en het gebruik worden af getrokken.

Wilt u meer weten over aftrekposten en btw? Neem gerust contact op met ons.