Financiële administratieve lastenverlichting
De Nederlandse economie groeit nog steeds. Na een groei van 2,5% in 2018 heeft de groei zich in 2019 verder doorgezet en hoewel de groei wat lijkt af te zwakken, is het einde is nog niet in zicht. Bedrijven hebben moeite om de toenemende vraag naar diensten en producten bij te benen. Het werven van geschikt en gekwalificeerd personeel om de diensten uit te voeren of ondersteuning daarin te bieden (de back office) is in deze arbeidsmarkt lastig. Je bedrijf laten groeien naar nieuwe afzetgebieden is met een tekort aan personeel al helemaal lastig.
Organisaties moeten op zoek naar een efficiëntere manier van werken: meer doen met minder (of op zijn minst gelijk aantal) mensen. Administratieve lastenverlichting speelt in de ondersteunende processen hierbij een belangrijke rol.
Administratieve lastenverlichting door automatisering
De IT afdeling outsourcet haar systemen of gaat naar de public cloud, de boekhouding verwerkt efficiënter de financiële gegevens, ook om nog sneller dan voorheen de financiële management informatie in de organisatie te delen. Allemaal met als doel om de groei van de organisatie op een professionele wijze te kunnen ondersteunen.
Maar waar haalt de financieel administratieve afdeling de efficiency voordelen vandaan? Waar kan die administratieve last verlicht worden? In welke processen, bijvoorbeeld het purchase to pay (P2P), order to cash (O2C) of het record to report (R2R) proces, zijn nog slagen te maken?
Bankafschriften automatisch inlezen en verwerken (R2R)
Het verwerken van de bankafschriften en het automatisch afletteren van de openstaande facturen (zowel inkomend als uitgaand) in het R2R proces gaat nog vaak handmatig. De bankafschriften worden gedownload vanuit de Bankieren app van de bank. Vervolgens worden deze met de hand ingevoerd in het boekhoudsysteem, waarna de openstaande posten worden opgezocht en afgeletterd.
Het zou veel efficiënter zijn als de bankafschriften in een gestructureerd formaat automatisch worden ingelezen in het boekhoudsysteem en op basis van transactietypes de bankafschrift regels automatisch worden toegewezen aan de juiste rekeningen (rente- of bankkosten) of openstaande facturen of betaal/incasso batches. En dat zo’n efficiëntere oplossing dan gewoon in de cloud draait en met behulp van webservice berichten communiceert met het boekhoudsysteem is een vanzelfsprekendheid.
Vele besparingen in het order to cash proces (O2C)
Vaak gebeurt het opstellen van uitgaande facturen nog in Excel of Word. Natuurlijk zijn dit ook IT oplossingen, maar naast het feit dat het veel tijd kost om de factuurinformatie te verzamelen en de journaalpost te maken in het boekhoudsysteem, kan het ook leiden tot inconsistenties in de facturen. Wat uiteindelijk in het debiteurenbeheer meer werk oplevert in het klachtenbeheer en het vervaardigen van creditnota’s.
Hoe mooi zou het zijn als een IT oplossing de verkooporder gegevens ophaalt uit een ordersysteem, hieraan (complexe) business logica toe voegt, de factuur via verschillende media kan versturen en de journaalpost automatisch boekt in het boekhoudsysteem. Met een geautomatiseerd goedkeuringsproces en een dashboard die de stand van zaken monitort.
Er zijn genoeg opties om financiële administratie lastenverlichting te realiseren. Accountor is de partij die u hiermee kan helpen.
