Slik gjennomfører du onboarding for nyansatte

Hvem har ansvaret for onboardingsprosessen? 

Onboardingen er et felles samarbeid mellom HR, økonomi, IT og avdelingen til den nyansatte. Lederen for avdelingen vil fungere som primærkoordinator og følges opp av HR for å sikre fremgangen og om det er noen spørsmål underveis.  

Bestem hvilke læringsmål som må oppfylles 

Når du utvikler en onboarding-prosess, er det viktig å ta hensyn til de spesifikke behovene og kravene til organisasjonen og de enkelte ansatte. Det kan være lurt å utvikle en strukturert onboarding-prosess som inkluderer opplæring, introduksjon til kolleger og arbeidsoppgaver, og tydelige forventninger og (lærings)mål. Læringsmålene du setter formes onboardingen rundt. I starten kan det være hensiktsmessig å idémyldre i fellesskap om disse målene for å få en oversikt over hvilke faktorer som kan være spesifikt viktig for rollen den nye ansatte skal tre inn i (prosesser, verktøy etc.). Noen av de vanligste læringsmålene inkluderer anerkjennelse av:  

• Organisasjonskulturen  

• Organisasjonens nøkkelverdier 

• Prosedyrer og retningslinjer innad i organisasjonen 

• Programvarer og andre relevante verktøy  

• Obligatorisk opplæring  

• Daglige gjøremål  

Har dere bestemt de spesifikke målene? Bra! Da gjenstår det å bestemme hvilket nivå forståelsen skal ligge på per trinn for at de nyansatte skal kunne gå videre i prosessen. Det kan være lurt å gjøre det målbart - så kan du som onboardingansvarlig følge med på progresjonen og effektiviteten i hvert av stegene. Skap en sammenhengende tidslinje som du kan bygge på gjennom en felles onboarding-plattform eller et intranett om dere har dette tilgjengelig.  

Aktiviteter å inkludere i onboardingen den første tiden  

En vellykket onboardingsprosess inkluderer flere aktiviteter som er utformet for å hjelpe nyansatte å bli integrert i organisasjonen og begynne å jobbe effektivt. Her er noen eksempler på aktiviteter som kan være inkludert i en onboardingsprosess: 

Velkomstseremoni 

Dette kan være en introduksjon til organisasjonens ledelse og en generell presentasjon av organisasjonen og dens kultur. Det kan også være en introduksjon til teamet og deres roller og ansvar. 

Opplæring 

Nyansatte bør få opplæring på de verktøyene og systemene som de vil bruke i arbeidet sitt, og en oversikt over organisasjonens prosesser og politikk. Dette kan inkludere opplæring i programvare, teknologi og andre systemer som brukes av organisasjonen. 

Møter med nøkkelpersoner 

Det kan være lurt å arrangere møter med nøkkelpersoner i organisasjonen, for eksempel teamledere eller andre kolleger som kan gi nyttige innspill og veiledning. Dette kan hjelpe nyansatte å forstå organisasjonens kultur og struktur, samt få en oversikt over deres egne roller og ansvar. 

Jobbintroduksjon 

Nyansatte bør også få en oversikt over arbeidsoppgavene sine og hva som forventes av dem. Det kan være lurt å gi dem en oversikt over organisasjonens mål og visjon, og hvordan deres arbeid bidrar til å oppnå disse. 

Sosiale aktiviteter 

Sosiale aktiviteter kan være en flott måte å hjelpe nyansatte å føle seg velkomne og integrert i organisasjonen. Dette kan være alt fra lunsjer eller kaffe med kolleger til teambuildingaktiviteter og bedriftsarrangementer. 

Evaluering og tilbakemelding 

Etter noen uker eller måneder kan det være lurt å gjennomføre en evaluering for å få tilbakemelding på hvordan onboarding-prosessen har fungert for nyansatte. Dette kan også gi dem en mulighet til å gi tilbakemelding på hvordan de føler seg og om det er noe de trenger for å jobbe mer effektivt. 

Når kan onboardingen anses som vellykket? 

Onboardingen anses vanligvis som vellykket når den nyansatte har fått den informasjonen og opplæringen som trengs for å kunne utføre jobben sin effektivt og produktivt, samtidig som de føler seg velkommen og integrert i sitt team og i organisasjonen.  

Kilde: EasyLMS