Digitaliser regnskapet ditt – det er mye enklere enn du tror
Har du oppgaver i regnskapet som du fortsatt gjør manuelt? Vi vet at mange bedriftsledere i Norge har mye å tjene på å digitalisere deler av regnskapet – både tid og penger. Og det er faktisk mye enklere å bytte over til digitale løsninger enn du skulle tro.
I denne artikkelen viser vi deg tre prosesser i regnskapet du kan, og bør, digitalisere. Vi kan love deg at hverdagen vil bli mye enklere, og du vil få bedre oversikt over økonomien.
Godkjenn fakturaene fra mobilen eller nettleseren
Er det sånn at du får fakturaer fra leverandører i mange ulike kanaler? På e-post, i postkassa, i nettbanken og kanskje på Digipost? Det er fort gjort å miste oversikten over regningene på den måten. Heldigvis finnes det en veldig god løsning:
E-faktura.
Nei – vi snakker ikke om å få fakturaer på e-post. E-faktura er elektroniske fakturaer som sendes rett inn i økonomisystemet til bedriften din uten manuell håndtering. Da får du full oversikt, får alle fakturaer på ett sted, og kan godkjenne til betaling ved et par tastetrykk. Du kan også søke opp tidligere fakturaer og se hva du har betalt leverandøren tidligere.
For å få e-faktura må du registrere bedriften din i ELMA-registeret, og ha et økonomisystem som kan håndtere elektronisk mottak. Etter du har fikset dette må du informere leverandørene dine om at du heretter vil motta e-faktura fra dem, og vips – så er du i gang!
Er du usikker på om du har et økonomisystem med slike løsninger? Ta kontakt med oss her, så kan vi se på hvilken løsning som passer for din bedrift.
Fakturér kundene dine digitalt
Altfor mange bedrifter sender fortsatt fakturaer på papir. Dette er helt unødvendig: Å digitalisere utgående fakturaer er en av de enkleste prosessene å digitalisere.
Med elektronisk fakturering sender du fakturaen direkte fra økonomisystemet ditt til kundens økonomisystem (bedrifter) eller til nettbanken om mottaker er privatperson.
Slik er du sikret at regningen kommer trygt frem. Den blir ikke borte i posten, eller havner i spam-filteret. Du unngår også at kunden taster feil beløp eller KID-nummer.
Ved å gjøre dette får du bedre oversikt, sparer tid, og det er større sjanser for at du faktisk får pengene inn på konto: 9 av 10 e-fakturaer blir betalt på forfall. Til sammenligning blir kun 66% av fakturaer på e-post betalt på forfall (Kilde: Visma 2018).
I tillegg sparer du 55,50 kroner for hver faktura du sender elektronisk, sammenlignet med å sende faktura på e-post eller papir (Kilde: Visma 2019).
Få oversikt over hvem som ikke har betalt
Dersom du får på plass en elektronisk løsning for å sende regninger er det også enkelt å følge med på hvilke kunder som har betalt og ikke. Kundenes betalingsstatus blir fargekodet: Blå for betalt, rød for ubetalt. Sånn er det også enkelt å få system i hvem du må sende purring til.
Campingplassen Strynsvatn Camping slet lenge med at det var vanskelig å se hvilke kunder som hadde betalt inn regningene fra dem. Med POGO fikk de på plass KID-koder, og får all betalingsinformasjon automatisk fylt inn i økonomisystemet. Med fargekoder i systemet kan John Roger (bildet) følge med og se hvilke kunder som har betalt, og hvem som ikke har betalt. Les mer om hvordan digital fakturering har gjort hverdagen enklere
Et ryddig og effektivt økonomisystem legger til rette for at man i større grad får penger inn på konto.
Utleggsrefusjon gjort enkelt
I mange norske bedrifter føres fortsatt reiseregninger og utlegg på papir. Vi er nok mange som har sittet bøyd over en bunke papirkvitteringer for å finne ut når vi betalte hva, og hva vi kan få refundert. Dette tar tid, både for den som leverer utleggene, og den som skal godkjenne dem.
I 2021 finnes det heldigvis mye bedre løsninger. Nå kan den ansatte ta bilde av kvitteringen med mobilen, fylle inn nødvendig informasjon, og sende det rett videre til godkjenning via en app.
Vanskeligere er det heller ikke for den personen som skal godkjenne utlegget: Vedkommende kan gå inn på en app og godkjenne fra mobilen, uansett hvor de er. Deretter sendes utlegget direkte inn i økonomisystemet.
Så, hvordan kommer man i gang med dette?
Ta en prat med regnskapsføreren din for å høre om du kan få på plass en digital løsning for reiseregninger og utlegg. Eller du kan høre med oss i Accountor – vi hjelper bedrifter av alle størrelser med å finne en løsning som passer for dem.
Psst! Å digitalisere slike prosesser er ikke forbeholdt de aller mest datakyndige av oss. Tvert imot har man ekstra mye å tjene på å digitalisere dersom man er litt treg på tastene. Tenk å aldri måtte taste lange KID-nummere igjen? Det slipper du når du digitaliserer regnskapet. Færre klikk og enklere oppsett gjør at du sparer tid (og frustrasjon). Les om hvordan sauebonden Renate får unna regningene mens hun er i fjøset.
