Campingplassen har fått digitalisert regnskapet
John Roger Meland har mange jern i ilden som bedriftsleder, han driver både Strynsvatn Camping og sagbruket Meland Sag og Høvleri.
Camping-sesongen starter i mai hvert år, og det er ingen tvil om at sommeren 2020 var av den travle sorten da alle nordmenn var på Norgesferie. Foreløpig ser det ut til at sommeren 2021 blir ganske lik, og da er det godt å ha verktøy som gjør økonomiarbeidet oversiktlig og effektivt.
Godkjenner regninger rett fra mobilen
John Roger har merket stor forskjell etter at han fikk Accountor som regnskapsfører og fikk regnskapet sitt over i PowerOffice Go (POGO:
«Alle funksjonene i POGO har forenklet hverdagen min veldig. Det er spesielt arbeidet med fakturering og betaling av regninger som har blitt lettvint. Nå kan jeg gå inn på mobilappen og godkjenne regninger direkte.»
Alle fakturaer lagres på ett sted
Tidligere fikk han regningene inn i mange ulike kanaler, blant annet brevpost, e-post, nettbank, Altinn og Digipost. Da sier det seg selv at det er kronglete å holde oversikten. John Roger måtte sette av hver fjortende dag til å betale regninger, printe ut og sette dem i perm.
Sånn er det ikke lenger, nå får han nesten alle fakturaer på EHF – elektronisk faktura som sendes rett inn i økonomisystemet. Det gjør at han slipper å sette av verdifull arbeidstid midt på dagen, han får betalingene kjapt unna på kveldstid: «I stedet for å sitte og lese på VG på telefonen kan jeg få betalt et par regninger, det er veldig kjekt,» sier John Roger fornøyd.
Alle inngående fakturaer blir lagret på ett sted, og bedriftseieren kan raskt gå tilbake i systemet og søke opp hva de betalte for samme varer året før. Han kan kjapt finne ut hva som er innkjøpspris og hvilke priser de skal ha som utsalgspris.
Å ha en så god kontroll på regnskapet er noe av det John Roger setter mest pris på:
«Vi hadde ikke på langt nær samme kontroll på driften før. Nå har vi en fin startside på POGO der vi har oversikt over inntekter og utgifter, og kan hente ut oppdatert resultatregnskap når som helst».
Kontroll på betalingsstatus hos camping-kundene
Når Strynsvatn Camping skal fakturere alle sesonggjestene sine på en gang er det snakk om 85 fakturaer med samme beløp. Før de fikk på plass POGO var det styrete å sjekke hvilke kunder som hadde betalt, for alle var ikke like nøye på å fylle ut betalingsinformasjon med riktig navn.
Med POGO har de fått på plass KID-koder, og da blir all betalingsinformasjon automatisk fylt inn i økonomisystemet. John Roger kan følge med på fargekodene i systemet for å se hvilke kunder som har betalt, og hvem som ikke har betalt. Om noen betalinger går over tiden sender han enkelt ut purring på e-post. Et ryddig og effektivt økonomisystem legger til rette for at man i større grad får penger inn på konto.
En annen viktig funksjon er at alt arbeidet lagres i sky. Det er til stor hjelp når sagbruket skal sende tilbud og fakturaer til kunder. Tidligere hadde de et fakturaprogram der alt ble lagret lokalt på datamaskinen, og da var det en risiko for å miste arbeidet hvis datamaskinen ble ødelagt eller krasjet.
«Før pleide vi å skrive ned utleverte varer i en notatbok for hånd, og fakturere på data hver fjortende dag for å sikre at ting ikke ble slettet på datamaskinene. Nå som tilbud og salg lagres i skyen kan vi føre kundedagbok fra dag til dag, uten å være redd for at datamaskinen skal krasje og fjerne alt», forteller John Roger
Han forteller at han som bedriftseier tar seg av det administrative arbeidet, og er avhengig av at ting blir enkelt og med minst mulig papir i omløp. Med POGO som økonomisystem har han et godt verktøy for å få enkel og god oversikt over regnskapet. «Accountor og POGO gjør min hverdag mye enklere,» konkluderer John Roger fornøyd.
