Digitale styremøter i selskapet? Nå kan dere velge selv

En ny lov er på plass som gir foretaket ditt lov til å velge selv om dere vil holde styremøter og generalforsamlinger digitalt, eller ha fysiske møter.

Under koronapandemien har det vært en midlertidig lov som har gitt foretak denne muligheten til å velge å holde møter elektronisk. Den midlertidige loven ble opphevet 1. juni 2021. Samme dag trådte en ny, permanent lov i kraft, som gjør at dere nå kan ha styremøter digitalt om det passer best for selskapet ditt.

Fysiske og digitale møter er likestilt i loven

Den nye loven likestiller fysiske og elektroniske møter. Foretaket ditt kan velge om dere vil avholde styremøter, generalforsamlinger, årsmøter og selskapsmøter digitalt eller fysisk.

Reglene omfatter aksjeselskap, allmennaksjeselskap, ansvarlige selskap, samvirkeforetak, stiftelser, statsforetak og finansforetak.

Hvem avgjør om møtet eller generalforsamlingen skal avholdes elektronisk eller fysisk?

I aksjeselskap er det styret som avgjør om for eksempel generalforsamlingen skal holdes som fysisk møte, eller elektronisk.

Styret skal sørge for at det er på plass digitale systemer som sikrer at lovkravene til generalforsamling er oppfylt. Disse systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivingen kontrolleres på en betryggende måte, og det må brukes en trygg metode for å autentisere avsenderen. Les fullstendig lovtekst om dette på Lovdata (link til ekstern side).

Hvorfor endres loven?

I takt med den digitale utviklingen i samfunnet finnes det nå gode løsninger for å møtes via digitale kanaler. Derfor var det behov for å oppdatere lovteksten.

I tillegg ser man at deltakelsen i generalforsamlinger og lignende møter øker når man har mulighet til å delta digitalt. Dette reduserer reisekostnader og utgifter til møtelokaler, og det gjør det også enklere for personer med nedsatt funksjonsevne å delta.

Styret har et spesielt ansvar om selskapet opplever vanskelige tider

Om du sitter i et styre må du være klar over hvilke plikter styret har når virksomheten opplever utfordringer. Under koronapandemien har det vært viktigere enn noen gang å være bevisst det ansvaret man har som styreleder og styremedlem. 

Les blogginnlegget vårt Styrearbeid i vanskelige tider: Styrets plikter i aksjeselskap for å få en god innføring i dette. 

Det er helt sentralt å ha gode rutiner for dokumentasjon av styrearbeid, blant annet bør styret utarbeide skriftlige protokoller gjennom året. Les om hva en styreprotokoll skal inneholde her. Trenger dere hjelp med å sikre at dette er ivaretatt? Ta kontakt med oss i Accountor for å få gode råd