Vet du hvor viktig styreprotokoll er?
Som daglig leder eller medlem av styret er det ditt ansvar å levere årsberetning (gjelder ikke små foretak) og gjøre en vurdering om grunnlag for videre drift. Dette styrearbeidet må dokumenteres.
Om du ikke dokumenterer dette riktig kan du i verste fall bli personlig ansvarlig, og du kan straffes med bøter og fengsel. Når alle protokoller er i orden og gjennomført, vil det være aksjeselskapet som er ansvarlig.
Riktig dokumentasjon av styrearbeidet er altså veldig viktig, og i disse urolige tider som vi er inne i nå i 2020 er det enda viktigere.
I tillegg til årsberetningen har daglig leder plikt til å informere styret om driften av selskapet og resultatutvikling minimum hver fjerde måned. Vi anbefaler alle våre aksjeselskapskunder om å avholde styremøter og generalforsamling, samt utarbeide skriftlige protokoller gjennom året.
Styremøter
Aksjeloven gir høy grad av frihet og fleksibilitet for selskapene når det gjelder styrets saksbehandling, antall styremøter per kalenderår og møteform. Ett unntak er årsregnskap og årsberetning som skal signeres av styret.
Imidlertid stiller aksjeloven krav om forsvarlig egenkapital og likviditet samt handleplikt når egenkapital er lavere enn forsvarlig, ut fra risiko og omfang Daglig leder har plikt til å informere styret om selskapets resultatutvikling minst hver fjerde måned. Vårt råd er minimum tilsvarende antall styremøter per år.
Styreinstruks er også pålagt der ansatte er representert i styret.
Generalforsamling
Alle aksjeselskap har plikt til å avholde ordinær generalforsamling seks måneder etter utgangen av regnskapsåret. Ordinær generalforsamling skal blant annet behandle årsregnskapet og årsberetningen. Siden regnskapsåret for de fleste følger kalenderåret, innebærer dette at fristen normalt er 30. juni. For året 2020 er denne fristen utsatt til 31. august.
Det minste du må gjøre er årsberetning og vurdere om grunnlag for videre drift, det kan vi hjelpe deg med.
Hvert kvartal tar vi en fot i bakken sammen med deg med rapport, og gir en grundig gjennomgang for å se om det er grunnlag for videre drift. Vi kan se på flere elementer, blant annet egenkapital, likviditet m.m.
Vi kan også Lage et utkast til styreprotokoll, enten i sin helhet eller som en mal.
Protokoller
Protokoller fra styremøter (AL§6-29) og generalforsamling (AL§5-16) er viktige dokumenter og etterspørres ofte ved ev. bokettersyn.
