9 prosesser din bedrift bør digitalisere i 2020

Hvordan ligger din bedrift an med digitalisering? Undersøkelser viser at man kan se en tydelig sammenheng mellom lønnsomheten og digitaliseringsgraden i norske bedrifter.

Benytter du deg av de gode løsningene som er tilgjengelig? Mange bedriftseiere synes det er vanskelig å vite hvor man skal begynne. Hvordan går man frem for å digitalisere bedriften, helt konkret?  

Her er ni prosesser din bedrift kan og bør automatisere i løpet av 2020.

1. Mottak av faktura

Visste du at du sparer minst ti minutter per faktura når du mottar dem elektronisk? Det viser tall fra kommunal- og moderniseringsdepartementet.  

Å digitalisere fakturamottaket er en av de enkleste prosessene du kan ta tak i, og derfor er det et veldig godt sted å begynne. Merk deg at å motta fakturaer på e-post ikke er det samme som elektronisk fakturamottak. Med et heldigitalisert fakturamottak er hele prosessen automatisert: Ingen i bedriften skal sitte og åpne fakturaer og punche inn tall i nettbanken. Tenk over hvor mye tid du vil spare på det.

Les mer om elektroniske fakturaer her

2. Godkjenning av faktura

Fremdeles er det mange bedrifter som sender fakturaer til godkjenning på e-post eller på papir. Da er det fort gjort å miste oversikten, og fakturaer kan bli liggende glemt bort i innboksen.

Få på plass en løsning der du kan godkjenne fakturaer fra mobilen din eller PC-en. Da trenger du ikke å være på kontoret for å godkjenne, og mottar et varsel når en ny faktura kommer inn.

Ta kontakt med oss i Accountor, så forteller vi deg mer om hvilke fakturaløsninger som passer for akkurat din bedrift.

3. Betaling av faktura

Å utføre betalinger er en gjentakende og rutinepreget prosess som har mange manuelle steg. Når man går over til en digital løsning slipper man alle manuelle steg. Slik sparer du tid, og øker sikkerheten rundt betalingen. Automatisk betaling gir høyere sikkerhet, blant annet fordi man ikke har mulighet til å endre på transaksjoner.

4. Sending av faktura

Visste du at du sparer 55,50 kroner for hver faktura du sender elektronisk, sammenlignet med om du sender den på e-post eller papir? Å digitalisere utgående fakturaer er blant de enkleste prosessene å digitalisere, og er sammen med digitalisering av innkommende fakturaer et perfekt sted å begynne.

Det er mange gode grunner til å sende fakturaer til kunder elektronisk, i stedet for på e-post eller papir. Du sparer penger, og betaling av efakturaer blir betalt på forfall i 9 av 10 tilfeller. Til sammenligning blir fakturaer på e-post betalt i tide i 66 % av tilfellene, og 72 % av tilfellene på papir.

Sikkerheten er også et sentralt element: Det blir stadig mer vanlig med cyberangrep der man mottar falske fakturaer på e-post. Unngå at dine fakturaer kan bli utsatt for sikkerhetsbrudd. Det er også mange e-postfakturaer som blir borte i søppelinnboksen.

For å sende fakturaer i EHF-format må du ha et fakturasystem som støtter dette formatet. Accountor har løsninger for både små og store bedrifter. Ta kontakt med oss i dag for å komme i gang.

5. Oppdatering av innbetalinger

Mange økonomiavdelinger bruker unødvendig mye tid og energi på å manuelt oppdatere økonomisystemet med mottatte innbetalinger. Den manuelle prosessen gir norske bedrifter en stor kostnadspost i form av unødvendig merarbeid.

Her kan man spare mye på å digitalisere prosessene rundt innbetalinger, slik at det går automatisk. Da sørger man også for at prosessene alltid går av selg selv, uavhengig om økonomiansvarlig er på ferie, er syk eller er borte fra jobben av andre årsaker.

6. Reiseregninger

Å samle opp papirkvitteringer som må spares på, leveres inn, leses og kontrolleres er en tungvint og tidkrevende arbeidsmåte å føre reiseregninger på.

Gjør et kjapt overslag over hvor mye dine ansatte reiser, og hvor mye tid de bruker på å føre reiseregninger. Det er mye tid som går med å bruke gammeldagse løsninger. Å gå over til papirløse reiseregninger frigjør mye tid, for da kan reiseregningene føres og kontrolleres på farten med mobilen.

Les mer om elektroniske reiseregninger her

7. Utlegg

Bredbånd, gaver, overtidsmat eller taxi – de fleste har et utlegg på jobben iblant. Mange norske bedrifter fører fortsatt utlegg på papir, og dette er en større tidstyv enn mange er klar over.

2020 er året der du bør få på plass en digital løsning for utlegg. Nå finnes det systemer gjør at du kan føre og godkjenne utlegg fra mobilen. De ansatte tar ganske enkelt bilde av kvitteringen med mobilen, og så plukker en app opp informasjonen fra kvitteringen og fyller ut utleggsinformasjonen. Den ansatte kan legge til informasjon om utleggets formål, eller antall deltakere. Lederen får automatisk utlegget til godkjenning på sin mobil, og deretter blir dataene sendt rett inn i lønnssystemet og økonomisystemet, med automatisk mva håndtert.

8. Fravær

Mangelfulle oversikter og ufullstendige fraværsstatistikker er et problem for mange bedrifter. I henhold til loven om folketrygd har man som arbeidsgiver plikt til å føre statistikk og kunne legge frem dokumentasjon over de ansattes fravær.

En digital løsning for fraværsregistrering gir både ansatte og ledere en fullstendig og solid oversikt over fraværet. Fraværet kan registreres på mobil, nettbrett eller PC – når som helst og hvor som helst. Da skjer alt i henhold til gjeldende regelverk rundt egenmeldinger, permisjon eller fravær ved barns sykdom.

Hva vinner du på å innføre alt dette?

Jo, du sørger for at du ikke bruker opp tiden din på unødvendige manuelle handlinger, og at alle transaksjoner inn og ut av bedriften blir korrekt. Tastefeil når du betaler fakturaer eller fører reiseregninger kan fort skje når du gjør det manuelt. Når du får maskinene til å gjøre det for deg unngår du det.

Høres det vanskelig ut? Tvert imot. Automatiserte systemer er brukervennlige og intuitive å bruke. Bare prøv det selv! Ta kontakt med oss i Accountor for å få en gjennomgang av hvordan automatiserte prosesser fungerer i praksis.

Vil du lese mer om digitaliseringsgraden i norske bedrifter? Visma har i undersøkelsen Digital Index gjort en grundig undersøkelse om digital modenhet i norske bedrifter. Les hele rapporten her