Regnskapsførerens beste tips for å få orden på økonomien
Er du klar over at et god likviditetsbudsjett kan spare deg for mye hodebry og arbeid med banken? Dette er et av flere gode råd regnskapsføreren har til deg som leder en bedrift.
Accountor i Trondheim har kunder i mange ulike bransjer, og har derfor god innsikt i hvilke grep som er nyttige for bedriftseiere som vil jobbe smartere med økonomien. Vi har snakket med avdelingsleder Camilla Gundersen, her gir hun sine beste råd til bedriftseiere:
Et godt resultatbudsjett kan utgjøre forskjellen på om bedriften går i overskudd eller underskudd
Hvorfor er det viktig å utarbeide et godt resultatbudsjett i virksomheten? Camilla forteller at alt altfor få virksomheter spør regnskapsføreren sin om hjelp til å sette opp et resultatbudsjett.
"Når man først har satt opp et godt resultatbudsjett blir det et utrolig viktig verktøy for lederne av virksomheten. Det ser vi hos alle de vi hjelper med dette," forteller Camilla.
Med et godt utarbeidet resultatbudsjett ligger virksomheten i forkant.
"Når vi lager et resultatbudsjett ser vi på hva bedriften forventer av inntekter og utgifter for året som kommer. Det hender vi ser at bedriften ligger an til å gå med underskudd det kommende året. Men når man er såpass tidlig ute med å kartlegge dette har man gode muligheter til å snu situasjonen. Da kan vi finne ut hvilke grep som bør gjøres, enkelt sagt hvordan bedriften enten kan kutte i kostnader, eller øke inntektene," slår Camilla fast.
Likviditetsbudsjett er redningen for deg som har utfordringer med kontantstrømmen i selskapet
Om du har problemer med kontantstrømmen i selskapet ditt er du ikke alene. Dette er det mange om sliter med, forteller Camilla:
"Den største utfordringen til en bedriftseier er at han/hun ikke har likviditetsplanlegging som sitt fag. Når du ikke er inne i regnskapsflyten er det fort gjort å ikke ta høyde for at det annenhver måned kommer store regninger på skatt og moms, for eksempel."
Camilla forteller at et typisk eksempel er bedriftseiere som ser at de har god beholdning i januar, og tenker at det da er rom for å gjøre store investeringer. Men så kommer det neste måned en stor regning på en halv million – som de da ikke har tilgjengelige midler til.
"Langt flere bedrifter burde ha en god likviditetsprognose på plass, det vil gjøre samarbeidet med banken mange hakk enklere," understreker Camilla.
Er det ikke nok med et resultatbudsjett?
"Et resultatbudsjett er et godt verktøy for å få oversikt over inntektene, men du ser ikke når de kommer inn på konto," forteller Camilla. Hun fortsetter:
"Ta for eksempel en nettbutikk: Du har en god omsetning en måned, men så har kundene valgt en betalingsløsning som gjør at pengene ikke er på din konto før om 30 dager. Det betyr at du har en god omsetning på papiret, men du får problemer med likviditeten om det er en stor regning som forfaller i det tidsrommet. Derfor er et likviditetsbudsjett viktig å få på plass."
Gode faktureringsrutiner er viktig for å minimere utestående fordringer
Camilla forteller at utestående fordringer er en post som mange selskap sliter med, og årsaken er som regel at rutinene for fakturering ikke er gode nok.
"Den vanligste utfordringen er at bedriften fakturerer for sjelden. Noen fakturerer bare en gang i måneden, men det kan være behov for å gjøre det ukentlig. Da får man inn pengene tidligere, og i større grad enn om man samler opp og fakturerer i store bolker".
Et annet grep er å kutte ned betalingstiden for kundene. Mange bedrifter har 30 dager, når de burde hatt 14 dager. «Det kan faktisk ha stor betydning for bedriftens resultater,» avslører Camilla.
Ha rapporter tilgjengelig med ferske tall og integrasjoner med banken
Sørg for at virksomheten din har et godt, skybasert regnskapssystem. På den måten sikrer du at du har oppdaterte tall når du henter ut rapporter. Rapporter med oppdaterte tall er alfa og omega for å ta de riktige beslutningene. Om du ikke har det allerede, bør du ringe regnskapsføreren din i dag og be om det.
Når mye av regnskapsarbeidet til lederen kan gjøres unna på mobilen slipper man de lange timene på kveldstid med papirarbeid. Camilla forteller om en kunde de hjalp med akkurat dette:
"Vi har en kunde som vi hjalp over på et skybasert system. Han var ikke vant med å ha alt digitalt, og hadde tidligere jobbet lange dager fra 7-19 før han gikk hjem og satt med papirarbeidet i nettbanken på kvelden. Da han kom over til PowerOffice Go ble jobblivet hans mye enklere".
Regnskapsføreren er en sparringspartner som bryr seg om lønnsomheten til bedriften din
Mange daglig ledere synes det er ensomt å sitte på toppen og være alene om avgjørelsene. Der kan regnskapsføreren være en uvurderlig sparringspartner å ha med seg. Camilla forteller at de ofte er med som rådgiver i styremøter og personalmøter:
"Det er ikke alltid lett for en daglig leder å fatte de økonomiske beslutningene på egenhånd. Kan man gi bonus til sine ansatte, er det rom for å gjøre investeringer? Sånne ting er det betryggende å få en ‘second opinion’ på". Regnskapsførerne fra Accountor er ofte med kunder i kvartalsmøter for å legge frem regnskapet for styret, og svare på spørsmål.
Også i personalsaker er regnskapsføreren en god støttespiller. Det er ikke alt som en leder kan snakke med de ansatte om.
"Vi ser at det som daglig leder kan ting som er vanskelig å snakke med sine ansatte om, og da er det godt med bistand fra en ekstern regnskapsfører," forteller Camilla. "Under koronapandemien opplevde noen bedrifter at det var manglende forståelse fra de ansatte når virksomheten måtte gjøre grep for å holde kostnadene nede. For eksempel å ikke betale ut bonus, null lønnsoppgjør og kutt i kostnader. Vi så at det var enklere for de ansatte å få forståelse for grepene når det kom fra noen andre enn lederen".
Camilla avslutter: "Man må huske på at regnskapsføreren virkelig bryr seg om kunden sin lønnsomhet."
Vil du komme i kontakt med Accountor Trondheim? Fyll ut kontaktskjemaet her, så kontakter vi deg for å avtale en prat.
