Digitaalinen taloushallinto pelasti yrittäjän uupumukselta

Lasi-Kolmio Oy:n yrittäjän, Sari Yli-Villamon mukaan siirtyminen digitaaliseen taloushallintoon on pelastanut hänet monella tavalla. ”Mikään ei saa minua enää ikinä vaihtamaan takaisin paperiseen taloushallintoon. Olin ihan burnoutin partaalla mappieni kanssa, ennen kuin tulin Accountorin asiakkaaksi. Nyt kaikki toimii eikä minun tarvitse enää stressata tai tulla iltaisin toimistolle maksamaan laskuja”, Yli-Villamo iloitsee. Aiemmin Lasi-Kolmiolla oli käytössään kymmeniä mappeja, nykyään kahden vuoden kirjanpitoaineisto mahtuu kahteen mappiin.
 

Aikaa säästyy yritykselle hyödylliseen ydintekemiseen

Lasi-Kolmiolla on käytössä digitaaliset osto- ja myyntilaskureskontrat. ”Voin olla vaikkapa Bahamasaarilla ja tehdä sieltä käsin tarvittavat toimenpiteet. Nykyään tuon Accountorille kuukausittain vain yhden kirjekuorellisen käteiskuitteja. Senkin voisi kyllä hoitaa digitaalisesti”, Yli-Villamo muistuttaa.

Digitalisoinnin myötä aikaa säästyy merkittävästi. ”Aiemmin tiliöin itse laskut, mutta sen voi tehdä myös tilitoimisto. Miksi käyttää siihen aikaa? Saan tehdä sitä, mikä on yritykselle hyödyllistä ja voin panostaa aikani omaan tärkeämpään työntekooni”, Yli-Villamo toteaa. Digitaalinen ostolaskujärjestelmä helpottaa myös inventaarion tekemistä, sillä esimerkiksi ostolaskujen etsintä on helppoa.
 

Yrittäjän omaa aikaa ei voi mitata rahassa

Aineistojen kokoaminen kuukausittain vie valtavasti aikaa ja mappikasojen toimittaminen tilitoimistoon tuntuu työläältä. ”Yrittäjän tekemät ilta- ja yötyötunnit ovat aina pois omasta hyvinvoinnista. Taloushallintoon liittyvät rutiinit nopeutuvat huomattavasti, kun kaikki on digitaalisena. Haluatko viettää illat esimerkiksi lasten tai lastenlasten kanssa vai koota kirjanpitoaineistoa tilitoimistolle?”, Yli-Villamo pohtii.

”Omalla ajallakin on arvoa, vaikka siitä ei yritystään laskutakaan. Digitaalisessa järjestelmässä saat napin painalluksella eteenpäin lukemattomia laskuja ja muu käsityö kuten tulostus ja postitus jää pois. Ei digitaalinen taloushallinto ole yhtään sen kalliimpaa, jos lasket itsellesi ja omalle työllesi yhtään hintaa”, Yli-Villamo muistuttaa. Yrittäjälle jää myös enemmän aikaa tehdä esimerkiksi myyntityötä, kun ei tarvitse keskittyä kuittien keräämiseen ja kirjanpitoon.

Tukea siirtymävaiheeseen saa Accountorilta ja järjestelmän omaksui helposti

Yli-Villamon mukaan siirtymävaihe sujui erityisen hyvin. ”ATK:sta ei tarvinnut tietää oikeastaan mitään. Taloushallinnon toimet onnistuvat ajasta ja paikasta riippumatta, vaikka marjametsästä käsin. Siirtymävaiheessa piti laittaa asiakkaille ja toimittajille kirje siirtymisestä digitaaliseen laskujen vastanottoon, muuten siirtymä sujui hyvin”, viisikymppisenä järjestelmän opetellut Yli-Villamo kertoo. Accountorilta sai myös tukea koko muutoksen ajan. Ohjelma kysyy lisäksi aina varmistuksen laskun maksamisesta, joten vahinkojakaan ei pääse tapahtumaan. Ja jos vahingossa tekisi virheen, voi apua kysyä Accountorilta.

Ostolaskujen lisäksi myyntilaskujen tekeminen helpottui. ”Laskun voi esimerkiksi luoda jo valmiiksi ja jättää keskeneräiseksi ennen kuin tavara on luovutettu asiakkaalle. Tavaran luovutuksen yhteydessä voi klikata laskuun päivämäärän ja laittaa heti laskutukseen. Jos tiedät etukäteen, mitä asiakkaalle on menossa, voit jo valmiiksi täydentää laskun tiedot. Laskua pystyy helposti vielä muokkaamaankin ennen lähetystä. Kun myyntilasku on tallennettu digitaaliseen arkistoon, sen voi aina lähettää uudestaan asiakkaalle, jos se vaikka menee asiakkaalla hukkaan”, Yli-Villamo havainnoi.
 

”Suosittelen digitaalista järjestelmää yksinyrittäjille siksi, että saa enemmän omaa vapaa-aikaa ja isommille yrityksille, koska useampi ihminen voi käyttää samaa järjestelmää ja työtä voi jakaa!”