Palkanlaskenta on taitolaji – Accountorille huippuarvostelut auditoinnista
Palkanlaskijat ovat erityisen järjestelmällisiä ja täsmällisiä luonteiltaan. Accountor Porin toimipisteen palvelupäällikkö Riku Rosendahl sekä Accountor Espoon toimipisteen palvelupäällikkö Pirkko-Liisa Järvinen avasivat palkanlaskennan arkea vielä tarkemmin, sillä ISAE 3402 type II -auditointi läpäistiin jo kahdeksatta kertaa. Mistä on kyse?
Oman alansa huippuosaajat hoitavat palkanlaskennan luotettavasti
Accountor Services Oy:ssä toimii kaiken kaikkiaan yli 250 palkanlaskennan ammattilaista, joista Porin ja Espoon palkkayksiköiden asiakkaita on mukana ISAE 3402 -auditoinnissa. Porissa työskentelee noin 25 ja Espoossa noin 45 palkka-alan osaajaa. Molemmissa toimipisteissä on käytössä yli 30 erilaista työehtosopimusta. Suuri osa palkkaprosessista hoituu luotettavilla ohjelmistoilla, esimerkiksi Mepco HRM:lla. Tiimien positiivinen ilmapiiri ja suhtautuminen ISAE:n mukaiseen kontrolloituun tekemiseen näkyy jokapäiväisessä arjessa.
”Yksikkömme toimii yhteisöllisesti puhaltaen yhteen hiileen ja myös se on osaltaan tae korkeatasoisemman asiakasyhteistyön tekemiselle”, Riku huomauttaa.
Tarkka ja täsmällinen kirjaamisprosessi on asiakkaiden etu
Auditoinnissa käytiin kattavasti läpi sekä palkanlaskennan prosessi että siihen kuuluvat kontrollipisteet. Lisäksi tarkistuksen alaisena olivat tekninen ympäristö ja asiakaskäynnistykset. Kansainvälinen toimija PwC (PricewaterhouseCoopers Oy) suorittaa auditoinnin vuosittain Accountorin ISAE-yksikössä huomioiden prosessin kokonaisuutena.
Palkkaprosessi ja asiakkuuden työnjakovastuut on kuvattu työnjakotaulukkoon. Kontrollilista täytetään jokaisesta palkka-ajosta ja siinä läpikäydään noin kaksikymmentä erilaista täsmäytys- ja tarkistuspistettä. Esimerkiksi palkkojen maksatus sekä maksulistan ja maksupalautteen täsmäytys tarkistetaan.
Myös muutoksen hallintaa sekä teknistä tietoturvaa kontrolloidaan useista kulmista. Käynnistyksen kontrolleihin taas liittyy uuden asiakkuuden tietojen katselmointi, jotta voidaan varmistua järjestelmään tuotujen tietojen oikeellisuudesta.
”Tuntuu hienolta, että jo monena vuonna peräkkäin auditoinnissa ei ilmennyt lainkaan huomautettavaa jatkuvan palvelun kontrolleissa. Tämä on hyvin iloinen asia meidän asiakkaillemme”, Riku lisää tyytyväisenä.
Kovan luokan palkkapalvelua kaikille asiakkaille
Huomioitavaa on, että Accountorin palkkayksiköissä toimitaan samankaltaisen palkanlaskentaprosessin mukaisesti kaikkien asiakkuuksien kohdalla. Se tarkoittaa, että myös ISAE-auditoinnin piiriin kuulumattomat asiakkaat saavat yhtä korkeatasoista palvelua. Ainoa ero on, että ISAE:n mukaisia kontrolleja ei dokumentoida erikseen.
”Me Espoon tiimissä otamme ensimmäisiä askeleita ISAE-maailmassa ja oikeastaan ainoa muutos on ollut, että kaikki työt kuitataan kontrollilistaan”, Pirkko-Liisa mainitsee.
”Tekemisemme on huomaamatonta niin kauan kun kaikki toimii. Myös mahdolliset virhetilanteet kommunikoidaan avoimesti, korjataan ja niistä otetaan opiksi”, Riku täsmentää.
ISAE 3402 -standardin mukainen varmennusraportti on globaalisti tunnettu tapa varmentaa palveluyhteisön tuotantoprosessit. Raportti antaa läpinäkyvän kuvan palvelutuotannon prosesseista.
