Заправка автомобіля в позаробочий час. Податкові ризики та наслідки
Заправка службового автомобіля в неробочий час призводить до занепокоєння зі сторони бухгалтерів. Ці хвилювання не є безпідставними, адже це може бути підставою до нарахування зобов’язань з податку на додану вартість, податку на доходи фізичних осіб з використанням «натурального» коефіцієнту, військового збору, або до оформлення роботи працівника у вихідний день.
Втім, не варто поспішати робити завчасні висновки. Accountor Ukraine допоможе проаналізувати практичні ситуації, які можуть виникати в роботі, та їхні наслідки.
Заправка після закінчення робочого часу
Для початку розглянемо випадки заправки автомобіля після робочого часу за умови графіку роботи з 9.00 до 18.00 п’ять днів на тиждень.
Законодавство не забороняє вчинення правочинів щодо придбання або отримання пального від імені підприємства в неробочий час. Відповідно, якщо водій заправився у неробочий час, а автомобіль використовував у робочий час, що підтверджують первинні документи, факту використання автомобіля в особистих інтересах нема.
Заправка автівки у відрядженні після 18.00
Якщо водія за наказом керівника направлено в службове відрядження, а заправка автомобіля відбулася під час повернення з відрядження після 18.00 години за певних обставин (про які буде йтися у відповідних звітах водія), ризиків щодо використання автомобіля в особистих цілях також не вбачаємо.
Заправка службового авто у вихідний день і використання в особистих цілях
Сам факт заправки, підтверджений відповідними документами, свідчить лише про вчинення працівником, як представником підприємства, юридично значущої дії: отримання пального. Про використання пального свідчать подорожні листи або інші первинні документи, затверджені на підприємстві. Тож, отримання чи придбання пального у вихідний день не завжди означає, що воно було використане працівником саме у вихідний день та на невиробничі потреби.
На практиці варто уникати випадків заправки у вихідні дні або обґрунтовувати ці факти особливими потребами (підготовка до поїздки, відрядження, робочий день конкретного працівника, ненормований робочий час тощо). Натомість, розглядаємо протилежну ситуацію: працівник підприємства заправив службовий автомобіль у вихідний день і використовував його в особистих цілях.
Наслідки використання службового авто в особистих цілях:
- для підприємства: нарахування податкових зобов’язань з податку на додану вартість у зв’язку з використанням запасів не в господарській діяльності;
- для працівника: визнання вартості використаного пального в позаробочий час є додатковим благом з відповідним оподаткуванням податком на доходи фізичних осіб з eрахуванням «натурального» коефіцієнту та військового збору.
Судова практика дуже неоднозначна. З одного боку, факт використання пального не в господарській діяльності податковим органом не доведено, а з іншого, заправка автомобіля у вихідний день є припустимою лише тоді, коли цей день для працівника був робочим. Відповідно, потрібно буде документально оформити роботу у вихідний день та нарахувати виплату в подвійному розмірі або надати інший день відпочинку.
Універсального рішення для цієї ситуації не існує, але для спрощення подальшого оскарження податкових рішень щодо донарахування податків та штрафних санкцій варто підготувати документальну базу для підтвердження та захисту своїх дій. В такому випадку буде доречно звернутись до експертів з податкового обліку компанії Accountor Ukraine для отримання рекомендацій та порад з урахуванням специфіки Вашого бізнесу.
