Заправка автомобиля в нерабочее время. Налоговые риски и последствия
Заправка служебного автомобиля в нерабочее время недаром вызывает у бухгалтеров беспокойство, ведь она может быть основанием к начислению обязательств по налогу на добавленную стоимость, налогу на доходы физических лиц с использованием «натурального» коэффициента, военного сбора, или к оформлению работы сотрудника в выходной день.
Впрочем, не стоит торопиться с преждевременными выводами. Accountor Ukraine поможет проанализировать практические ситуации, которые могут возникать в работе, и их последствия.
Заправка после окончания рабочего времени
Для начала рассмотрим случаи заправки автомобиля после рабочего времени при графике работы с 9.00 до 18.00 пять дней в неделю.
Законодательство не запрещает совершение сделок с приобретением или получением горючего от имени предприятия в нерабочее время. Соответственно, если водитель заправился в нерабочее время, а автомобиль использовал в рабочее время, что подтверждается первичными документами, факта использования автомобиля в личных интересах нет.
Заправка машины в командировке после 18:00
Если водитель по приказу руководителя направлен в служебную командировку, а заправка автомобиля произошла при возвращении из командировки после 18.00 часов при определенных обстоятельствах (о которых будет идти речь в соответствующих отчетах водителя), рисков относительно использования автомобиля в личных целях также не наблюдается .
Заправка служебного авто в выходной день и использование в личных целях
Сам факт заправки, подтвержденный соответствующими документами, свидетельствует лишь о совершении работником, как представителем предприятия, юридически значимого действия: получения топлива. Об использовании топлива свидетельствуют путевые листы или другие первичные документы, утвержденные на предприятии. Таким образом, получение или приобретение топлива в выходной день не всегда означает, что оно было использовано сотрудником именно в выходной день и на непроизводственные нужды.
На практике следует избегать случаев заправки в выходные дни или обосновывать эти факты особыми потребностями (подготовка к поездке, командировке, рабочий день конкретного сотрудника, ненормированное рабочее время и т.п.). Однако, мы рассматриваем противоположную ситуацию: работник предприятия заправил служебный автомобиль в выходной день и использовал его в личных целях.
Последствия использования служебного автомобиля в личных целях:
- для предприятия: начисление налоговых обязательств по налогу на добавленную стоимость в связи с использованием запасов не в хозяйственной деятельности;
- для работника: признание стоимости использованного топлива в нерабочее время является дополнительным благом с соответствующим налогообложением налогом на доходы физических лиц с учетом «натурального» коэффициента и военного сбора.
Судебная практика очень неоднозначна. С одной стороны, факт использования топлива не в хозяйственной деятельности налоговым органом не доказан, а с другой, заправка автомобиля в выходной день допустима лишь тогда, когда этот день для работника был рабочим. Соответственно, нужно будет документально оформить работу в выходной день и начислить выплату в двойном размере либо предоставить другой день отдыха.
Универсального решения данной ситуации нет, но для упрощения дальнейшего обжалования налоговых решений по доначислению налогов и штрафных санкций следует подготовить документальную базу для подтверждения и защиты своих действий. В таком случае будет уместно обратиться к экспертам компании Accountor Ukraine для получения рекомендаций и советов с учетом специфики Вашего бизнеса.
